تقلص التجزئة يشير إلى الإجراءات التي يتخذها الأعمال للحد من السرقة والاحتيال. هذه الخسائر القابلة للتجنب، التي تسببها الأخطاء البشرية أو الجهود المتعمدة، تعرف بـ “تقلص التجزئة”.
ما هو التقلص؟
التقلص هو مصطلح محاسبي يستخدم لوصف الحالة التي يكون فيها لدى المتجر عدد أقل من العناصر في المخزون المسجل في دفتر الأرصدة. تشمل العوامل التي تساهم في التقلص سرقة الموظفين، وسرقة المتسوقين، والأخطاء الإدارية، واحتيال الموردين، وتلف المنتجات، وغيرها. يوجد علاقة مباشرة بين التقلص والربح: كلما زاد التقلص، قلت الأرباح. أظهرت دراسة الأمن التجزئة الوطنية لعام 2020 أن التقلص في أعلى مستوى له على الإطلاق، حيث يشكل 1.62٪ من صافي أرباح التجار، مما يكلف الصناعة 61.7 مليار دولار. أبلغ عن معدلات تقلص تزيد عن 3٪ مرتين تقريبًا مقارنة بالسنوات السابقة.
أنواع تقلص المخزون
بعد أن تفهمت أساسيات الوقاية من الخسائر وتأثيرها على التجار، دعنا نلقي نظرة على أنواع تقلص المخزون الشائعة: سرقة المتسوقين أو السرقة، احتيال الإرجاع، سرقة الموظفين، الأخطاء الإدارية، احتيال الموردين، والخسارة غير المعروفة.
سرقة المتسوقين أو السرقة
أظهرت دراسة سرقة التجزئة السنوية الثالثة والثلاثين لشركة جاك إل. هايز الدولية أن قيمة حالات سرقة المتسوقين ارتفعت بنسبة 13٪ في عام 2020. تمثل سرقة المتسوقين الحصة الأكبر من تقلص التجزئة في التجزئة، حيث تشكل أكثر من 35٪ من الخسائر السنوية.
عند التفكير في سرقة المتسوقين، قد تتخيل شخصًا يخرج من الباب ويحتجز منتجًا تحت قميصه – وهذا جزء من مشكلة سرقة المتسوقين.
لكنها ليست الصورة الكاملة. قد يسرق المتسوقون عناصر تتراوح أسعارها بين 1 و 1000 دولار. قد يعملون بمفردهم أو في مجموعة من اللصوص. قد يضربون مرة واحدة أو يعودون كل أسبوع.
يمكن أن تأخذ سرقة المتسوقين العديد من الأشكال ويمكن أن تكون مشكلة لأي تاجر. لهذا السبب، من الضروري أن تتخذ خطوات للحد من إمكانية سرقة المتسوقين في متجرك.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك اتباعها لتحقيق ذلك:
1. المراقبة واللافتات الواضحة. لا تستهين بقوة مراقبة متجرك وجعله واضحًا للعملاء أنك تقوم بذلك. تتيح لك كاميرات المراقبة التقاط لصوص المتسوقين قبل مغادرتهم المتجر، ويمكن أن تذكر اللافتات العملاء بالكاميرات واستعدادك لمتابعة المتسوقين اللصوص، وهذا يمكن أن يكون طريقة فعالة لردع هذا السلوك.
2. تنظيم المتجر بشكل مدروس. اعتمادًا على تصميم متجرك، قد تجعله أكثر سهولة للمتسوقين اللصوص القيام بأعمالهم. الزوايا المظلمة أو غير المراقبة والبضائع المتدفقة أو غير المنظمة تجعل من السهل على سرقة المتسوقين أن تمر دون اكتشاف. بعد كل شيء، كيف يمكنك أن تعرف أن شيئًا ما مفقود عندما لا تعرف أين كان في البداية؟ إذا كان متجرك يحمل عناصر ثمينة أو تسرق بشكل متكرر، فكر في قفلها في حالة.
