كيفية حماية أصول شركتك الرقمية

ما هي الأصول الرقمية؟

تمتلك شركتك أصولًا – أشياء ذات قيمة. تشمل هذه الأصول كل شيء من النقد والحسابات المدينة، ومعدات العمل والمركبات، والأراضي والمباني. ربما قام محاسبك بتضمين تكلفة وقيمة الأصول الخاصة بك في القائمة المالية، ولكن ربما نسي الأصول الرقمية.

الأصول الرقمية هي الأصول التي توجد على الإنترنت. قد تكون بعض الأصول الرقمية الخاصة بك موجودة على خوادمك الخاصة أو قد تكون “في السحابة”. تشمل الأصول الرقمية ما يلي:

• صور الأعمال التجارية التي قمت بإنشائها. قد تكون صورًا لعملك أو عمليات العمل. هذه الأصول لأنها يمكن بيعها.
• مواقع الأعمال التجارية أو المدونات. لها قيمة، وقد يكون “مظهر” الموقع قيمة إذا تم تسجيله كعلامة تجارية.
• عمليات الأعمال (على جداول البيانات، على سبيل المثال) التي قام موظفوك بتطويرها والتي يمكن تكرارها وبيعها.
• التطبيقات التي قامت شركتك بإنشائها، سواء للبيع أو للاستخدام الخاص.
• قوائم جهات الاتصال عبر البريد الإلكتروني وقوائم العملاء أو العملاء، بما في ذلك قوائم البريد الإخباري، لها قيمة لأنها يمكن بيعها.
• اشتراكات في المجلات الإلكترونية لها قيمة لفترة الاشتراك.
• الملكية الفكرية – المواد المحمية بحقوق النشر أو العلامات التجارية أو علامات الخدمة (شعار شركتك، على سبيل المثال)، براءات الاختراع. قد تكون هذه الأصول موجودة في شكل ورقي، ولكن في معظم الأحيان هي رقمية فقط.
• المنتجات في متجر على الإنترنت، والتي تعد جزءًا من مخزون شركتك. يجب أن تكون تحت سيطرتك، حتى إذا تم تخزينها على الإنترنت. إذا كنت بائعًا في أمازون، على سبيل المثال، فقد تكون المنتجات في مستودعهم، ولكنك تحصل على البيع.

لماذا تعتبر الأصول الرقمية مهمة؟

مثل جميع الأشياء القيمة التي تمتلكها شركتك، فإن الأصول الرقمية ذات فائدة كبيرة لعملك.

• يمكنك المطالبة بالنفقات المتعلقة بشراء واستخدام الأصول في إقرار ضريبة عملك. يمكن اعتبار تكلفة الأصول القصيرة الأجل (مثل اللوازم، على سبيل المثال) كنفقة فورية، في حين يمكن تكلفة الأصول طويلة الأجل (تستمر لمدة عام على الأقل) أن تكون مصروفة على مر الزمن (سواء من خلال الاستهلاك أو الاستنزاف).
• يمكنك بيع العديد من هذه الأصول أو ترخيصها بينما لا تزال تمتلكها.
• الأصول قيمة للمستثمرين أو شخص يشتري عملك. يعتمد المبلغ الذي قد يدفعه شخص ما لشراء عملك إلى حد كبير على قيمة أصول العمل.
• بعض الأصول الرقمية، مثل قوائم العملاء أو قوائم مشتركي النشرة الإخبارية، مفيدة بشكل خاص في إنشاء الودائع. قيمة الودائع من منظور المحاسبة والتقييم تعتمد على هذه القوائم.
• حماية سجلات المحاسبة وسجلات الموظفين عبر الإنترنت يعني أنها متاحة للتدقيق. عدم وجود سجلات محاسبة يعني أنه قد لا تتمكن من إثبات خصومات النفقات. عدم وجود سجلات الموظفين قد يعني أنك في خطر من الغرامات والعقوبات.

من أين يمكنني البدء في حماية أصولي الرقمية؟

ابدأ بتحديد وإدراج جميع هذه الأصول بشكل شامل. استخدم القائمة أعلاه كنقطة انطلاق، ولكن كن مبدعًا. فكر في أي شيء لديك على الإنترنت أو على خادم شركتك الذي يمكن أن يكون له قيمة. أنت تبحث عن أشياء تملكها شركتك، أشياء لا يمتلكها أحد آخر وقد يرغب في شرائها أو سرقتها. اعتبر هذه الأصول الرقمية كعناصر ممكنة للبيع. ما الذي ترغب فيه أو تعتبره قيمة إذا كنت تشتري هذه الشركة؟

ثم، ابدأ بتحديد الملكية والقيمة. انظر إلى الأصول الرقمية التي قمت بإدراجها. من يمتلكها؟ يجب تحديد الملكية المحددة قبل أن تتمكن من حماية هذه الأصول. على سبيل المثال، هل يمكنك إثبات أن شركتك تمتلك رسائل البريد الإلكتروني للموظفين أو قوائم البريد الإلكتروني؟ تحقق مع محامٍ لكتابة سياسات تحدد الملكية.

