عندما أقوم بشيء يتضمن خطوات متعددة، يمكنك أن تكون متأكدًا من أنني أرغب في تذكره. في بعض الأحيان لا يمكن الاعتماد على دماغي في ذلك، لذا فإن وثائق العمليات هي الحل. سواء كنت تقوم بإكمال مهام متكررة أو إنشاء برنامج جديد، يمكن أن تساعدك وثائق العمليات في تشكيل جهود عملك بشكل رسمي. في الواقع، إن إنشاء الوثائق يساعد على تحسين التنسيق والهيكلة والاتساق في منظمتك.
ما هي وثائق العمليات؟
تتضمن وثائق العمليات إنشاء أدلة داخلية توضح الخطوات اللازمة لإكمال مهمة من البداية إلى النهاية. يمكن استخدام هذه المواد عند تدريب موظف جديد أو نقل المهام عند استقالة موظف. يمكن أيضًا أن تظهر وثائق العمليات تعقيد دور معين.
لماذا تهم وثائق العمليات؟
إذا كنت تفتقر إلى الهيكل والتفاصيل لعمليات المؤسسة الأساسية، فإن عملك معرض للفشل. توفر وثائق العمليات طبقة إضافية من الحماية لمؤسستك.
فوائد وثائق العمليات
تعد وثائق العمليات حاسمة لوظيفة وتدفق الأنظمة داخل منظمتك. تتبع هنا بعض الفوائد الشائعة لوثائق العمليات.
توفر الشفافية. يمكن أن يتحول عدم التوافق بسرعة إلى كابوس. “حتى في المؤسسات الصغيرة، فإن تهديد العزلة وعدم التوافق الحقيقي موجود بشكل كبير. توفر وثائق العمليات الشفافية لأعضاء الفريق المتعاونين والإدارة وأصحاب المصلحة كمصدر واحد للحقيقة”، كما يقول أماندا سيلرز، مديرة استراتيجية مدونة EN في HubSpot. تضمن استمرارية العمل. إذا غادر زميلك فجأة الشركة، فلا يجب أن يغادر معه جميع أسرار كيفية أداء عمله. “هل سمعت يومًا زميلك يقول ‘ماذا ستفعل هذه الشركة بدوني؟’ لقد سمعت ذلك، وعلى الرغم من أن ذلك قد يكون شهادة شرف وأمان وظيفي زائف، إلا أنه أمر فظيع في الواقع”، كما يقول باشا كولمان، مدير التسويق الرئيسي ومدير البرامج لتعزيز الوسائط في HubSpot. “إذا كان هناك نقطة فردية فاشلة في عملياتك، فقد تستفيد بشكل كبير من كتابة كل خطوة. من المحتمل أن تجد تكرارات أو حتى عزلة تؤثر سلبًا على قدرة الشركة على مواصلة العمل إذا تعطلت العملية أو إذا غادر الشخص الشركة حتى لو لمدة أسبوع من الإجازة”. تخلق مرونة ضد التغيير. تسمح وثائق العمليات لمؤسستك بالحفاظ على وتيرة وزخم ثابتين، على الرغم من الأجزاء المتحركة. من خلال تفكيك كل شيء (بأقصى قدر ممكن من التفصيل)، يمكن نقل مكونات العملية الفردية أو استبدالها بسهولة كبيرة. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عندما يكون هناك إعادة هيكلة أو تغييرات في التوظيف في منظمتك. عندما يغادر شخص واحد فريقك، يمكن لمعرفتهم أن تعيش. إذا انضم عضو فريق جديد، ستساعده الوثائق على الاندماج بسرعة. ستحدد العمليات والخطوات القابلة للتجاوز. عندما تستكشف عملياتك التنظيمية، ستحدد ما إذا كانت عملية توفر قيمة مبررة لمؤسستك. ستتمكن من تحديد الخطوات التي تعتبر ضرورية وفعالة ضمن عملياتك. هل هناك أي خطوات يمكن تعديلها أو إلغاؤها دون التضحية بالكفاءة؟ ستخلق هذه الممارسة وضوحًا لفريقك. تجمع وتنظم المعرفة. يحتوي وثيقة العملية على المعرفة الجماعية حول نهج معين لموضوع ما. من خلال جعل هذه الوثائق متاحة بسهولة لأعضاء الفريق، تسمح لتدفق المعلومات في جميع أنحاء المنظمة. تسمح للتقييم الذاتي وتأخذ في الاعتبار المتغيرات. تسمح وثائق العمليات لأعضاء الفريق بالتفكير في مساهماتهم الفردية. يمكنهم رؤية تأثيرهم بالضبط على نتيجة عملية معينة. إن إنشاء وثائق مفيد أيضًا في تحديد أين يمكن إجراء تعديلات لتحسين العملية لتحقيق نتائج أفضل. تضمن الامتثال. يجب أن يتضمن فريقك وثائق العملية ذات الصلة في عملية التوظيف والتدريب. يمكنك بعد ذلك التأكد من أن أعضاء الفريق، الجدد والقدامى على حد سواء، لديهم جميع المعلومات التي يحتاجونها لإكمال مهمة. من خلال تحديد المعايير، يمكنك التأكد من تحقيق السلامة أو الامتثال القانوني أو الآخر. يقلل من الأخطاء. الأخطاء جزء طبيعي من الحياة. ومع ذلك، سترغب في تجنب الأخطاء في عملك في أقصى حد ممكن. يمكن أن تساعدك التعليمات خطوة بخطوة لإكمال مهمة على تقليل هذه الأخطاء.
كيفية إنشاء وثائق العمليات
الآن بعد أن رأينا مدى أهمية وثائق العمليات لمؤسستك، دعنا نستكشف كيف يمكنك تنفيذها في أعمالك الخاصة.
كيفية كتابة وثائق العمليات
1. تحديد الغرض الخاص بك.
قبل أن تبدأ في الكتابة، قم بعقد جلسة تفكير. خلال هذا الوقت، يجب عليك تحديد ما يجب أن يحققه وثيقة النهاية الخاصة بك. هل تقوم بإنشاء دليل تدريب؟ هل تقوم بوضع عملية للقيادة العليا؟
2. تحديد الجمهور المستهدف.
ثم، حدد الجمهور المستهدف والسبب الذي يجب أن تشرح فيه هذه العملية لهم. على سبيل المثال، هل هذا لفريق المبيعات أم للموظفين الجدد؟ سيحدد الجمهور المعلومات التي تشملها.
3. تحديد التنسيق.
يجب أن تقرر ما هو ضروري بالنسبة لك لتضمينه في وثائقك. وهذا يتجاوز النص. هل ستحتاج إلى رسوم بيانية؟ ربما ستستفيد وثيقتك من الرسوم البيانية أو الجداول أو الرسم البياني. ربما ليس الشكل PDF أو صفحة الويب هو الشكل الأفضل. بعض العمليات يمكن شرحها بشكل أفضل عبر الفيديو.
4. تحديد النطاق.
سيحدد نطاقك ما يتم تضمينه وما لا يتم تضمينه في وثائقك. يمكن أن يساعدك هذا على الحفاظ على التركيز الضيق على المهمة المحددة التي يتم توثيقها. العمل ضمن نطاق محدد سيساعد فريقك على تجنب حمل المعلومات الزائدة.
5. تحديد الأدوات والموارد اللازمة.
ثم، حدد ما ستحتاجه لإكمال المهمة. وهذا يشمل البرامج والأدوات والرأسمال اللازمة لكل خطوة من العملية. يشار إلى هذه الموارد في بعض الأحيان باسم المدخلات.
6. تحديد التسلسل.
عند الإمكان، قم بتحديد الخطوات التسلسلية اللازمة لتكرار عملية. يلعب هذا دورًا كبيرًا في زيادة الكفاءة وتحديد النجاح العام لأي مهمة.
7. تحديد الأطراف المسؤولة.