3. خدمة العملاء الممتازة. حث موظفيك على الترحيب بالعملاء عند دخولهم إلى المتجر، وتقديم المساعدة أثناء تجوالهم، وتوفير موظفين في مناطق مثل غرف الملابس. تذكير المتسوقين بأن هناك أشخاصًا في المكان للقبض على سراق المتسوقين هو طريقة رائعة أخرى لردع سلوك سرقة المتسوقين.
احتيال الإرجاع
أحد الأسباب المتجاهلة للخسارة في التجزئة هو احتيال الإرجاع. يتم تجاهله لأنه يصعب اكتشافه في المقام الأول – تظهر آثاره فقط عندما تتراكم على مر السنة. يمكن أن يتخذ احتيال الإرجاع أشكالًا مختلفة، بما في ذلك: إعادة المنتجات المسروقة، إعادة المنتجات المشتراة بأموال مزيفة، إعادة المنتجات المستعملة، استخدام إيصالات مزورة لإعادة المنتجات، إعادة المنتجات المستبدلة.
من الصعب الحد من احتيال الإرجاع بسبب جميع الطرق التي يمكن أن يتم بها. ومع ذلك، يمكنك مكافحة كل نوع من أنواع احتيال الإرجاع بوضع سياسة إرجاع واستبدال ذكية يتم تنفيذها بشكل متسق من قبل الموظفين:
1. المطالبة بإيصالات للحصول على استرداد نقدي. يطلب معظم التجار إيصالًا للحصول على استرداد نقدي للعناصر المرتجعة، ويجب أن تفعل ذلك أيضًا. لا يعني عدم وجود إيصال أن العملاء يمكنهم فقط الحصول على رصيد المتجر أو استبدال العنصر. تأكد من تنفيذ هذه السياسة بنسبة 100٪.
2. تدريب الموظفين على اكتشاف احتيال الإرجاع. ليست العوائد الاحتيالية واضحة مثل سرقة المتسوقين. لهذا السبب، فإن تدريب الموظفين على اكتشاف ووقف احتيال الإرجاع أمر ضروري.
3. المطالبة ببطاقة هوية لتتبع العوائد. بغض النظر عن سياسة الإرجاع وتدريب الموظفين، قد ينجح بعض العوائد الاحتيالية في الانزلاق. من الجيد أن تطلب بطاقة هوية صالحة أثناء جميع عمليات الإرجاع والاستبدال حتى تتمكن من تحذير العملاء الذين يتصرفون بشكل متكرر أو غير مشروع.
سرقة الموظفين
سرقة الموظفين ليست شيئًا يرغب التجار في القلق به. من السهل أن تقول إنك تثق في موظفيك وتترك الأمر على ذلك.
ومع ذلك، فإن عدم التحضير السليم للسرقة الداخلية يجعلك عرضة للخطر. ففي الواقع، تشكل سرقة الموظفين 90٪ من الخسائر الكبيرة، حيث تفقد الشركات 50 مليار دولار سنويًا نتيجة لذلك.
يمكن أن تتخذ سرقة الموظفين العديد من الأشكال، وليس كلها تبدو واضحة مثل السرقة المباشرة التي قد تتصورها. تشمل سرقة الموظفين ما يلي: سرقة المنتجات بشكل مباشر، إصدار إرجاعات مزيفة وإصدار بطاقات هدايا مزورة، “التعاطف” (عدم مسح جميع عناصر صديق أو أفراد عائلته بشكل صحيح أو استخدام خصم الموظف بشكل غير صحيح)، وسحب النقود من الصندوق – عادةً بمبالغ صغيرة يمكن أن تتراكم لتصبح خسائر كبيرة.
إذن، كيف يمكنك وقف سرقة الموظفين في متجرك؟ لديك دائمًا خيار وضع كاميرات المراقبة في جميع المناطق الخاصة بالموظفين، ونشر لافتات تشير إلى أن الموظفين يتم مراقبتهم، وفحص حقائب الموظفين قبل مغادرتهم. ولكن كما يمكنك تخيل، هذا النوع من التنفيذ لا يخلق أفضل روح معنوية أو بيئة عمل.