على الرغم من أنه قد يكون من الصعب تحديد قيمة محددة لبعض الأصول الرقمية لشركتك، إلا أنه من الجيد أن يكون لديك بعض الفهم لهذه القيمة في وقت مبكر بدلاً من ذلك. نعم، قد تتغير قيمة هذه الأصول الرقمية مع الوقت، مع إضافة عملاء إلى قائمتك أو صفحات إلى موقع الويب الخاص بك أو تحديث العمليات، ولكن يمكن تحديد قيمة قاعدية من خلال التقدير. ابحث عن مقدر أعمال يمكنه أن يعطيك تقديرًا الآن. من الأسهل بكثير تحديد قيمة شيء موجود بالفعل بدلاً من شيء تم سرقته أو تدميره بواسطة كارثة مثل الفيضان أو الحريق.

إذا كان لديك منتجات تبيعها من خلال بائع عبر الإنترنت مثل أمازون أو إيباي، اقرأ الاتفاقية للتأكد من الاحتفاظ بالملكية.

قم بإنشاء اتفاقيات حماية. قم بحماية أصولك الرقمية من خلال اتفاقيات مع أولئك الذين يمكنهم سرقتها. افكر في جعل الموظفين والعملاء والاستشاريين يوقعون اتفاقيات عدم الكشف. تضع هذه الاتفاقيات الآخرين على علم بأن سرقة الأصول الرقمية قد تؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.

سجل الملكية الخاصة بك. يمكن تسجيل العديد من الأصول الرقمية لإعلام العالم بملكيتك. يمكن حقوق النشر للصور التجارية والعمليات التجارية ومحتوى المواقع والمدونات. يمكن تسجيل الأصول الرقمية مثل الشعارات والتصاميم. ولا تنس براءات الاختراع للعمليات.

ملاحظة: قدمت مكتب حقوق النشر الأمريكي عملية تسجيل مجموعتين لتسهيل تسجيل المحتوى عبر الإنترنت. يمكنك تسجيل مجموعات من المحتوى القصير عبر الإنترنت مثل مقالات المدونات ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام تسجيل المجموعة للأعمال الأدبية القصيرة عبر الإنترنت (GRTX). سيتم إصدار طلب التسجيل عبر الإنترنت لهذا التسجيل في أغسطس 2020. يمكنك تسجيل الصور المنشورة باستخدام عملية GRPPH والصور غير المنشورة باستخدام عملية مماثلة (GRUPH).

خطط للمستقبل. ماذا يحدث لأصول شركتك الرقمية إذا حدث شيء لك؟ قم بتضمين أصولك الرقمية في اتفاقات شركتك. على سبيل المثال، يجب أن تُحسب الأصول الرقمية التي تمتلكها شراكة في اتفاق الشراكة، جنبًا إلى جنب مع الأصول الأخرى. إذا كان لديك شركة صغيرة تتألف من شخص واحد أو عائلة، فقم بتضمين هذه الأصول في خطط الخلافة الخاصة بك.

احتياطي! من المهم العثور على نظام احتياطي لحماية جميع أصولك الرقمية. وجود نسخة احتياطية لنسخة احتياطية ليس أمرًا غريبًا. قد ترغب أيضًا في وجود نسخة احتياطية على القرص الصلب ونسخة احتياطية عبر الإنترنت للتأكد من الحماية المزدوجة.

أخيرًا، قم بإنشاء بروتوكولات لحماية الأصول الرقمية

الآن بعد أن قمت بإعداد نظام إدارة الأصول الرقمية الخاص بك، قم بتوثيقه. قم بإعداد مهام مستمرة محددة لعمليات النسخ الاحتياطي والجداول الزمنية للمراجعات والتحديثات.

الكثير من أعمالك موجودة على الإنترنت؛ لذا حافظ على سيرها الجيد من خلال حماية هذه الأصول الرقمية على الإنترنت.

Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-protect-company-digital-assets-4153375