من قبل فريق Shopify
ما هي محاسبة التجارة الإلكترونية؟
محاسبة التجارة الإلكترونية هي ممارسة تسجيل وتنظيم وإدارة جميع البيانات المالية والمعاملات ذات الصلة بتشغيل شركة التجارة الإلكترونية. اعتبرها فرعًا من محاسبة الأعمال الصغيرة التي تم إعدادها خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفريدة لمزودي التجارة الإلكترونية.
عند أبسط مستوى لها، المحاسبة هي ممارسة تتبع وتسجيل المعاملات وتصنيف كل معاملة على أنها إيرادات أو مصروفات. بسيطة جدا، أليس كذلك؟
ومع ذلك، قد يكون من السهل أن تضيع في مصطلحات المحاسبة، خاصة إذا كنت جديدًا على مالية الأعمال. لتبسيط الأمور، فيما يلي بعض المكونات الرئيسية لمحاسبة التجارة الإلكترونية:
ما يتضمنه محاسبة التجارة الإلكترونية؟
مثل جميع محاسبة الأعمال، تشمل محاسبة التجارة الإلكترونية:
وظائف الحفاظ على السجلات الأساسية، مثل إدارة الفواتير والرواتب والميزانيات
وظائف التخطيط والتقارير المتقدمة، مثل إعداد القوائم المالية وإنشاء خطة ضريبية استراتيجية
إدارة الضرائب، والمحاسبة، وتخطيط النمو هي غالبًا ثلاثة مجالات رئيسية للتركيز عليها.
أساليب المحاسبة لبائعي التجارة الإلكترونية
هناك العديد من مزودي الخدمات المحاسبية المختلفين المتاحين – من منصات برامج المحاسبة إلى شركات المحاسبة التقليدية. قبل البدء مع بائع، ومع ذلك، ستحتاج إلى اختيار طريقة المحاسبة.
هناك طريقتان للمحاسبة وهما المحاسبة النقدية والمحاسبة الاستحقاقية. يمكن لشركة التجارة الإلكترونية استخدام أي من الطريقتين، ولكن ليس كلاهما في نفس الوقت. يتطلب تبديل الطرق تقديم أوراق عمل إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS).
المحاسبة النقدية
المحاسبة النقدية هي طريقة للمحاسبة تقيس تحويل النقد.
هنا مثال على كيفية عمل المحاسبة النقدية:
يبدو بسيطًا، أليس كذلك؟ بموجب هذه الطريقة، قد تتلقى أمر شراء لطاولة قهوة مصنوعة يدويًا بقيمة 800 دولار، تصنع الطاولة، ثم تشحن الطاولة إلى العميل. بموجب طريقة المحاسبة النقدية، ستسجل الدخل من الطاولة فقط عندما يصل دفع المشتري إلى حسابك.
تنطبق القاعدة نفسها على المصروفات. قد تدين بمبلغ 10,000 دولار لمصور فيديو عن سلسلة من مقاطع الفيديو المنتجة ليتم الانتهاء منها في بداية الربع الثاني، ولكن لأن هذه الـ 10,000 دولار لا تزال في حسابك المصرفي في نهاية الربع الأول، ستضطر إلى دفع الضرائب عليها خلال الربع الأول. من الناحية المحاسبية، هذه الديون تهم فقط عندما يغادر المال حسابك.
المحاسبة الاستحقاقية
تقيس المحاسبة الاستحقاقية، على عكس المحاسبة النقدية، المعاملة عندما يتم كسب الأموال أو تكبد المصروفات، وليس عندما يتم تغيير الدفع.
تستخدم طريقة الاستحقاق بشكل أكثر تواترًا من قبل الشركات الكبيرة، وتتطلب معرفة محاسبية متخصصة أكثر ونهجًا أكثر تفاعلية لإدارة الحسابات من طريقة المحاسبة النقدية.
تعطي هذه الطريقة صورة أكثر دقة للوضع المالي للشركة، ولكنها أكثر تعقيدًا من المحاسبة النقدية. المحاسبة بناءً على الاستحقاق هي الطريقة المطلوبة بموجب مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
أفضل برامج محاسبة للتجارة الإلكترونية
دعونا نلقي نظرة على أفضل برامج المحاسبة للأعمال الصغيرة التي يمكنك استخدامها في عملك التجاري الإلكتروني.
