كيفية توظيف الموظفين: دليل خطوة بخطوة لأصحاب المتاجر

مقدمة

إيجاد وتوظيف المواهب الجيدة ليس مهمة سهلة. في الواقع، أفادت تقارير أن ما يقرب من سبعة من كل عشرة أرباب عمل يعانون من نقص في المواهب وصعوبة في التوظيف – وهذا أعلى مستوى تم الإبلاغ عنه من قبل ManpowerGroup على مدى السنوات الخمس عشرة الماضية.

ومع ذلك، فإن توظيف الموظفين أمر أساسي لنجاح عملك. فإن وجود فريق متميز من موظفي المتجر يمكن أن يساعد في بيع المزيد من المنتجات وتحسين الإنتاجية وخدمة العملاء بشكل أفضل.

الأسئلة الكبيرة هي: كيف تجد المواهب الأفضل؟ ما هو أفضل عملية توظيف؟

يغطي هذا الدليل كيفية توظيف الموظفين، بما في ذلك أفضل الممارسات للمتاجر التجزئة.

1. اهتم بالأمور القانونية

قبل أن تبدأ في عملية التوظيف، نوصي بقراءة ملخص للقوانين الرئيسية لوزارة العمل. هناك أكثر من 180 قانونًا ولائحة عمل فيدرالية يجب عليك الامتثال لها وفقًا للحكومات الفيدرالية والولائية. فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في إعداد عملك قانونيًا:

احصل على رقم تعريف صاحب العمل

قبل أن توظف أي شخص (ولإعداد الرواتب)، ستحتاج إلى الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) من مكتب الإيرادات الداخلية. يُعرف أيضًا بـ “معرف ضريبة صاحب العمل”. تستخدمه لتقديم تقارير الضرائب والمعلومات الأخرى إلى وكالات الدولة ومكتب الإيرادات الداخلية.

قدم طلبًا للحصول على EIN على موقع الحكومة الأمريكية، وسيكون المهمة الأولى مكتملة!

سجل في وزارة العمل

تتطلب بعض الحكومات الولائية والمحلية من الشركات الحصول على أرقام تعريف لأغراض الضرائب. اتصل بمسؤول الحكومة المحلية والولائية لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى رقم تعريف ضريبي.

اعتمادًا على وزارة العمل الخاصة بك، قد يكون من الجيد الاحتفاظ بالمعلومات التالية على ما يلي:

– رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي

– هيكل العمل

– اسم الشركة

– نظام التصنيف الصناعي الأمريكي الشمالي (NAICS) الخاص بك

– عدد الموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي لشركتك، بما في ذلك المالك

– تاريخ أول رواتب الموظفين (إذا أمكن)

– عنوان البريد الإلكتروني للشركة

– عنوان العمل الرئيسي

– عنوان ترغب في إرسال مطالبات البطالة إليه

– معلومات الاتصال للأفراد الرئيسيين (التي يمكن أن تشمل المالك والشركاء وأعضاء شركة الشركة ذات المسؤولية المحدودة والرئيس التنفيذي أو ضباط الشركة)

نظم النماذج الضريبية الخاصة بك

أنت مسؤول عن تقديم الضرائب والتقارير نيابة عن فريقك كصاحب عمل، لذا من المهم أن تكون على علم بالمواعيد النهائية المختلفة للضرائب للشركات الصغيرة التي ستحتاج إلى تلبيتها. سترغب في الاحتفاظ بالمعلومات التالية عن كل موظف جديد توظفه:

– الاسم الكامل

– تاريخ بدء أو انتهاء التوظيف

– رقم التعريف الضريبي (الرقم الضريبي الاجتماعي أو EIN)

– تاريخ الميلاد

– العنوان الحالي

– تفاصيل التعويض

– نموذج I-9، للتحقق من أهلية التوظيف في الولايات المتحدة (يجب على الموظف وصاحب العمل إكمال هذا النموذج)

– نموذج W-4، لتحديد مقدار الضريبة الفيدرالية على الدخل التي يجب خصمها من راتب الموظف

يجب على الشركات الاحتفاظ بسجلاتها الضريبية للتوظيف لمدة ست سنوات على الأقل لدعم تقديم الإقرارات الضريبية. إعداد نظام لإدارة هذه النماذج يساعدك على إعداد إقرارات الضرائب وإدارة صحة الأعمال مع مرور الوقت.

