تعتبر واحدة من أهم الأسباب التي تؤدي إلى فشل الأعمال هي نقص المال. ما لا يفهمه الكثيرون هو أن الأعمال يمكن أن تحقق ربحًا ولكن لا يوجد لديها مال.
ما هو جدول مصاريف الأعمال؟
جدول مصاريف الأعمال هو ببساطة جدول يستخدم لتسجيل مصاريف الأعمال الخاصة بك. إنه ليس ميزانية. بدلاً من ذلك ، إنه مكان لتسجيل جميع الأموال التي تغادر عملك.
لماذا جدول مصاريف الأعمال مهم؟
كما ذكر سابقًا ، فإن العديد من الشركات ، سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، ليس لديها فهم جيد للأموال التي تنفقها في أعمالها. هناك شركات تحقق ملايين الدولارات ولكنها فقيرة. يمكن أن يساعد جدول مصاريف الأعمال في:
- تحديد تسريبات المال. هل تدفع رسوم إضافية لأنك لا تستوفي الحد الأدنى أو تأخرت في دفع فواتيرك؟
- اكتشاف الأخطاء. هل تم فوتك أو تم فوتك فواتير زائدة لشيء ما؟
- تحديد المصاريف التي يمكنك تخفيضها. هل تدفع لأشياء لم تعد بحاجة إليها أو تستخدمها؟
- اتخاذ قرارات حول ما هو مهم في عملك. كلما قلت المال الذي تنفقه في عملك ، زادت الأموال التي يمكنك الاحتفاظ بها. عندما ترى كم تنفق وعلى ماذا ، يمكنك أن تقرر ما إذا كانت المصاريف تستحق ذلك ، أم تفضل حفظ المال.
- تسهيل وقت الضرائب. يمكن أن تكون معظم مصاريفك ، إن لم تكن كلها ، قابلة للاستخدام كخصم ضريبي. يجعل وجود ورقة تتبع من السهل تنظيم وحساب مصاريفك القابلة للاستخدام كخصم ضريبي.
كيفية إنشاء جدول مصاريف الأعمال
هناك مجموعة متنوعة من البرامج المالية والتطبيقات والأدوات التي يمكن أن تقوم بإنشاء متتبع المصاريف الخاص بك تلقائيًا. ومع ذلك ، في بعض الأحيان لا يتم مراجعة المهام التلقائية. في هذه الحالة ، فإن متتبع المصاريف لا يكون مفيدًا إذا لم تنظر إليه لتحديد ما إذا كانت مصاريفك تتناسب مع الحدود.
إن إنشاء متتبع خاص بك يستغرق المزيد من الوقت والعمل ، ولكنه سيضمن لك معرفة دقيقة بأموالك ، وهو أمر حاسم للنجاح المالي.
فيما يلي بعض النصائح لإنشاء جدول متتبع المصاريف الخاص بك:
- قرر البرنامج الذي ستستخدمه لجدولتك. يمكنك استخدام Excel أو Google Spreadsheet أو أي أداة جدولة أخرى.
- اجمع كشوف حسابك للأشهر السابقة 6-12. سيساعدك ذلك في تحديد ما تريد تتبعه بالإضافة إلى الحصول على فكرة جيدة عما يجب تضمينه في متتبع المصاريف الخاص بك. ليس من الضروري أن تحصل على الأرقام ، فقط العناصر التي أنفقت عليها المال والتي لا تزال تدفع ثمنها في عملك.
- حدد ما تريد تتبعه في كل مصاريفك. على الأقل ، ترغب في تتبع المبلغ الفعلي المنفق ، ولكن اعتمادًا على عملك ، قد ترغب في تتبع أشياء مثل العميل الذي تم تكبده له المصاريف ، وتفاصيل حول المصاريف (مثل الحجم و / أو البائع) ، وأي شيء آخر يمكن أن يساعدك في فهم سبب إنفاق المال. ضع هذه العناوين في رؤوس الأعمدة عبر الأعلى مثل:
العنصر | الوصف | التكلفة | العميل
إذا كنت تهتم فقط بمعرفة كم تكلف شيئًا ما ، يمكنك تتبع مصاريفك حسب الشهر ، حيث تضع ما تم إنفاقه لكل عنصر في ذلك الشهر:
العنصر | يناير | فبراير | مارس وما إلى ذلك
- قم بإدراج جميع المصاريف الثابتة الخاصة بك. هذه هي المصاريف التي تحدث بانتظام ولا تتغير في المبالغ. على سبيل المثال ، قد يفرض عليك خدمة دفع 20 دولارًا في كل شهر. تفوت العديد من الخدمات سنويًا أو ربع سنويًا ، لذا ستضع تلك المبالغ في الشهر الذي يتم فيه تكبدها. أثناء النظر في الكشوف السابقة ، قم بتحديد المدفوعات العادية التي تكون دائمًا بنفس السعر. أمثلة على المصاريف الثابتة تشمل:
- استضافة الويب
- تجديد النطاق
- خدمة البريد الإلكتروني
- الهاتف
- الإنترنت
- خدمات أخرى مثل أدوات وسائل التواصل الاجتماعي ، وخدمات الصور ، إلخ.
- العضويات أو الاشتراكات
اعتمادًا على عدد المصاريف الثابتة التي لديك ، قد ترغب في إدراجها تحت فئات مثل “الهاتف” و “التسويق” ، إلخ.