QuickBooks Online
QuickBooks Online هو برنامج شامل للمحاسبة السحابية يوفر الأتمتة في متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك. يتكامل مع قنوات البيع عبر الإنترنت الشهيرة مثل Shopify. تتيح هذه الميزة القضاء على الإدخال اليدوي والحاجة إلى التحقق المتبادل للمبيعات والمدفوعات عبر متاجر مختلفة.
الميزات تشمل:
- التكامل السلس: قم بربط منصات التجارة الإلكترونية الخاصة بك مع QuickBooks لاستيراد المبيعات والمدفوعات تلقائيًا وتعيينها للحسابات الصحيحة.
- المطابقة الذكية: يقسم QuickBooks تلقائيًا الإيرادات والضرائب والرسوم عبر قنوات المبيعات الخاصة بك ويعين المدفوعات مع الودائع المصرفية الصحيحة.
- تحليل الاتجاهات: يوفر نظرة عميقة في مبيعاتك وإيراداتك وأفضل المنتجات مبيعًا. قم بتشغيل تقارير مفصلة حول أداء عملك عبر قنوات المبيعات المختلفة.
- إدارة الضرائب: من خلال تفصيل البيانات المالية المفصلة بشكل آلي، يساعدك QuickBooks على تعظيم الاستقطاعات الخاصة بك، مما يجعل وقت الضرائب أسهل.
Xero
Xero يوفر برنامج محاسبة قائم على السحابة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يوفر مجموعة من ميزات إدارة المال بما في ذلك عدد غير محدود من المستخدمين، والمحاسبة المزدوجة، ودعم الميزانية. يمكنك أيضًا تخصيص لوحة المعلومات الخاصة بك لمراجعة جميع مقاييس الأداء التجاري الخاصة بك في وقت واحد.
الميزات تشمل:
- 800+ تكامل: يتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث المختلفة، بما في ذلك Shopify و Stripe، لتعزيز وظائفه.
- عدد غير محدود من المستخدمين: يمكنك أن تكون لديك العديد من مستخدمي البرامج كما تحتاج، مع مستويات تحكم متعددة لحسابات مختلفة.
- الفواتير والعروض: يوفر قالبًا للفواتير قابل للتخصيص وميزة لإنشاء وإرسال العروض. كما يتضمن خيارات للتذكيرات التلقائية، والفواتير المتكررة، والقدرة على إرسال واستلام الأموال من مستخدمي Xero الآخرين.
- تتبع المصروفات: قم بتوصيل بطاقة الائتمان وحساب البنك مباشرة في التطبيق، وتصنيف المصروفات الخاصة بك، وتقسيم المعاملات، وتذكر فئات المعاملات السابقة التي استخدمتها.
Zoho Books
Zoho Books هي منصة شاملة لإدارة مهام المحاسبة وتنظيم المعاملات الخاصة بشركتك. يوفر موقعًا واحدًا وآمنًا للتعامل مع فواتير وفواتير الشركة ومصالح البنوك والسيطرة على الإنفاق.
الميزات تشمل:
- الاستيراد: القدرة على استيراد وتنظيم البيانات الحالية الخاصة بك لتبسيط العمليات.
- التخصيص: يتيح لك تخصيص قوالب المعاملات البيعية والشرائية لتناسب احتياجات العمل وتعكس هوية العلامة التجارية الخاصة بك.
- الأتمتة: يسهل تسهيل تحديد أولويات المهام وإدارة المهام المتعددة باستخدام سير العمل التلقائي. تشمل هذه التنبيهات عبر البريد الإلكتروني وتحديثات الحقول وإشعارات التطبيق.
- إدارة المستندات: يوفر موقعًا مركزيًا لجميع مستنداتك، مما يتيح تحميل وإرفاق المستندات مثل الإيصالات بسجلات المعاملات. يمكن إرسال المستندات أيضًا مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك حيث يتم تصنيفها ومعالجتها تلقائيًا.