لدى مكتب الإيرادات الداخلية أيضًا دليل ضرائب صاحب العمل، الذي يقدم إرشادات حول جميع متطلبات تقديم الإقرارات الضريبية الفيدرالية التي يمكن أن تنطبق على شركتك الصغيرة. يجب أيضًا التحقق مع وكالة الضرائب الخاصة بولايتك من أي مواصفات تقديم الإقرارات الخاصة بأرباب العمل.

الحصول على تأمين العمالة

يساعد تأمين التأمين على العمالة في تغطية الأجور المفقودة ونفقات الرعاية الطبية لشركتك إذا تعرض أحد الموظفين لإصابة أو مرض. يمكن أن يشمل هذا التأمين خدمات التأهيل وفوائد الوفاة أيضًا.

تتطلب معظم الولايات من أي شركة تمتلك موظفًا واحدًا أو أكثر أن تكون لديها تأمين العمالة. إنها طريقة سهلة لحماية عملك ونفسك من الحوادث غير المتوقعة وانقطاع الأعمال.

يختلف تأمين العمالة من شركة إلى أخرى. يمكنك الحصول على عرض مجاني عبر الإنترنت من خلال شركات مثل biBERK.

إنشاء خطة تعويض

لجذب واحتفاظ بالمواهب الأفضل، ترغب في وجود حزمة تعويض جذابة في مكانها.

ستتكون خطة التعويض الخاصة بك من جزأين: التعويض المباشر والتعويض غير المباشر. يشير التعويض المباشر إلى ما ستدفعه للموظف: أي الراتب أو بالساعة أو على أساس العمولة.

يشمل التعويض غير المباشر أي فوائد إضافية ستقدمها، مثل التأمين الصحي والأسنان والعجز وبرامج التقاعد مثل 401k.

بعض أمثلة التعويض غير المباشر تشمل:

– أيام العطل المدفوعة

– أيام الإجازة أو الإجازة المدفوعة

– حماية الدخل من العجز

– ساعات العمل المرنة

– فرص الترقية

– برامج مساعدة في سداد القروض الطلابية

– المساعدة في نفقات رعاية الأطفال

– تطوير الحياة المهنية

– معدات الشركة

تعتبر خطة التعويض هي الطريقة التي تقوم بها بتأمين الموظفين القيمين. قم بالوقت اللازم لتطوير برنامج شامل وتواصله مع المرشحين أثناء عملية المقابلة.

2. قرر ما إذا كنت بحاجة إلى موظفين بدوام كامل أو بدوام جزئي

الموظف بدوام كامل هو الشخص الذي يعمل بين 30 و 40 ساعة في الأسبوع. الموظفين بدوام جزئي عادة ما يعملون أقل من 30 ساعة في الأسبوع.

من المعتاد أن يشكك أصحاب الأعمال الصغيرة في ما إذا كانوا يجب عليهم توظيف موظفين بدوام كامل أم بدوام جزئي. يستخدم العديد من أصحاب الأعمال الكلاين كما ينمو عملهم ويحتاج المزيد من الموظفين. يحمل توظيف الموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي مزايا وعيوب:

– الموظفين بدوام كامل. يأتي توظيف الموظفين بدوام كامل مع فوائد مثل التخطيط الأفضل وزيادة الإنتاجية والموظفين الأكثر ولاءً وانخراطًا، ولكن تكاليف الفوائد ومشاكل العمالة الزائدة إذا كنت تمر بفترة هادئة يمكن أن تؤثر على أرباحك.

– الموظفين بدوام جزئي. يمكنك أن تبدأ بتوظيف موظفين بدوام جزئي لتقليل التكاليف والحفاظ على المرونة والتأكد من وجود موظفين إضافيين فقط عندما تحتاج إليهم (على سبيل المثال، خلال فترات الذروة التجارية). ومع ذلك، يمكن أن يؤدي توظيف الموظفين بدوام جزئي إلى عدم الاستقرار ومعدل انتقال أعلى، وكذلك وجود موظفين ذوي خبرة أقل.

