غالبًا ما يكون إدارة الرواتب مسؤولية كبيرة لأي متجر. يمكن أن تكون جافة وتستغرق وقتًا طويلاً ومرهقة. ومن المهم القيام بها بشكل صحيح للحفاظ على سعادة الموظفين وضمان أن يكون عملك متوافقًا مع قوانين الضرائب المحلية.
كيفية إدارة الرواتب: 7 خطوات للمتابعة
هنا هي الخطوات السبع التي تحتاج إلى إكمالها لإعداد وإدارة الرواتب:
1. التسجيل للحصول على رقم تعريف العامل (EIN)
تحتاج إلى رقم تعريف العامل (EIN) لتوظيف ودفع الموظفين. EIN هو رقم فريد، وهو نسخة الأعمال من الرقم الضريبي الاجتماعي. يمكنك التسجيل للحصول على EIN عبر الإنترنت أو عن طريق إرسال نموذج SS-4 بالفاكس أو البريد.
2. جمع نماذج W-4 من الموظفين
يجب عليك جمع نماذج W-4 من كل موظف توظفه. يجب على كل موظف تقديم نموذج W-4 قبل أول يوم له في العمل. يسمح لك هذا النموذج بخصم الضريبة الفيدرالية على الدخل الصحيح بناءً على عوامل مثل الحالة الزوجية والمعالين والوظائف الأخرى أو الدخل والاستقطاعات.
3. تحديد جدول للرواتب
يشير جدول الرواتب إلى مدى تكرار دفع رواتب الموظفين. لا يوجد قانون فيدرالي ينظم مدى تكرار دفع الرواتب، ولكن كل ولاية لديها قانونها الخاص بشأن التكرار الأدنى للدفع. عند اختيار أفضل فترة دفع لمتجرك، يجب أن تأخذ في الاعتبار ثلاثة عوامل: التكلفة والوقت وتفضيلات الموظفين واللوجستيات المحاسبية والرواتب.
4. تحديد كيفية دفع الموظفين
الطرق الشائعة لدفع الموظفين هي الإيداع المباشر أو الشيك. يمكنك أن تقرر أن تقدم خيارًا واحدًا فقط أو أن تسمح لموظفيك باختيار طريقة الدفع المفضلة لديهم.
5. حساب الأجر الإجمالي لكل فترة
الأجر الإجمالي هو ما يحصل عليه الموظفون قبل خصم الضرائب والاستقطاعات. يمكنك حساب الأجر الإجمالي للموظفين الذين يتقاضون راتبًا بسيطًا بقسمة راتبهم السنوي على عدد فترات الدفع. أما بالنسبة للموظفين الساعيين، فيمكنك حساب إجمالي الساعات التي يعملونها في الفترة وضربها في معدل الأجر الساعي.
6. خصم الضرائب ودفعها
يجب أن تخصم ضرائب التوظيف من الموظفين في كل فترة دفع. يعتمد المبلغ الذي تخصمه من كل موظف على المبلغ الذي يكسبه والمعلومات الموجودة في نموذج W-4 الخاص بهم. تشمل هذه الضرائب ضريبة الدخل الفيدرالية وضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
7. تقديم نماذج الضرائب وإرسال نماذج W-2 للموظفين
استخدم نموذج 941 لتقديم إقرار الضرائب الفيدرالية الفصلية الخاص بك. يتيح لك هذا النموذج الإبلاغ عن ضرائب الدخل وضريبة الضمان الاجتماعي أو ضريبة الرعاية الطبية التي تم خصمها من موظفيك وحصة صاحب العمل.
نصائح لإدارة الرواتب
الآن بعد أن تعرف كيفية إعداد وإدارة الرواتب، هنا بعض النصائح الرئيسية لجعلها أمرًا سهلاً للإدارة:
1. مشاركة تقويم الرواتب
يعد تقويم الرواتب تقويمًا عامًا يمكن مشاركته يحدد فترات الدفع وتواريخ الدفع وتواريخ استحقاق بطاقات الوقت ومهام الرواتب والعطلات. سيساعد هذا الموظفين الخاص بك على فهم متى سيتم دفعهم والفترة التي يتم دفعها لهم وأي تأخيرات أو تغييرات في تواريخ الدفع المحتملة.
2. الحفاظ على سجلات الموظفين والرواتب
أثناء توظيف المساعدة لمتجرك، ستقوم بإنشاء وثائق وسجلات لكل موظف، بما في ذلك المعلومات العامة ونماذج الضرائب وسجلات ما قبل التوظيف وسجلات الوقت والحضور وسجلات الرواتب. يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات وسجلات ضرائب الرواتب لمدة أربع سنوات.