فيما يلي بعض الطرق العملية الأخرى للحد من سرقة الموظفين والاحتيال:
1. مراجعة ممارسات التوظيف الخاصة بك. قد لا تكون التجار معروفة دائمًا بمتطلبات التوظيف الصارمة، ولكن يجب أن تأخذ العناية في اختيار شركاءك الأماميين في مكافحة الخسائر. ابحث عن موظفين ذوي ضمير يتصرفون بنزاهة. فهم أقل عرضة للاستفادة من سلطتهم كموظفين وسيكونون حلفاء أفضل في مساعدتك على مكافحة جميع أنواع الخسائر في التجزئة أيضًا.
2. تدريب الموظفين بشكل صحيح. بمجرد أن تكون لديك الفريق المناسب، فإن واجبك هو تزويدهم بالتدريب الذي يحتاجونه للحد من الأخطاء والخسائر، وتحديد سرقة المتسوقين والاحتيال، وتقليل معدل تقلص التجزئة.
3. النظر في ثقافة المتجر الخاص بك. عندما يكون لديك ثقافة عمل رائعة في متجر التجزئة الخاص بك، يبقى الموظفون لفترة أطول ويستثمرون أكثر في نجاح متجرك. اعمل على خلق ثقافة إيجابية ومنخفضة في معدل التحويل (بالإضافة إلى النصائح أعلاه) وسترى انخفاضًا في حالات سرقة الموظفين والاحتيال.
الأخطاء الإدارية
عندما يتعرض صافي أرباحك للضرر، فإنه لا يشعر بالراحة. ولكن ليست جميع الخسائر في التجزئة ناتجة عن سلوك خبيث أو غير قانوني. يشكل الأخطاء الإدارية والورقية البسيطة ما يصل إلى 18.8٪ من تقلص التجزئة السنوي – يُطلق عليها أحيانًا “تقلص الورق”.
هذه نسبة كبيرة من المبيعات يمكنك الاحتفاظ بها فقط من خلال تنفيذ الأنظمة المناسبة لتتبع المخزون والمبيعات بدقة وسلاسة.
كيف يترجم الخطأ الإداري إلى خسائر في التجزئة؟ يمكن أن تؤدي أخطاء مثل التسميات الخاطئة والتخفيضات غير الصحيحة وأخطاء المحاسبة إلى بيع المنتجات بأقل من السعر الذي يجب أن يكون عليه أو استردادها بمبالغ أكبر مما يجب. هذا يعني أن الدولارات الحقيقية تضيع.
الأخطاء الإدارية هي بطبيعتها عرضية، ولكن هذا لا يعني أنها لا يمكن منعها. دعونا نلقي نظرة على كيفية تجنب واكتشاف “تقلص الورق” قبل أن يكلف متجرك الكثير:
1. تدريب الموظفين. سواء كانوا يجربون الجرد، أو يجريون جولات مع مسدس الأسعار، أو يقومون بمعالجة الإرجاعات، فإن الموظفين المدربين بشكل صحيح أقل عرضة لارتكاب أخطاء تسهم في خسائر التجزئة.
2. العد الجزئي للمخزون. اعتمادًا على عدد المنتجات والمتغيرات التي تحملها، قد يستغرق عد الجرد الكامل وقتًا طويلاً. قد تفكر في القيام بعدادات جزئية (المعروفة أيضًا باسم عد جزئي للجرد)، حيث تعد المخزون المتاح لنوع واحد من المنتجات بدلاً من جميع المنتجات التي تحملها في وقت واحد. نظرًا لأنه يمكن القيام بها بسرعة وبشكل متكرر أكثر من العد الجسدي الكامل للمخزون، يمكن أن تساعدك العدادات الجزئية على اكتشاف التقلص ومعالجته قبل أن يصبح مشكلة أكبر.
3. احتيال الموردين. يعود حوالي 5٪ فقط من التقلص إلى احتيال الموردين. ينطوي هذا النوع من تقلص المخزون على جانبين: الاحتيال المتعلق بتزوير الشيكات ومخططات الفواتير، أو سرقة الموردين من المتجر عند تسليم المخزون.