بشكل عام، يوفر الموظفون بدوام كامل الأمان في الجدول الزمني والاستقرار في إدارة العمالة. لديهم جدول أسبوعي مماثل وعدد ساعات متساوٍ في كل فترة دفع، وفوائد الرعاية الصحية ووقت الإجازة. يوفر الموظفون بدوام جزئي مرونة في مستويات التوظيف لأنهم ليس لديهم ساعات مضمونة أو فوائد.

3. إنشاء وصف وظيفي

إذا كنت ترغب في جذب مرشحين مؤهلين لوظيفتك، فعليك إنشاء وصف وظيفي جذاب يلخص المسؤوليات والمؤهلات للمنصب الشاغر.

مع وجود أكثر من 250 مليون وظيفة متاحة على مواقع مثل Indeed، يمكن أن يساعد وصف وظيفي رائع وظيفتك على التميز. الهدف هو توفير ما يكفي من المعلومات التي تحافظ على اهتمام المرشحين بعملك، مع البقاء موجزًا وسهل الفهم. يساعد وصف الوظيفة الفعال المرشحين على تحديد ما إذا كانوا مؤهلين للدور.

تأكد من أن وصف الوظيفة الخاص بك يشمل:

– العنوان. عنوان وظيفي قصير ومحدد يتجنب الخلط بين المرشحين المحتملين – على سبيل المثال، بالنسبة لمساعد المتجر “مساعد متجر التجزئة” هو أكثر وضوحًا من عنوان وظيفي ذكي يبدو وكأنه “جيداي التجزئة”.

– الملخص. ابدأ بملخص قوي حول المنصب الذي توظف له وتحدد التوقعات التي لديك للوظيفة.

– ثقافة الشركة. نظرة عامة على ثقافة شركتك، أو مجموعة السلوكيات والإجراءات التي يمكن أن تجدها في عملك. هذا جزء مهم، ولكنه غالبًا ما يتم تجاهله، من إعداد وصف الوظيفة. وفقًا لاستطلاع أجرته Indeed، يقول 72٪ من الباحثين عن وظائف إنه من المهم جدًا أو مهم جدًا رؤية تفاصيل حول ثقافة الشركة.

– المسؤوليات. حدد الواجبات الأساسية للدور. تأكد من أن هذه القائمة مفصلة ولكنها موجزة، وتسلط الضوء على الأنشطة اليومية للمنصب، وتوضح كيف ستؤثر المهام على عملك وعملائك.

– المتطلبات. سترغب أيضًا في تضمين قائمة بالمهارات الصعبة والناعمة التي تبحث عنها في موظف ناجح. قم بتضمين أي خبرة سابقة في العمل أو التعليم المطلوب، بالإضافة إلى المهارات مثل التواصل وحل المشكلات التي تحتاجها للدور.

– الراتب والفوائد. لا تترك المرشحين في الظل بشأن أرباحهم المحتملة. سيبحث المرشحون المؤهلون عن وظائف تلبي احتياجاتهم المالية. على الأقل، قم بتضمين نطاق رواتب وقائمة بأفضل الامتيازات والفوائد لمساعدة المرشحين في تحديد ما إذا كانت عرض الوظيفة مناسبة لهم.

4. البحث عن مرشحين للوظيفة

في هذه المرحلة، أنت مستعد لتوظيف موظف. هذه أخبار رائعة! الخطوة التالية هي العثور على مرشحين جيدين لشغل المنصب. فيما يلي خمسة أماكن يمكنك العثور فيها على أفضل المواهب لدورك:

– لوحات الوظائف

– وسائل التواصل الاجتماعي

– شبكتك الخاصة

– مجندين

– المجموعات والجمعيات المهنية

5. مراجعة الطلبات

بعد جمع قائمة بالمرشحين المحتملين، تتضمن المرحلة التالية من عملية التوظيف مراجعة الطلبات والسير الذاتية حتى تتمكن من تضييق الخيارات ومقابلة الموظفين المحتملين الذين يبرزون.

اعتمادًا على عدد طلبات الوظائف التي تلقيتها أو البرنامج الذي يستخدمه عملك لتتبع المتقدمين، قد يكون هذا هو أحد أطول أجزاء العملية.

