من قبل فريق Shopify
ما هي محاسبة التجارة الإلكترونية؟
محاسبة التجارة الإلكترونية هي ممارسة تسجيل وتنظيم وإدارة جميع البيانات المالية والمعاملات ذات الصلة بتشغيل شركة التجارة الإلكترونية. فكر فيها كجزء من محاسبة الأعمال الصغيرة التي تم إعدادها خصيصًا لتلبية احتياجات مقدمي خدمات التجارة الإلكترونية.
عند أبسط مستوى لها، المحاسبة هي ممارسة تتبع وتسجيل المعاملات وتصنيف كل معاملة على أنها إيرادات أو مصروفات. بسيطة جدا، أليس كذلك؟
ومع ذلك، يمكن أن يكون من السهل أن تضيع في مصطلحات المحاسبة، خاصة إذا كنت جديدًا على أمور الماليات التجارية. لتبسيط الأمور، فيما يلي بعض المكونات الرئيسية لمحاسبة التجارة الإلكترونية:
ماذا يشمل محاسبة التجارة الإلكترونية؟
مثل جميع المحاسبة التجارية، تشمل محاسبة التجارة الإلكترونية:
وظائف المحاسبة الأساسية، مثل إدارة الفواتير والرواتب والميزانيات
وظائف التخطيط والتقارير المتقدمة، مثل إعداد البيانات المالية وإنشاء خطة ضريبية استراتيجية
إدارة الضرائب، المحاسبة، والتخطيط للنمو هي غالبًا ثلاثة مجالات رئيسية للتركيز عليها.
أساليب المحاسبة لبائعي التجارة الإلكترونية
هناك العديد من مزودي الخدمات المحاسبية المختلفين المتاحين – من منصات برامج المحاسبة إلى شركات المحاسبة التقليدية. قبل البدء مع بائع، ومع ذلك، ستحتاج إلى اختيار طريقة المحاسبة.
هناك طريقتان للمحاسبة وهما المحاسبة النقدية والمحاسبة الاستحقاقية. يمكن لشركة التجارة الإلكترونية استخدام أي من الطريقتين، ولكن ليس كلاهما في وقت واحد. يتطلب تبديل الطرق تقديم أوراق عمل إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS).
المحاسبة النقدية
المحاسبة النقدية هي طريقة المحاسبة التي تقيس تحويل النقد.
إليك مثالًا على كيفية عمل المحاسبة النقدية:
يبدو بسيطًا، أليس كذلك؟ بموجب هذه الطريقة، قد تتلقى أمر شراء لطاولة قهوة مصنوعة يدويًا بقيمة 800 دولار، تصنع الطاولة، ثم تشحن الطاولة إلى عميلك. بموجب طريقة المحاسبة النقدية، ستسجل الإيرادات من الطاولة فقط عندما يصل دفع المشتري إلى حسابك.
تنطبق القاعدة نفسها على المصروفات. قد تدين بمبلغ 10,000 دولار لمصور فيديو عن سلسلة من مقاطع الفيديو الترويجية لتكتمل في بداية الربع الثاني، ولكن لأن هذه الـ 10,000 دولار لا تزال في حسابك المصرفي في نهاية الربع الأول، ستدفع الضرائب عليها خلال الربع الأول. من الناحية المحاسبية، هذا الدين يهم فقط عندما يغادر المال حسابك.
المحاسبة الاستحقاقية
تقيس المحاسبة الاستحقاقية، على عكس المحاسبة النقدية، المعاملة عندما يتم كسب الأموال أو تكبد المصروفات، وليس عندما يتغير الدفع.
تستخدم طريقة الاستحقاق بشكل أكثر تواترًا من قبل الشركات الكبيرة، وتتطلب معرفة محاسبية متخصصة أكثر ونهجًا أكثر تفاعلية لإدارة الحسابات من طريقة المحاسبة النقدية.
تعطي هذه الطريقة صورة أكثر دقة عن الوضع المالي للشركة، ولكنها أكثر تعقيدًا من المحاسبة النقدية. المحاسبة بناءً على الاستحقاق هي الطريقة المطلوبة بموجب مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
إليك كيف تعمل:
على الرغم من أن المحاسبة بناءً على الاستحقاق يمكن أن توفر صورة أكثر دقة عن الوضع المالي لشركتك على المدى الطويل، إلا أنها قد تؤدي أيضًا إلى إضلال أصحاب الأعمال حول الحالة الحالية لحساباتهم. على سبيل المثال، قد تكسب صانعة الطاولات المذكورة أعلاه 800 دولار فور الانتهاء من طاولتها، على سبيل المثال، ولكن قد يكون حساب البنك التجاري لها فارغًا بعد ذلك.