بعض الطرق لمكافحة احتيال الموردين تشمل:
1. إجراء فحوصات خلفية دقيقة على الموردين الجدد. يعد الموردين تمديدًا لأعمالك في التجزئة، خاصة إذا كانوا يقومون بتسليم الطلبات إلى متجرك. كم تعرف حقًا عن الموردين وموظفيهم؟ تأكد من التحقق من سمعتهم أو وجود غرامات أو دعاوى قضائية موجودة. يمكنك أيضًا النظر في وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم، والتحقق من التحقق من السجلات الشركاتية، ومعرفة ما إذا كان لدى الموظفين أي سوابق جنائية.
2. إنشاء خط دعم مجهول. قد يكون بعض الموظفين أو الأطراف الخارجية مترددين في الإبلاغ عن الاحتيال. قد لا يرغبون في ربط اسمهم بتقرير خوفًا من التبعات. يمكنك إنشاء خط دعم مجهول أو نظام رسائل يمكن للأشخاص الإبلاغ عن الاحتيال دون الكشف عن معلوماتهم الشخصية.
3. تفويض موظفين محددين للتعامل مع المخزون والفواتير. إذا لم تتعامل مع جميع الفواتير وشراء السلع، فليكن لديك موظفون منفصلون يديرون كل مهمة. موظف واحد لشراء السلع، وآخر للفواتير.
الخسارة غير المعروفة
هنا أكثر نوع غريب ومحبط للتقلص: الأسباب المجهولة. وفقًا لدراسة الأمن التجزئة الوطنية، يتعذر تفسير أكثر من 6٪ من التقلص، مما يتركك والملايين من المتاجر الأخرى في الظلام.
استراتيجيات وقاية التقلص في التجزئة
على الرغم من العديد من الأسباب المعروفة (وغير المعروفة) لتقلص المخزون، هناك طرق مفيدة لمنعه. يمكن أن يعمل أي مزيج من الطرق التالية: مراجعة ممارسات التوظيف والتدريب، ووضع سياسات واضحة، وخلق ردع قوي، والحصول على تأييد الجميع، وتوظيف مدير لمكافحة التقلص، وتحسين ممارسات المحاسبة الصارمة، وتحسين إدارة المخزون.
مراجعة ممارسات التوظيف والتدريب
على الرغم من أن أحدث التكنولوجيا والأدوات يمكن أن تحسن عملياتك، فإن التدريب التقليدي للموظفين يعود مرة أخرى. ارتفعت نسبة التحدث عن وقاية التقلص أثناء التوظيف الجديد بشكل كبير في عام 2020، حيث استخدمت 95٪ من الشركات هذه الاستراتيجيات على التوالي.
من خلال مراعاة وقاية التقلص أثناء عملية التوظيف والتدريب، يمكنك التأثير على العاملين الأكبرين في هذه العوامل – سرقة المتسوقين وسرقة الموظفين.
عندما يتعلق الأمر بسرقة الموظفين، قد تتخيل أن عمال المتجر يخبئون المنتجات لأنفسهم. ولكن تشمل سرقة الموظفين أيضًا أشياء مثل إساءة استخدام الاسترداد وإساءة استخدام التخفيضات.
عند توظيف عمال المتجر، ما هي الصفات والمهارات التي تبحث عنها؟ يجب أن تقوم بفحص المرشحين الذين يتصفون بالضمير والنزاهة.
الموظفون الذين يتفوقون في تلك المجالات هم شركاء في مكافحة التقلص. فهم أقل عرضة للاستفادة من قوتهم كموظفين وسيكونون حلفاء أفضل في مساعدتك على تقليل تقلص التجزئة.
الموظفون الجيدين يرغبون في منع خسائر المخزون، ولكن من واجبك تزويدهم بالأدوات والتدريب اللازم لتحقيق ذلك. يمكن أن يحدث التدريب في مجال وقاية التقلص الكثير من الفرق في تقلص التجزئة.