قبل أن تبدأ حتى في مراجعة، ستحتاج إلى أن تكون في الحالة المزاجية الصحيحة وأن تكون على علم بالتحيزات اللاواعية المحتملة. بعد تجهيز نفسك عقليًا، دعنا نلقي نظرة على خطوات المراجعة العملية:

– فصل السير الذاتية غير المؤهلة. ابحث عن أي رسائل تغطية مخصصة أو رسائل تواصل مخصصة أخرى. انظر إلى التفاصيل. هل يستخدمون لغة غامضة؟ هل يقدمون أمثلة محددة عن النجاحات السابقة؟ انتبه إلى أي علامات حمراء محتملة. هل هناك فجوات كبيرة في التوظيف؟ (ليس بالضرورة أمرًا سيئًا، ولكن سترغب في مناقشتها في المقابلة.) هل هناك الكثير من الوظائف في فترة قصيرة من الوقت؟ لا يوجد زيادة في المسؤوليات؟

إذا كان لديك متطلبات أو رغبات محددة للصناعة، فتأكد من إضافتها إلى قائمة مراجعة الطلبات الخاصة بك.

6. إجراء المقابلات

بعد تضييق قائمتك من المرشحين إلى أولئك الذين قد توظفهم بالفعل، حان الوقت للتحضير للمقابلات. ستحتاج إلى قائمة متكررة من الأسئلة التي ترغب في طرحها على كل مرشح (مع بعض المجال للأسئلة الفورية المحددة لكل مرشح).

إذا كنت تواجه صعوبة في التفكير في الأسئلة التي يجب طرحها، فإليك قائمة للبدء:

– ماذا تعرف عن شركتنا؟

– لماذا ترغب في العمل هنا؟

– ما هو توافرك للعمل وتاريخ البدء المتوقع؟

– ما هو نطاق الرواتب الذي تتوقعه؟

– هل يمكنك أن تخبرني عن وظيفتك الحالية؟

– ما هي نقاط القوة أو المهارات التي يمكنك تقديمها لشركتنا؟

– ما هي نقاط الضعف لديك؟

– أخبرني عن مشروع عملت عليه وجدته مثيرًا للاهتمام، ولماذا؟

– أين ترى نفسك بعد خمس سنوات؟

– كيف يصفك زملاؤك في العمل؟ هل سيصفك رئيسك بشكل مختلف؟

– هل يمكنك التحدث عن وقت كنت فيه تختلف رأيك مع رئيسك أو زميل عمل؟

– هل كان هناك وقت تساهم فيه أفعالك مباشرة في نجاح فريقك؟ أخبرني عنه.

– هل تعمل بشكل أفضل بمفردك أم كجزء من فريق؟

– ما الذي تعتقد أن شركتك الحالية يمكن أن تفعله لتحسين نجاحها؟ (إذا كانوا يعودون إلى العمل بعد فترة توقف، يمكنك أن تسأل إذا كان لديهم أي آراء حول كيفية تحسين شركتك.)

– لماذا تترك وظيفتك الحالية أو تعود إلى العمل الآن؟

بالإضافة إلى التحقق الأدنى من الأوراق المؤهلة والخبرة على الورق، يمكن أن تساعدك هذه الأسئلة على فهم أفضل لكيفية تفكير المرشح وكيفية أدائه في منصبه الجديد.

7. تقديم عرض وظيفي

بعد كل ما مررتم به أنت والمرشح من مراحل، حان الوقت لإعلامهم بأنهم حصلوا على الوظيفة. السؤال الشائع الآن هو ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها لتقديم العرض. قم بإجراء فحص خلفية

يتم إجراء فحوصات الخلفية عادةً أثناء عملية التوظيف الأولية للمرشحين للوظيفة. إنها خطوة مهمة في عملية التوظيف لأنها تكشف عن أي مجرمين مدانين أو مخالفات بسيطة وأي تقارير من وزارة الأمن الداخلي وإدارة مكافحة المخدرات ومكتب التحقيقات الفدرالي وقاعدة بيانات المجرمين الجنسيين الوطنية. كما يتم التحقق من وجود أي إدانات جنائية أو قضايا قانونية من الماضي للمرشح.