أفضل برامج محاسبة للتجارة الإلكترونية
دعنا نلقي نظرة على أفضل برامج المحاسبة للأعمال الصغيرة التي يمكنك استخدامها في عملك التجاري الإلكتروني.
QuickBooks Online
QuickBooks Online هو برنامج شامل للمحاسبة السحابية يوفر التشغيل التلقائي في متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك. يتكامل مع قنوات البيع عبر الإنترنت الشهيرة مثل Shopify. تتم هذه الميزة عن طريق القضاء على الإدخال اليدوي والحاجة إلى التحقق المتبادل من المبيعات والمدفوعات عبر متاجر مختلفة.
تشمل الميزات:
- التكامل السلس: قم بربط منصات التجارة الإلكترونية الخاصة بك والأسواق مع QuickBooks لاستيراد المبيعات والمدفوعات تلقائيًا وتعيينها للحسابات الصحيحة.
- المطابقة الذكية: يقوم QuickBooks تلقائيًا بتقسيم الإيرادات والضرائب والرسوم عبر قنوات المبيعات الخاصة بك ويعين المدفوعات مع الودائع المصرفية الصحيحة.
- تحليل الاتجاهات: يوفر نظرة عميقة في مبيعاتك وإيراداتك وأفضل المنتجات مبيعًا. قم بتشغيل تقارير مفصلة حول أداء عملك عبر قنوات المبيعات المختلفة.
- إدارة الضرائب: من خلال تفصيل البيانات المالية المفصلة بشكل تلقائي، يساعدك QuickBooks على زيادة الاستقطاعات الخاصة بك، مما يجعل وقت الضرائب أسهل.
Xero
Xero يوفر برنامج محاسبة قائم على السحابة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يوفر مجموعة من ميزات إدارة المال بما في ذلك عدد غير محدود من المستخدمين، ومحاسبة القيد المزدوج، ودعم الميزانية. يمكنك أيضًا تخصيص لوحة المعلومات الخاصة بك لمراجعة جميع مقاييس الأداء لعملك التجاري الإلكتروني في وقت واحد.
تشمل الميزات:
- 800+ تكامل: يتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث المختلفة، بما في ذلك Shopify و Stripe، لتعزيز وظائفه.
- عدد غير محدود من المستخدمين: يمكنك أن تكون لديك العديد من مستخدمي البرامج كما تحتاج، مع مستويات تحكم متعددة لحسابات مختلفة.
- إصدار الفواتير والعروض: يوفر قالبًا للفواتير قابل للتخصيص وميزة لإنشاء وإرسال العروض. كما يتضمن خيارات للتذكيرات التلقائية، والفواتير المتكررة، والقدرة على إرسال واستلام الأموال من مستخدمي Xero الآخرين.
- تتبع المصروفات: قم بتوصيل بطاقة الائتمان وحساب البنك مباشرةً في التطبيق، وتصنيف المصروفات الخاصة بك، وتقسيم المعاملات، وتذكر فئات المعاملات السابقة التي استخدمتها.
Zoho Books
Zoho Books هي منصة شاملة لإدارة مهام المحاسبة وتنظيم المعاملات الخاصة بشركتك. يوفر موقعًا واحدًا وآمنًا للتعامل مع فواتير وفواتير الشركة ومصالح البنوك والسيطرة على الإنفاق.
تشمل الميزات:
- استيراد: القدرة على استيراد وتنظيم البيانات الحالية الخاصة بك لتبسيط العمليات.
- تخصيص: يتيح لك تخصيص قوالب المعاملات البيعية والشرائية لتناسب احتياجات العمل وتعكس هوية العلامة التجارية الخاصة بك.
- التشغيل التلقائي: يسهل تحديد أولويات المهام وإدارة المهام المتعددة بفضل سير العمل التلقائي. تشمل هذه التنبيهات عبر البريد الإلكتروني وتحديثات الحقول وإشعارات التطبيق الداخلي.
- إدارة المستندات: يوفر موقعًا مركزيًا لجميع مستنداتك، مما يتيح تحميل وإرفاق المستندات مثل الإيصالات بسجلات المعاملات. يمكن إرسال المستندات مباشرةً إلى صندوق الوارد الخاص بك حيث يتم تصنيفها ومعالجتها تلقائيًا.
كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب للتجارة الإلكترونية الخاصة بك
اختيار أفضل حل محاسبة لمتجرك التجاري هو قرار كبير. أثناء مقارنة الخيارات المختلفة الخاصة بك، ضع في اعتبارك الاعتبارات التالية:
- التكاملات: عندما تجمع بين النظامين، يمكنك بسهولة تحويل البيانات تلقائيًا، والحفاظ على مستويات المخزون دقيقة، وتبسيط الامتثال الضريبي الخاص بك.
- قابلية التوسع: مع نمو عملك، ستتغير احتياجاتك المحاسبية. ابحث عن برامج تقدم خطط أسعار أو حزمًا مختلفة يمكنك ترقيتها مع زيادة احتياجاتك.
- الميزات: ابحث عن أدوات توفر الوقت مثل إصدار الفواتير، وتتبع المصروفات، وحساب ضريبة المبيعات، والرواتب، والدعم للعملات المتعددة التي يمكن أن تساعد في تبسيط مهام الإدارة الإدارية الخاصة بك.
- سهولة الاستخدام: لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت في تعلم (أو تدريب فريقك) على البرنامج. تأكد من أنه سهل الاستخدام ولديه واجهة نظيفة.
- دعم العملاء: الدعم الجيد هو مكسب حقيقي إذا واجهت مشاكل. ابحث عن برامج مع دعم عملاء قوي، بما في ذلك الدردشة المباشرة، ودعم الهاتف، وقاعدة معرفة قوية.
- الأمان: بياناتك المالية أمور حساسة. تأكد من أن برنامجك يحتوي على ميزات مثل المصادقة ذات العاملين المزدوج، وتشفير البيانات، والنسخ الاحتياطي المنتظم لحماية معلوماتك.
- المراجعات الجيدة: تحقق من المراجعات من الشركات التجارية الإلكترونية الأخرى. يمكنك تصفح مواقع مثل G2 أو متجر تطبيقات Shopify للحصول على فهم جيد لمزايا وعيوب البرنامج.
بشكل عام، يعتمد أفضل برنامج على ظروفك الخاصة. قبل الالتزام بأحدها، قم بتجربة مجانية لمعرفة ما إذا كان لديه كل ما تحتاجه.
أفضل الممارسات في محاسبة التجارة الإلكترونية
قواعد المحاسبة والتشريعات الضريبية تختلف من بلد إلى آخر، لذا فإن البقاء على اطلاع دقيق هو أمر حاسم لنجاحك. حتى إذا لم تكن المحاسبة هي نقطة قوتك، هناك بعض الإرشادات البسيطة لمتابعة تشغيل عملية التجارة الإلكترونية بسلاسة.
سواء كنت تدير متجرك الأول أو الخامس عبر الإنترنت، هنا بعض أفضل الممارسات في المحاسبة للالتزام بها:
- الأولوية للمحاسبة الجيدة: الحفاظ على توازن الكتب هو المفتاح لمحاسبة التجارة الإلكترونية الفعالة. سجل بدقة جميع المعاملات المالية، بما في ذلك المبيعات والمشتريات والإيرادات والمصروفات. بهذه الطريقة، ستكون لديك فهم واضح لصحة أعمالك المالية.
- التشغيل التلقائي في أقصى حد ممكن: يجعل التكنولوجيا من السهل توفير العديد من المهام المحاسبية. يمكنك استخدام البرامج لتتبع المبيعات وحساب الضرائب وحتى إرسال الفواتير نيابة عنك. يقلل هذا من خطر الأخطاء البشرية ويوفر لك الوقت.
- استخدم برنامج محاسبة للتجارة الإلكترونية: هناك العديد من برامج المحاسبة المتاحة للأعمال التجارية عبر الإنترنت التي تتكامل مع منصتك التجارية الإلكترونية. يمكن لهذه الأنظمة مساعدتك في إدارة ومصالحة المبيعات والمخزون والمصروفات الخاصة بك.
- مصالحة حساباتك بانتظام: اعتاد على مقارنة سجلاتك المالية بكشوف حسابك المصرفي بانتظام للتأكد من تطابق كل شيء. يمكن أن يساعدك ذلك في اكتشاف وتصحيح أي أخطاء قبل أن تتحول إلى مشاكل خطيرة.