على سبيل المثال ، قد يكون لديك تحت فئة الهاتف:
الهاتف | خط العمل | الهاتف المحمول | 800 #
سيتم إدراج هذه عموديًا في خلايا الصف (أسفل على جانب الجدول).
- قم بإدراج المصاريف المتغيرة الشائعة. هذه هي المصاريف التي تختلف في السعر. على سبيل المثال ، إذا كان لديك خدمات صوتية تتغير في السعر بناءً على النطاق الذي تستخدمه. أمثلة على المصاريف المتغيرة يمكن أن تشمل:
- الخدمات المستعان بها (مثل مساعد افتراضي أو مصمم ويب)
- الرسوم القائمة على الاستخدام (مثل النطاق الترددي)
- اللوازم (لوازم المكتب أو المواد لصنع منتجك)
- مواد التسويق (مثل بطاقات العمل)
- البريد ومواد الشحن
- التدريب
سيتم إدراج هذه عموديًا في خلايا الصف. نظرًا لأنها متغيرة ، قد ترغب في إدراجها أسفل المصاريف الثابتة.
ملاحظة: نظرًا لأنك ترغب في الحصول على رؤية دقيقة لأين تذهب أموالك ، قد ترغب في تفكيك كل مصاريفك حسب البائع ، وليس الفئة. على سبيل المثال ، بدلاً من “اللوازم” ، حيث تضع تكلفة إجمالية للإنفاق في متجر المكتب في خلية واحدة ، قد ترغب في تفكيك مشترياتك إلى فئات فرعية حتى تتمكن من تتبع أشياء مثل كمية الورق أو الحبر الذي تستخدمه.
عندما تكون قد ملأت رؤوس التتبع والقائمة ، يجب أن يبدو الجدول مثل هذا:
Leslie Truex
تحديد وقت منتظم لإدخال البيانات
قد يستغرق هذا الأمر وقتًا طويلاً ، ولكنه سيضمن أنك على دراية بالمصاريف الفعلية ، وسيضمن لك العثور على الأخطاء. إذا لم ترغب في إدخال البيانات يدويًا ، فمصرفك ربما يحتوي على وظيفة يمكنك من خلالها تنزيلها في تنسيق CSV أو تنسيق Excel مشابه ؛ ومع ذلك ، ستقدم هذه جميع المصاريف الفردية ، ولن تتطابق مع ما قمت بإعداده أعلاه ، لذا ستحتاج إلى ضبطها. على سبيل المثال ، إذا كان لديك دفعتين في الشهر لمساعدك الافتراضي ، فسيحتوي الملف الذي تم تنزيله على دفعتين منفصلتين ، ولكن في التتبع الخاص بك ، قد ترغب في الحصول على تكلفة إجمالية واحدة.
إذا كنت تستخدم برنامجًا ماليًا ، فيمكنك تنزيل مصاريفك مباشرة أو كملف جدول من البنك. مرة أخرى ، قد تحتاج إلى ضبطه ليتناسب مع ما تحاول تتبعه.
استخدم الصيغ للقيام بالحسابات
على الرغم من أن المصاريف الكبيرة يمكن أن تؤثر بشكل كبير على الأعمال ، إلا أن الشركات في كثير من الأحيان تواجه صعوبة بسبب النقود الصغيرة. يمكن أن تضيف الكثير من المصاريف الصغيرة إلى إنفاق كثير. لمعرفة كم تنفق ، ترغب في إضافة جميع المصاريف الخاصة بك.
إذا كنت تستخدم Excel ، حدد الخلية المجاورة للأرقام التي ترغب في إضافتها ، انقر فوق AutoSum في علامة التبويب الرئيسية ، ثم اضغط على Enter.
على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في معرفة إجمالي مصاريفك في يناير ، حدد الخلية أسفل آخر رقم أدخلته في يناير ، انقر فوق AutoSum واضغط على Enter. إذا كنت ترغب في معرفة كم أنفقت على مدى فترة زمنية واحدة على مصاريف واحدة (مثل الهاتف) ، حدد الخلية على يمين آخر تكلفة هاتف قمت بإدخالها ، انقر فوق AutoSum واضغط على Enter.
إذا كنت تستخدم Google Sheets ، افتح جدول البيانات الخاص بك ، قم بتحديد الخلايا التي ترغب في إضافتها ، ثم انقر فوق Sum: Total بجوار Explore. يمكنك أيضًا حساب المتوسطات والحد الأدنى والحد الأقصى.
إذا كنت تستخدم برنامجًا ماليًا ، فمن المرجح أن يحسب هذه الأرقام تلقائيًا بالنسبة لك.
تحليل مصاريفك
هل تدفع لخدمتين يمكن تلبيتهما من خلال واحدة؟ هل تستخدم العضوية التي تدفع لها شهريًا؟ هل كنت تعلم أنك تنفق هذا الكم من الحبر على الطابعة؟
عند النظر في مصاريفك في جدول واحد ، ستدرك كم تنفق حقًا في عملك (وربما تجيب على سؤال لماذا ليس لديك الكثير من المال كما كنت تعتقد) ، بالإضافة إلى تحديد المجالات التي يمكنك تخفيضها أو توفيرها.
Source: https://www.thebalancemoney.com/make-a-track-spending-sheet-4586263
اترك تعليقاً