كيفية اختيار البرنامج المناسب لمحاسبة التجارة الإلكترونية
اختيار أفضل حل محاسبة لمتجرك التجاري هو قرار كبير. أثناء مقارنة الخيارات المختلفة، ضع في اعتبارك الاعتبارات التالية:
- التكاملات: عندما تجمع بين النظامين، يمكنك بسهولة تحويل البيانات تلقائيًا، والحفاظ على مستويات المخزون دقيقة، وتبسيط الامتثال الضريبي.
- القابلية للتوسع: مع نمو عملك، ستتغير احتياجاتك المحاسبية. ابحث عن برامج تقدم خطط أسعار مختلفة أو حزم يمكنك ترقيتها مع زيادة احتياجاتك.
- الميزات: ابحث عن أدوات توفر الوقت مثل إصدار الفواتير وتتبع المصروفات وحساب الضريبة على المبيعات والرواتب ودعم العملات المتعددة التي يمكن أن تساعد في تبسيط مهام الإدارة الإدارية.
- سهولة الاستخدام: لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت في تعلم (أو تدريب فريقك) على البرنامج. تأكد من أنه سهل الاستخدام ولديه واجهة نظيفة.
- دعم العملاء: الدعم الجيد هو منقذ إذا واجهت مشاكل. ابحث عن برامج تتمتع بخدمة عملاء قوية، بما في ذلك الدردشة المباشرة ودعم الهاتف وقاعدة معرفة قوية.
- الأمان: بياناتك المالية أمور حساسة. تأكد من أن البرنامج لديه ميزات مثل المصادقة ذات العاملين المزدوج، وتشفير البيانات، والنسخ الاحتياطي الدوري لحماية معلوماتك.
- المراجعات الجيدة: تحقق من المراجعات من الشركات التجارية الإلكترونية الأخرى. يمكنك تصفح مواقع مثل G2 أو متجر Shopify للحصول على فهم جيد لمزايا وعيوب البرنامج.
بشكل عام، يعتمد أفضل برنامج على ظروفك الخاصة. قبل الالتزام بأحدها، قم بتجربة مجانية لمعرفة ما إذا كان لديه كل ما تحتاجه.
أفضل الممارسات في محاسبة التجارة الإلكترونية
قواعد المحاسبة والتشريعات الضريبية تختلف من بلد إلى آخر، لذا فإن البقاء على اطلاع دقيق هو أمر بالغ الأهمية لنجاحك. حتى إذا لم تكن المحاسبة هي نقطة قوتك، هناك بعض الإرشادات البسيطة لمتابعة تشغيل عملية التجارة الإلكترونية بسلاسة.
سواء كنت تدير متجرك الأول أو الخامس عبر الإنترنت، هنا بعض أفضل الممارسات في المحاسبة للالتزام بها:
- الأولوية للمحاسبة الجيدة: الحفاظ على توازن الكتب هو المفتاح لمحاسبة التجارة الإلكترونية الفعالة. سجل بدقة جميع المعاملات المالية، بما في ذلك المبيعات والمشتريات والإيرادات والمصروفات. بهذه الطريقة، ستكون لديك فهم واضح لصحة أعمالك المالية.
- التأتأة حيثما أمكن: يجعل التكنولوجيا من السهل تأتؤة العديد من المهام المحاسبية. يمكنك استخدام البرامج لتتبع المبيعات وحساب الضرائب وحتى إرسال الفواتير نيابة عنك. يقلل هذا من خطر الأخطاء البشرية ويوفر لك الوقت.
- استخدم برنامج محاسبة للتجارة الإلكترونية: هناك العديد من حلول البرمجيات المحاسبية للأعمال عبر الإنترنت التي تتكامل مع منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك. يمكن لهذه الأنظمة مساعدتك في إدارة ومصالحة المبيعات والمخزون والمصروفات.
- مصالحة حساباتك بانتظام: اعتاد على مقارنة سجلاتك المالية بكشوف حسابك المصرفي بانتظام للتأكد من تطابق كل شيء. يمكن أن يساعدك ذلك على اكتشاف وتصحيح أي أخطاء قبل أن تتحول إلى مشاكل خطيرة.
- تتبع المخزون: إدارة المخزون الممتازة ضرورية لشركات التجارة الإلكترونية. تحتاج إلى معرفة ما لديك في المخزون وما هو مباع وما لم يباع. قد تقدم برامج المحاسبة الخاصة بك ميزات تتبع المخزون، أو قد ترغب في استخدام نظام إدارة المخزون المتخصص.