3. البقاء على اطلاع بالقوانين الضريبية
يجب أن تبقى على اطلاع بالقوانين الضريبية والمتطلبات للتأكد من أنك تقوم بتقديم ودفع الضرائب في الوقت المناسب ومعالجة الرواتب وفقًا للقوانين الفيدرالية والولائية. يمكنك الاطلاع على مواقع الويب الخاصة بالضرائب الفيدرالية والضرائب الولائية ومراكز الضرائب للحصول على المعلومات الأحدث.
4. تعيين مدير للرواتب
قد تصبح مهام الرواتب أكبر من الوقت والطاقة التي يمكنك تكريسها لها. في هذه الحالات، يمكنك التفكير في تعيين مدير للرواتب. إذا كنت ترغب في الحفاظ على عملك صغيرًا ولكنك بحاجة إلى تخفيف مهام الرواتب من واجباتك، فيمكن أن يكون هذا دورًا مشتركًا لموظف قائم بالفعل أو دورًا حرًا بدوام جزئي. وإذا كنت ترغب في توسيع متجرك وتحتاج إلى دعم أكبر للرواتب، فيمكنك توظيف مدير للرواتب بدوام كامل أو محاسب خارجي أو خدمة رواتب.
5. طلب ملاحظات الموظفين
اجعل رواتبك تكون طريقتين للتواصل. بدلاً من افتراض أن الموظفين يفهمون تمامًا كيفية عمل الرواتب (وأنهم سعداء بها)، اطلب بصراحة ملاحظاتهم وأسئلتهم. يمكنك استخدام الأسئلة والملاحظات لإنشاء وثائق داخلية وأسئلة متداولة تشرح عملية الرواتب الخاصة بك وكيفية تأثيرها على الموظفين.
كيفية اختيار نظام لإدارة الرواتب
هناك عدة طرق يمكنك استخدامها لإدارة الرواتب الخاصة بك: الرواتب اليدوية / القيام بذلك بنفسك، برامج الرواتب، توظيف محاسب (داخلي أو خارجي)، خدمات الرواتب. لكل منها فوائد وعيوب محتملة. هنا ما تحتاج إلى معرفته عن كل واحدة منها.
1. الرواتب اليدوية / القيام بذلك بنفسك
تعتبر الرواتب اليدوية أحد الخيارات الشائعة لأولئك الذين يديرون متجرًا كهواية جانبية ولأصحاب المتاجر الصغيرة الذين ليس لديهم خطط للنمو والتوسع. يعني هذا النظام أنك، صاحب المتجر، تقوم بجمع جميع الوثائق يدويًا وتقديم الضرائب عبر الهاتف أو الإنترنت وإيداع المبالغ والاحتفاظ بسجلات الرواتب والتوظيف.
2. برامج الرواتب
برامج الرواتب هي حل يسهل ويتمتع بالتشغيل التلقائي للرواتب. لا تزال مسؤولًا عن إدارة البيانات التي تدخل الأداة، ولكن برامج الرواتب تتيح لك تخزين الوثائق الضريبية وتقديم وإرسال الضرائب، وإيداع المبالغ للموظفين، والمزيد، بحيث لا تضطر إلى القيام بذلك يدويًا.
3. توظيف محاسب (داخلي أو خارجي)
يمكنك توظيف محاسب داخلي أو مقاول خارجي لإعداد حساباتك، وتتبع أموالك، وإدارة الرواتب الخاصة بك. إذا قمت بالتوظيف داخليًا، يمكن لهذا الشخص إدارة الرواتب يدويًا أو استخدام برامج الرواتب – كلا الخيارين يعمل. إذا قمت بتوظيف محاسب خارجي، فسيكون لديهم عملية وإعدادهم الخاص لإدارة رواتب عملائهم.
4. خدمات الرواتب
خدمات الرواتب، أو شركات إدارة الرواتب، هي طريقة لتفويض إدارة الرواتب إلى فريق من المحترفين. إنهم يحسبون رواتبك، ويقدمون تصريحات الضرائب، ويودعون المبالغ للموظفين، ويعالجون التوظيف الجديد، وأكثر من ذلك. تعتبر خدمات الرواتب مثالية للمتاجر المتوسطة والكبيرة بسبب حجم الخبرة والدعم الذي يقدمونه.
اختر النظام الذي يناسب متجرك والطريقة التي تخيلتها لمستقبله. مع Shopify POS، يمكنك الحصول على رؤية كاملة لإيراداتك الواردة ويمكنك إدارة جميع المصروفات الثابتة والمتغيرة والمختلطة لمتجرك – من المخزون الذي تشتريه إلى المبلغ الذي تنفقه على العمالة بناءً على جدولة الموظفين الخاصة بك. فقط قم بتثبيت أحد تطبيقات إدارة الرواتب وإدارة الفريق في متجر Shopify للسيطرة على الرواتب وجدولة العمل وإدارة تكاليف العمالة الخاصة بك اليوم.
بحث إضافي ومحتوى من Alexis Damen.
Source: https://www.shopify.com/retail/manage-payroll
اترك تعليقاً