- تتبع المخزون: إدارة المخزون الممتازة ضرورية للشركات التجارية الإلكترونية. تحتاج إلى معرفة ما لديك في المخزون وما هو مباع وما لم يباع. قد تقدم برامج المحاسبة الخاصة بك ميزات تتبع المخزون، أو قد ترغب في استخدام نظام إدارة المخزون المتخصص.
- مراقبة التدفق النقدي: انظر إلى التدفق النقدي الخاص بك – كمية المال القادمة والمغادرة من عملك. يعني التدفق النقدي الإيجابي أن المال يدخل وأن عملك ماليًا بصحة جيدة، ولكن إذا كان هناك مزيد من المال يخرج منه من المال القادم، فستحتاج إلى معالجة هذا بسرعة.
- فهم ضريبة المبيعات: تعقيد ضريبة المبيعات بالنسبة للشركات التجارية الإلكترونية، خاصة إذا كنت تبيع للعملاء في ولايات أو بلدان مختلفة. فهم التزاماتك وتأكد من جمع وتحويل المبلغ الصحيح من ضريبة المبيعات.
مع Shopify Tax، يمكنك الإشراف على التزامات ضريبة المبيعات الحالية من إدارة Shopify، وجمع المبلغ الصحيح عند الخروج بدقة مع دقة المنتج والموقع، والسماح لـ Shopify بتطبيق تغييرات الأسعار والتنظيمية تلقائيًا كلما حدثت. استكشف Shopify Tax.
أسئلة متكررة حول محاسبة التجارة الإلكترونية
كيف تقوم بالمحاسبة لشركة تجارة إلكترونية؟
تنطوي محاسبة التجارة الإلكترونية على محاسبة المعاملات عبر الإنترنت، والتي غالبًا ما يتم دفعها باستخدام بطاقات الائتمان أو أنظمة الدفع الرقمية الأخرى. على عكس المتاجر التجزئة التقليدية، يجب على شركة التجارة الإلكترونية تتبع ومصالحة المبيعات والإرجاعات والمستردات والمدفوعات من مصادر متعددة مثل PayPal و Stripe. بالإضافة إلى ذلك، يجب على شركات التجارة الإلكترونية أن تحاسب وتتبع المخزون والشحن والضرائب وغيرها من البيانات المعاملاتية.
ما هي المشكلات المحاسبية للتجارة الإلكترونية؟
تواجه محاسبة التجارة الإلكترونية العديد من المشكلات، بما في ذلك إدارة التزامات ضريبة المبيعات عبر اختلاف الولايات بسبب قواعد “العلاقة الاقتصادية”. كما تنطوي على مهمة تعقيد إدارة المخزون التي تتطلب تتبع حالة وموقع السلع عبر مستودعات أو مراكز توزيع متعددة. تشمل المشكلات الأخرى تتبع الرسوم المختلفة التي يفرضها منصات التجارة الإلكترونية، ومعالجة إرجاع المنتجات وضمان المحاسبة الدقيقة لها، والقيود في الوصول إلى تحليلات البيانات الفعلية، مما يعوق اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
ما هي فوائد محاسبة التجارة الإلكترونية؟
تعد المحاسبة والمحاسبة أمورًا مهمة لشركات التجارة الإلكترونية لعدة أسباب. أولاً، المحاسبة والمحاسبة الدقيقة ضرورية لتتبع التدفق النقدي وفهم الصحة المالية للعمل. يمكن أن تساعد هذه المعلومات في توجيه القرارات التجارية وضمان أن العمل يلتزم بجميع اللوائح المعمول بها. علاوة على ذلك، يمكن أن تحدد ممارسات المحاسبة والمحاسبة الجيدة المجالات التي يمكن فيها للشركة تقليل التكاليف وزيادة المبيعات. وأخيرًا، من خلال تتبع المعلومات المالية، يمكن للشركات التخطيط بشكل أفضل للضرائب وتتبع دفعات العملاء وإدارة المخزون.
هل أحتاج إلى محاسب لشركتي التجارة الإلكترونية؟
ذلك يعتمد على حجم شركتك التجارية الإلكترونية. إذا كنت في بداية الأمر، قد لا تحتاج إلى محاسب. ومع ذلك، إذا كانت شركتك تنمو وتحتاج إلى مساعدة في الضرائب والقضايا المالية الأخرى، فقد يكون للمحاسب فائدة.
Source: https://www.shopify.com/blog/ecommerce-accounting
اترك تعليقاً