عندما يتعلق الأمر بتدريب وقاية التقلص، لديك العديد من الخيارات. يمكنك تجربة دورة عبر الإنترنت من منظمة مثل أكاديمية وقاية التقلص أو مؤسسة وقاية التقلص. أو يمكنك جلب خبير خارجي في مكافحة التقلص والأمان لتدريب الموظفين شخصيًا.
إنشاء سياسات واضحة
السياسة الواضحة أمر ضروري للحد من تقلص المخزون. في الواقع، أبلغت أكثر من 92٪ من الشركات عن استخدام رمز سلوك كجزء من برنامج التوعية بوقاية التقلص في عام 2020. على الرغم من أن هذا لا يمنع بشكل فعال السلوك الجنائي من الموظفين، إلا أنه يعبر عن التزام عملك بالسلوك الأخلاقي ويضع توقعات لسلوك الموظفين.
أنشئ سياسة تسلط الضوء على الاستخدام المقبول لممتلكات الشركة وأظهرها للموظفين أثناء التوظيف. كن واضحًا بشأن الإجراءات التأديبية التي ستتخذها إذا تم ضبط شخص ما يسرق من الشركة.
من المهم أن يتم تطبيق نفس المعايير على الجميع. على سبيل المثال، إذا لم ترغب في أن يسرق موظفو المتجر المال أو استخدام اللوازم لأغراض شخصية، فلا تسمح للمشرفين أو المديرين بذلك أيضًا.
خلق ردع قوي
استمرار الجريمة التجزئة المنظمة (ORC) في أن تكون مشكلة خطيرة للتجار، حيث بلغت الخسائر المتوسطة أكثر من 700،000 دولار لكل مليار دولار في المبيعات. أدى تيسير إرشادات إنفاذ القانون وتخفيض العقوبات إلى زيادة في نشاط ORC، وفقًا لاستطلاع الجريمة التجزئة المنظمة لعام 2020.
غالبًا ما يقوم التجار بتغيير استراتيجياتهم لمكافحة الجريمة في التجزئة، سواء كانت مدفوعة من الموظفين أو العملاء. إعطاء انطباع بأن لديك أمن قوي مهم بقدر أهمته. يظهر هذا أنك تأخذ الخسائر على محمل الجد ويمكن أن يردع الناس عن القيام بسلوك سيئ.
متى كانت آخر مرة قمت فيها بمراجعة نظام وقاية التقلص الخاص بك وفعاليته؟
في عام 2020، كانت أعلى خمسة أنظمة لوقاية التجزئة في الاستخدام هي: إنذارات السرقة أو المراقبة الإلكترونية للمقالات (95٪)، مسجلات الفيديو الرقمية (88٪)، كاميرات المراقبة المرئية للعملاء المباشرة (78٪)، استلامات الودائع من سيارات النقل المدرعة (77٪)، وتعدين بيانات نقاط البيع (72٪).
شهدت كل هذه الأدوات نموًا كبيرًا من عام 2019، وفقًا لاستطلاع NRF.
ولكن هذه ليست الوسائل الوحيدة التي يستخدمها التجار للردع. أظهرت الدراسة نفسها من NRF زيادات كبيرة عامًا بعد عام في الأدوات الخمس التالية لوقاية التجزئة:
1. تحليلات نقاط البيع وكاميرات المراقبة المرئية للعملاء المباشرة أصبحت أدوات تستخدم على نطاق واسع. بالمقابل، يستمر التجار في الاعتماد على الأدوات التقليدية مثل إنذار السرقة لردع الجريمة. السؤال الذي يجب مراعاته هو: ما هي التكنولوجيا الجديدة أو الناشئة التي يجب أن تنظر في استكشافها؟
يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من أدوات مثل كاميرات المراقبة ومسجلات الفيديو الرقمية بسهولة. على سبيل المثال، تعاونت Shopify مع google و Nest لمساعدة التجار على استخدام كاميرات أمان عالية التقنية بسعر معقول.
