By Dropbox Team
We don’t need to be in an office to do our best work
شركات تتناقش بشدة (وتنفذ) في تطبيق قرارات العودة إلى المكتب، ولكننا نعتقد أن المحادثة حول العودة إلى المكتب تغفل النقطة الأساسية: أين نعمل أقل أهمية من كيفية عملنا. وتظهر بياناتنا ذلك. يقوم الموظفون بأفضل أداء لهم عندما يتم منحهم المرونة والاستقلالية.
“تحويل Dropbox إلى هذا المختبر لمستقبل العمل الموزع كان رائعًا. إنه نموذج عمل قمنا ببنائه بعدة سنوات في المستقبل، وقمنا بتجريبه وحل المشاكل وتصميم هذا المحفظة بأكملها.” – درو هيوستن، مؤسس والرئيس التنفيذي لـ Dropbox، في مقابلة أكتوبر 2023 مع مجلة Fortune
تساعدنا ردود الفعل من الاستطلاعات الداخلية الأخيرة على فهم سبب استمرار الموظفين في الشعور بالنجاح في نموذج عملنا: يقول ما يقرب من 70% إن العمل الأول الافتراضي يساعدهم على العمل بكفاءة أكبر مما سيفعلون في المكتب، ويقول 73% إنهم مرتاحون في مساحة عملهم المنزلية. قال 76% إنهم تمكنوا من إنشاء وقت غير منقطع لإنجاز العمل، وقال 70% إنهم يستخدمون أيام عمل غير خطية لاعتماد جداول زمنية أكثر سلاسة.
Distributed teams need the right tools and frameworks to succeed
عندما قمنا بالتحول إلى العمل الأول الافتراضي، كنا نعلم أننا بحاجة إلى إعادة تصميم طريقة عملنا – عبر الجميع – من أدواتنا إلى سياساتنا إلى عاداتنا.
كان أحد التغييرات السلوكية الأكثر تأثيرًا هو اعتماد عقلية “التزامن الأصلي”. كشركة موزعة عالميًا، يعمل 92% من موظفينا مع زملاء في مناطق زمنية مختلفة، ويقول 73% إن التواصل الواضح والوثائق هما أكثر الطرق فعالية لدعم التعاون الأصلي.
ولكننا رأينا أيضًا بعض التحديات في هذا التحول. يعني الانتقال إلى العمل القائم على الشاشة التعامل مع المزيد من الرسائل والاجتماعات والتنبيهات. يواجه الموظفون صعوبة في العثور على ما يحتاجونه بسبب “الضوضاء” – الإشعارات اللانهائية التي يتلقونها من الأدوات التي نستخدمها لإنجاز العمل.
في العام الماضي، أصبح واضحًا أننا بحاجة إلى التفاني في حل هذه المشاكل. يعرف موظفونا أن اعتماد التعاون الأصلي ضروري للتأثير في Dropbox، ولكنهم يرغبون في توجيه أفضل حول كيفية التواصل بشكل غير متزامن. لهذا السبب نركز على تبسيط تواصلنا مع قنوات أقل وأنظمة أفضل في المستقبل. لقد قمنا مؤخرًا بتنفيذ نصائح سريعة داخلية للعمل الأول الافتراضي. توفر هذه النصائح لـ Dropboxers إرشادات قابلة للتنفيذ وسهلة الاستيعاب، بالإضافة إلى روابط للموارد الموجودة مثل أدواتنا للعمل الأول الافتراضي، وبودكاست Remotely Curious، والكتب الداخلية، ونصائح التكنولوجيا، وأكثر من ذلك.
باستخدام ملاحظات الموظفين، جنبًا إلى جنب مع عملائنا الذين يشعرون بنفس الألم، نقوم أيضًا بتصميم طرق جديدة بشكل محدد لتبسيط سير العمل المتشظي وترقية أدوات التعاون الأصلي. على سبيل المثال، يساعد Dropbox Capture في التخفيف من العقبات التواصلية ويسهل على الناس في مناطق زمنية مختلفة التواصل بشكل غير متزامن عن طريق السماح لنا بإعطاء واستلام التعليقات باستخدام تسجيلات الشاشة والتعليقات الصوتية ولقطات الشاشة. يقوم Dropbox Sign بتوثيق المهام التي كانت تحتفظ تقليديًا بالقلم والورق، مثل جمع التوقيعات، ويوفر حلاً رئيسيًا يجعل سير عمل الاتفاقات أكثر سلاسة.