إذا تم القيام بالفحص الخلفي بشكل صحيح، فيمكن أن يمنحك الطمأنينة قبل تقديم وظيفة. نظرًا لأن 53٪ من متقدمي الوظائف يقدمون معلومات غير دقيقة، فإنها طريقة جيدة للتأكد من أنك توظف موظفًا متينًا. يجب أن يتم إجراء فحوصات الخلفية فقط من قبل مزود طرف ثالث متوافق قانونيًا.

بعض مواقع فحص الخلفية السريعة والسهلة التي يمكن استخدامها هي:

– First Advantage

– GoodHire

– Checkr

جمع معلومات حول المرشح

خطأ شائع يرتكبه أصحاب الأعمال هو عدم تخصيص العرض للمرشح. إذا قمت بمتابعة هذا الدليل حتى الآن، فقد قمت بجمع ما يكفي من المعلومات لجعل العرض أكثر ملاءمة للمرشح.

على سبيل المثال، قد يكون لدى المرشحين التزامات سابقة قبل البدء في عملك. معرفة متى يمكنهم البدء سيساعدك في إرسال عرض أكثر جاذبية. قم بتقديم عرض شفهي غير رسمي

بمجرد جمع المعلومات الخاصة بهم، اختبر ما إذا كان المرشح مهتمًا بالدور الجديد. اتصل بهم لمعرفة ما إذا كانوا على وشك قبول العرض. سيساعد هذا كل من المرشح وأنت على توضيح أي تفاصيل قبل تقديم عرض رسمي.

اطرح أسئلة مثل:

– هل لديك أي أسئلة أو مخاوف بشأن هذا الدور؟

– بعد معرفة المزيد عن الوظيفة، هل تعتقد أنك ستقبل العرض؟

– إذا تلقيت عرضًا آخر، هل ستفكر في قبوله؟

إذا كنت راضيًا عن إجاباتهم وتثق في أن المرشح مناسب، قدم عرضًا شفهيًا عبر الهاتف هناك. أكد الراتب وقدم أي معلومات إضافية قد يحتاجها المرشح لقبول عرضك.

إرسال رسالة عرض (عبر البريد الإلكتروني)

إذا قال المرشح نعم في مكالمتك الهاتفية، قم بمتابعته بعرض رسمي عبر البريد الإلكتروني. قم بإعداد وثيقة تغطي:

– عنوان الوظيفة

– المهام الرئيسية

– الراتب

– الجدول الزمني المتوقع

– الفوائد

– سياسة الإجازة

– شروط التوظيف

شرح الخطوات التالية التي يجب أن يتخذها المرشح لقبول العرض رسميًا. يساعد هذا على التغلب على أي عقبات قد يواجهها ويمكن أن يسرع من عملية التوظيف. قدم نفسك للإجابة على أي أسئلة.

غير متأكد مما يجب قوله في بريدك الإلكتروني؟ قم بتنزيل قالب عرض الوظيفة.

التحقق ومتابعة

إذا لم تسمع من المرشح في الأسبوع الأول، سترغب في التحقق ومعرفة كيف تسير الأمور. قم بمتابعته لمعرفة ما إذا كان قد تلقى الأوراق ويحتاج إلى أي مساعدة.

8. اتبع قائمة مراجعة بعد التوظيف

بمجرد أن تقدم العرض وتؤمن توظيفك الجديد، حان الوقت للبدء في تنظيم وإكمال التزاماتك بعد التوظيف. معظم هذه المهام مطلوبة قانونيًا، في حين أن بعضها الآخر هو أفضل الممارسات.

– إعلام المرشحين المرفوضين. يكفي بريد إلكتروني بسيط أو مكالمة هاتفية.

– الإبلاغ عن موظفك الجديد لوكالات التوظيف الحكومية ذات الصلة. هذا مطلوب، وفقًا لقانون المسؤولية الشخصية وإصلاح الفرص العملية (PRWORA). عادة ما يكون لديك 20 يومًا للقيام بذلك، ولكن بعض الولايات تتطلب الإبلاغ في وقت سابق.

– استكمال الوثائق القانونية. يجب على موظفك الجديد استكمال نماذج
Source: https://www.shopify.com/retail/how-to-hire-employees