بدلاً من تثبيت نظام أمان ضخم ومكلف في متجرك، يمكنك البدء في استخدام كاميرا Nest بسعر 199 دولار فقط. يستغرق الأمر دقائق للإعداد، ومع تطبيق Shopify، يمكنك مراقبة النشاط في المتجر من أي مكان، مما يوفر لك الوقت ويحمي أموالك الثمينة.
تحسين إدارة المخزون
يجب أن تكون إدارة المخزون أولوية لعملك إذا كنت ترغب في تحسين وقاية التقلص. من خلال التحكم الجيد في المخزون، يمكنك تتبع العناصر ومنع التقلص.
بعض الطرق لتحسين إدارة المخزون تشمل:
1. تنفيذ تتبع العناصر. تتبع العناصر أمر سهل ويمكن أن يساعدك في معرفة أين اختفى منتج ما، سواء في المستودع أو على الأرض. يمكنك تثبيت علامات RFID على المنتجات، والتي تستخدم ترددات الراديو لتتبع العناصر، وتتبع المخزون ومستويات الأسهم تلقائيًا.
2. عد المخزون بانتظام. على الرغم من أن عد الجرد الكامل قد يستغرق وقتًا طويلاً للقيام به بانتظام، فقد تفكر في القيام بعدادات جزئية بدلاً من ذلك. مع Shopify، يمكنك مقارنة مستويات الأسهم التي لديك في المتجر بالمستويات المسجلة في نظام نقاط البيع الخاص بك، وتصفية وتحديث مستويات الأسهم المسجلة عندما تجد اختلافات.
3. إجراء تدقيقات مفاجئة. إذا شعرت أن أحد الموظفين يسرق منك، قم بإجراء تدقيق مفاجئ. يمكن أن يكشف عد الجرد العشوائي عن عدم انتظاميات في المخزون دون إعطاء الموظفين وقتًا للتحضير.
4. الاستثمار في تكنولوجيا إدارة المخزون. باستخدام برامج إدارة المخزون بدلاً من الدفاتر أو جداول البيانات، يمكن أن تصبح إدارة المخزون أقل عرضة للأخطاء البشرية – كما أنها تزودك بالأدوات والبيانات والتقارير التي تساعدك على إدارة المخزون بشكل أكثر كفاءة وتحقيق أقصى قدر من العائد على الاستثمار.
على سبيل المثال، يمكنك مع Shopify POS طلب وتصنيف عدد غير محدود من المنتجات والمتغيرات، وتتبع وعد ومصالحة المخزون في عدة مواقع للمتجر، والوصول إلى تقارير مفصلة عن المخزون المتاح لديك من مكتب واحد.
مع توسع عملك في التجزئة وصعوبة إدارة المخزون، من المرجح أن يزداد تقلص المخزون. قد تفكر في الاستثمار في الأدوات المناسبة لمساعدتك على فهم الثغرات المحتملة وتقليل المخاطر حتى تتمكن من تحقيق أرباح أعلى لعملك.
إنشاء خطة وقاية للتقلص لمتجرك
في عالم التجزئة، يعد التقلص جزءًا من الحياة – ولكن هذا لا يعني أن عليك أن تكتفي بإهدار مبيعاتك كل عام.
بغض النظر عن الطريقة التي تحاول بها، فإنها مشكلة كبيرة للتجار، خاصة أولئك الذين لديهم هوامش ضيقة بالفعل. بطاقات العناصر الإلكترونية، وأجهزة المراقبة عالية التقنية والتعرف على الوجه، اسمحوا للتجار بالبحث عن طريقة سهلة وفعالة للحد من فقدان المخزون.
ولكن الواقع هو أن خطة فعالة لوقاية التقلص هي أفضل رهان للحد من خسائر متجر التجزئة الخاص بك. إنه الطريقة الوحيدة لمكافحة مشكلات مثل سرقة المتسوقين وسرقة الموظفين بشكل فعال.
Source: https://www.shopify.com/retail/loss-prevention-retail-shrinkage
اترك تعليقاً