- مراقبة التدفق النقدي: انظر إلى التدفق النقدي الخاص بك – كمية المال القادمة والخارجة من عملك. يعني التدفق النقدي الإيجابي أن المال يدخل وأن عملك ماليًا صحيًا، ولكن إذا كان هناك مزيد من المال يخرج منه من المال القادم، فسيتعين عليك التعامل مع هذا بسرعة.
- فهم ضريبة المبيعات: تعقيد ضريبة المبيعات بالنسبة لشركات التجارة الإلكترونية، خاصة إذا كنت تبيع للعملاء في ولايات أو بلدان مختلفة. فهم التزاماتك وتأكد من جمع وتسديد الضريبة المبيعات الصحيحة.
مع Shopify Tax، يمكنك الاطلاع على التزاماتك الحالية لضريبة المبيعات من إدارة Shopify، وجمع المبلغ الصحيح عند الخروج بدقة تعتمد على المنتج والموقع، والسماح لـ Shopify بتطبيق التغييرات في الأسعار واللوائح تلقائيًا عندما يحدث ذلك. استكشف Shopify Tax.
أسئلة متكررة في محاسبة التجارة الإلكترونية
كيف تقوم بالمحاسبة لشركة التجارة الإلكترونية؟
تنطوي محاسبة التجارة الإلكترونية على محاسبة المعاملات عبر الإنترنت، والتي غالبًا ما يتم دفعها باستخدام بطاقات الائتمان أو أنظمة الدفع الرقمية الأخرى. على عكس المتاجر التجزئة التقليدية، يجب على شركة التجارة الإلكترونية تتبع ومصالحة المبيعات والإرجاعات والمستردات والمدفوعات من مصادر متعددة مثل PayPal و Stripe. بالإضافة إلى ذلك، يجب على شركات التجارة الإلكترونية أن تحاسب وتتبع المخزون والشحن والضرائب وغيرها من البيانات المعاملاتية الأخرى.
ما هي المشكلات المحاسبية للتجارة الإلكترونية؟
تواجه محاسبة التجارة الإلكترونية العديد من المشكلات، بما في ذلك إدارة مسؤولية ضريبة المبيعات عبر اختلاف الولايات بسبب قواعد “العلاقة الاقتصادية”. كما تنطوي على مهمة معقدة لإدارة المخزون يتطلب تتبع حالة وموقع السلع عبر مستودعات أو مراكز توزيع متعددة. تشمل المشكلات الأخرى تتبع الرسوم المختلفة التي يفرضها منصات التجارة الإلكترونية، ومعالجة إرجاع المنتجات وضمان المحاسبة الدقيقة لها، والقيود في الوصول إلى تحليلات البيانات الفورية، مما يعوق اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
ما هي فوائد محاسبة التجارة الإلكترونية؟
تعتبر المحاسبة والمحاسبة أمورًا هامة لشركات التجارة الإلكترونية لعدة أسباب. أولاً، تعتبر المحاسبة والمحاسبة الدقيقة ضرورية لتتبع التدفق النقدي وفهم الوضع المالي للشركة. يمكن أن تساعد هذه المعلومات في توجيه قرارات الأعمال وضمان أن الشركة تلتزم بجميع اللوائح المعمول بها. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد ممارسات المحاسبة والمحاسبة الجيدة في تحديد المجالات التي يمكن فيها للشركة تقليل التكاليف وزيادة المبيعات. وأخيرًا، من خلال تتبع المعلومات المالية، يمكن للشركات التخطيط بشكل أفضل للضرائب وتتبع مدفوعات العملاء وإدارة المخزون.
هل أحتاج إلى محاسب لشركتي التجارة الإلكترونية؟
ذلك يعتمد على حجم شركتك التجارية الإلكترونية. إذا كنت للتو بدأت، فقد لا تحتاج إلى محاسب. ومع ذلك، إذا كانت شركتك تنمو وتحتاج إلى مساعدة في الضرائب والقضايا المالية الأخرى، فقد يكون للمحاسب فائدة.
Source: https://www.shopify.com/ca/blog/ecommerce-accounting
اترك تعليقاً