Focusing on focus can help boost effectiveness
نحن لسنا الوحيدين الذين يتعلمون كيفية التنقل في موجة التشتت الجديدة. في الواقع، في دراسة أجرتها Economist Impact برعاية Dropbox مؤخرًا، قامت بمسح أكثر من 1000 عامل معرفة في 10 دول حول العالم. أظهرت الدراسة أن فقدان التركيز يكلف الشركات الأمريكية ما يقرب من 468 مليار دولار سنويًا. الخبر السار؟ أظهرت الدراسة أيضًا أن الترتيبات المرنة للعمل والممارسات المقصودة يمكن أن تساعد – وهذا هو كيف يمكننا أن نهدف إلى حل مشكلة نقص التركيز.
في هذا العام، زدنا من تأثير موظفينا من خلال مساعدتهم في إيجاد التركيز. تعلمنا أن تحديد حدود مقصودة حول متى التركيز ومتى التعاون أمر حاسم. في الواقع، قال 76% من موظفينا إن نموذجنا الأول الافتراضي يمكنهم بشكل فعال إنشاء وقت غير منقطع للتركيز على أولوياتهم. وبالمثل، تسمح مرونة نموذجنا لموظفينا بحجز وقت مخصص للتعاون المباشر. يمكن تصميم بقية يومهم حسب احتياجاتهم الخاصة.
لتشغيل اجتماعات أكثر فعالية وتركيزًا، يستخدم معظم موظفي Dropbox الـ 3 D – نقاط النقاش والمناقشة واتخاذ القرارات. ومع ذلك، سمعنا ردود فعل تشير إلى أن هناك مجالًا للتحسين وتنفيذ ممارسات اجتماعية أفضل. بالتعاون مع باحث سلوكي للتعمق في هذه المسألة، تعلمنا أنه يجب أن نكون أكثر اتساقًا في تحديد جداول الأعمال وأخذ الملاحظات وتحديد عناصر العمل. يمكننا أيضًا أن نكون أكثر تفكيرًا في كيفية إجراء اجتماعات منتجة عبر مناطق زمنية مختلفة.
نتيجة لبحوثنا حول التركيز، قمنا أيضًا بتعزيز الكتب الداخلية لممارسات الاجتماعات من خلال نصائح سريعة. تشمل بعض نصائحنا السريعة الأخيرة المتعلقة بالتركيز كيفية تمكين وجدولة وضع التركيز على الأجهزة، والقيام بـ “فحص التركيز” لتجديد الانتباه، وتحديد ذروة مستويات الطاقة طوال اليوم للعمل الأمثل.
من المثير للاهتمام أن دراسة Economist Impact أفادت أيضًا بأن الفترات الزمنية الأقصر والاستراحات المتكررة لا تؤدي بالضرورة إلى نقص التركيز. في الواقع، يمكن أن تحسن التركيز وجودة العمل والرفاهية. نرى بعض الفرص هنا، حيث تظهر الاستطلاعات الداخلية لدينا أن 56% فقط من الموظفين يأخذون وقتًا للاستراحة، ويشعرون بالرضا فقط بنسبة 47% مع مستويات نشاطهم البدني. كجزء من تطوير نموذجنا في المستقبل، نعتزم تجربة طقوس فريقية مختلفة حول أوقات بدء الاجتماع لمراعاة الاتصال قبل الاجتماع ومعايير متابعة ما بعد الاجتماع، و “المشي والحديث 1:1” للاستراحة والحركة عندما لا يكون الفيديو عبر Zoom ضروريًا.
جنبًا إلى جنب مع هذه الممارسات، يجب أن تزيل أدوات العمل الحديثة الاحتكاك من مهامنا اليومية. لهذا السبب نحن نطور منتجات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لمساعدة كل من Dropboxers وعملائنا على إيجاد التركيز وتحسين سير العمل بشكل غير متزامن. على سبيل المثال، يعد Dropbox Dash أداة بحث عالمية تساعدنا على العثور على المعلومات التي نحتاجها عبر جميع التطبيقات والأجهزة من مكان واحد مركزي دون الحاجة إلى إزعاج زملاء العمل بالأسئلة عبر Slack أو البريد الإلكتروني. ويساعدنا Dropbox AI على مراجعة وتلخيص واستخلاص المعلومات الأكثر صلة من Dropbox بأكمله، مما يوفر الوقت والجهد ببضع نقرات سهلة.
Best practices can always be improved
على الرغم من أن العمل الأول الافتراضي يعمل بشكل جيد بالنسبة لنا، إلا أن هناك دائمًا فرصة للاستمرار في النمو والتكيف والتطور. مشاركة المعرفة وفعالية الاجتماعات وتجارب الشخصية ذات الجودة واستخدام الموارد والتعاون الأصلي ما زالت في صدارة اهتمامنا عندما ندخل عامًا آخر في نموذج عملنا التشغيلي. في عام 2024، نتطلع إلى إجراء تجارب جديدة استنادًا إلى ملاحظات الموظفين والانغماس في عقلية التعلم. نحن متحمسون للمشاركة المزيد مع تقدمنا!
اترك تعليقاً