الخطوة التالية هي التفكير في دور كل طرف معني. يجب أن يكون هذا الجزء من وثيقتك مفصلًا قدر الإمكان. قم بتضمين توقعات الجدول الزمني لكل شخص وكيف تدعم هذه المواعيد النهائية أهداف الجدول الزمني العامة.
8. تحديد الحدود.
يجب أن توضح وثيقتك أي حدود تشكل عمليةك. وهذا يشمل الجداول الزمنية للعمليات والمواعيد النهائية والقيود المالية ومؤشرات الأداء الرئيسية وما إلى ذلك. إذا كنت تفكر في تغيير عمليتك، فإن وضع حدود صارمة سيساعدك على فهم أي قيود. ستتمكن من تحديد ما يمكنك تغييره وما يجب أن يظل ثابتًا.
9. شرح الاستثناءات والظروف الطارئة.
كن حذرًا من الاستثناءات التي يمكن أن تنشأ واحتسابها في وثيقة العملية الخاصة بك. نفس الشيء ينطبق على الظروف الطارئة. يجب أن تحدد متى يجب على أعضاء الفريق أن ينحرفوا عن التسلسل المحدد للخطوات.
10. مراجعة واختبار.
بمجرد أن تأخذ في الاعتبار كل هذه العوامل وتوثق عمليةك، ستقوم بمراجعة عملك. عدل وثيقتك. ثم، اختبر تعليماتك عن طريق إكمال المهمة كما هو موضح. إذا تم كل شيء بشكل صحيح، يجب أن تحقق النتائج المرجوة لمهمتك.
نصيحة: إذا تنطوي عمليةك على أطراف متعددة، فقد يكون هذا مشروعًا ينطوي على طبقات من التعليقات. تقدم كل وجهة نظر فرصة أكبر لتحسين عملياتك.
نصائح لكتابة وثائق العمليات
قبل أن يبدأ فريقك في الكتابة، إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك على الاستفادة القصوى من جهودك.
1. اجعلها موجزة.
لديك خيار أن تكون مطولًا أو مختصرًا قدر الإمكان. نوصي بأن تكون موجزًا قدر الإمكان. قل ما يكفي لنقل الفكرة، دون تكرار أو استخدام كلمات زائدة.
2. قم بتضمين صور (حيثما ينطبق ذلك).
يمكن أن تجعل الصور وثيقتك أكثر جاذبية. على سبيل المثال، يمكن أن تقسم الصور أو الرسوم البيانية الكبيرة من النص. يمكن أن تجعل وثيقتك أسهل قراءة.
3. منح فريقك صلاحية التحرير.
منح أصحاب المصلحة القدرة على تحرير وثائق العمليات. يمكن أن يوفر هذا التغيير البسيط في إعدادات أذونات وثيقتك الكثير من الوقت والتبادل بين فريقك. مع تغير العمليات مع مرور الوقت، ستكون لديك عدة أعضاء في منظمتك يمكنهم الحفاظ على محتوىك محدثًا.
4. كن مرنًا.
تذكر: ليس هناك طريقة صحيحة واحدة لوثائق العمليات. الطريقة الوحيدة للقيام بوثائق العمليات بشكل خاطئ هو تجاهلها تمامًا. قد تتغير طريقة إنشاء الوثائق مع مرور الوقت. في الواقع، ستمر وثيقتك نفسها بتعديلات متعددة. احتفظ بعقلية مرنة للحصول على أفضل النتائج.
البدء في الوثائق
الآن، بعد أن استكشفت أفضل الممارسات لوثائق العمليات، يمكنك البدء في الكتابة.
تذكر: توثيق الخطوات لعملياتك الأكثر اتباعًا يوفر لفريقك من الحاجة المستمرة إلى إعادة اختراع العجلة. بدلاً من ذلك، سيكون لفريقك أساس قوي. بدلاً من ذلك، يمكنهم الابتكار إذا لزم الأمر.
Source: https://blog.hubspot.com/marketing/process-documentation
اترك تعليقاً