مع إطلاق عملك الصغير ، ستحتاج إلى التفوق في المهام المحاسبية التي تأتي مع امتلاك متجر. على الرغم من أن المحاسبة قد لا تكون الجزء الأكثر إثارة في نمو عملك ، إلا أنها أمر حاسم للبدء على القدم الصحيحة.
ما هي محاسبة الأعمال الصغيرة؟
محاسبة الأعمال الصغيرة هي مجموعة من الأنشطة المالية لمعالجة وقياس وتواصل أمور مالية العمل. تشمل هذه الأنشطة الضرائب والإدارة والرواتب والاستحواذ والمخزون.
1. افتح حسابًا مصرفيًا للأعمال الصغيرة
يحمي حساب مصرفي منفصل للأعمال الأصول الشخصية في حالة الإفلاس أو الدعاوى القضائية أو التدقيقات. إذا كنت ترغب في الحصول على تمويل في المستقبل من الدائنين أو المستثمرين ، فإن السجلات المالية القوية للأعمال يمكن أن تزيد من احتمالية الموافقة.
ابدأ بفتح حساب جاري ، ثم افتح أي حسابات توفر المساعدة في تنظيم أموال التدفق النقدي والتخطيط للضرائب. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد حساب توفير وتخزين نسبة مئوية من كل دفعة كما تحتفظ بضريبة الدخل الخاصة بك كعائد ذاتي الاستخدام. قاعدة جيدة هي وضع 25٪ من دخلك جانبًا ، على الرغم من أن التقديرات للأشخاص ذوي الدخل العالي قد تكون أقرب إلى الثلث.
لاحظ أنه يتطلب من الشركات ذات المسؤولية المحدودة (انظر دليلنا الخاص بالولايات المتحدة لشركات LLC في كاليفورنيا وشركات LLC في تكساس وشركات LLC في فلوريدا) والشراكات والشركات أن يكون لديهم حساب مصرفي منفصل للأعمال. لا يحتاج أصحاب الأعمال الفردية قانونيًا إلى حساب منفصل ، ولكن من المستحسن بالتأكيد ذلك.
بعد ذلك ، كمالك جديد لعمل صغير ، سترغب في النظر في بطاقة ائتمان للأعمال للبدء في بناء الائتمان. الائتمان مهم لتأمين التمويل ، وكذلك تمويل أوامر الشراء الكبيرة في المستقبل. يجب على الشركات وشركات LLC استخدام بطاقة ائتمان منفصلة لتجنب الاختلاط بين الأصول الشخصية والأعمال.
بناءً على نوع المعاملات التجارية التي ستقوم بها ، تحتوي بطاقات الائتمان التجارية المختلفة على مزايا مختلفة. إذا كنت تخطط لإنفاق الكثير على السفر ، على سبيل المثال ، فقد تكون بطاقة ائتمان تجارية تقدم أميالًا هي الأفضل.
لفتح حساب مصرفي للأعمال ، ستحتاج إلى اسم تجاري ، وقد تكون مطلوبة التسجيل في الدولة أو المقاطعة الخاصة بك. تحقق مع كل بنك لمعرفة الوثائق المطلوبة.
2. تتبع مصاريف عملك الصغيرة
الأساس الأساسي للمحاسبة التجارية الجيدة هو تتبع المصاريف بفعالية ودقة. إنها خطوة حاسمة تتيح لك مراقبة نمو عملك ، وبناء البيانات المالية ، وتتبع المصاريف القابلة للاستهلاك ، وإعداد إقرارات الضرائب ، وتشريع ملفاتك.
من البداية ، قم بإنشاء نظام محاسبة لتنظيم الإيصالات والسجلات الهامة الأخرى. يمكن أن يكون هذا العملية بسيطة وقديمة المدرسة (استخدم Filofax) ، أو يمكنك استخدام خدمة مثل Shoeboxed. بالنسبة لأصحاب المتاجر في الولايات المتحدة ، لا يتطلب منك مكتب الإيرادات الداخلية الحفاظ على إيصالات المصاريف التي تقل عن 75 دولارًا ، ولكنها عادة جيدة ، على أي حال.
هناك خمسة أنواع من الإيصالات التي يجب إيلاء اهتمام خاص لها: وجبات وترفيه. إجراء اجتماع تجاري في مقهى أو مطعم خيار رائع – فقط تأكد من توثيقه. على ظهر الإيصال ، قم بتسجيل الأشخاص الذين حضروا وغرض الوجبة أو الرحلة. السفر خارج المدينة. تشعر إدارة الإيرادات الداخلية والوكالة الكندية بالقلق من الأشخاص الذين يدعون الأنشطة الشخصية كمصاريف تجارية. لحسن الحظ ، توفر إيصالاتك سجلًا ورقيًا لأنشطتك التجارية أثناء السفر. مصاريف السيارة. سجل مكان ووقت وسبب استخدام المركبة للأعمال ، ثم ضع النسبة المئوية للاستخدام على مصاريف السيارة. إيصالات الهدايا. بالنسبة للهدايا مثل تذاكر حفلة موسيقية ، يهم ما إذا كان المانح يذهب إلى الحدث مع المستلم. إذا فعلوا ذلك ، فسيتم تصنيف النفقة على أنها ترفيه بدلاً من هدية. قم بتسجيل هذه التفاصيل على الإيصال. إيصالات مكتب المنزل. على غرار مصاريف السيارة ، تحتاج إلى حساب النسبة المئوية لاستخدام منزلك للأعمال ثم تطبيق تلك النسبة على مصاريف المنزل.
بدء عملك في المنزل هو وسيلة رائعة للحفاظ على تكاليف الإيجار منخفضة. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون مؤهلاً للحصول على امتيازات ضريبية فريدة. يمكنك خصم جزء من منزلك المستخدم للأعمال ، بالإضافة إلى الإنترنت المنزلي والهاتف المحمول والمواصلات من وإلى العمل ولأغراض العمل.
يجب أن تعكس أي مصاريف تستخدم جزئيًا للاستخدام الشخصي وجزئيًا للأعمال هذا الاستخدام المختلط. على سبيل المثال ، إذا كان لديك هاتف محمول واحد ، فيمكنك خصم النسبة المئوية التي تستخدمها الجهاز للأعمال. يمكن أن تدخل تكاليف الواي فاي في هذه الفئة أيضًا. تكاليف البنزين قابلة للاسترداد بنسبة 100٪ ، فقط تأكد من الاحتفاظ بجميع السجلات والحفاظ على سجل لأميال عملك (إلى أين تذهب وغرض الرحلة).
3. وضع نظام محاسبة
المحاسبة هي عملية المحاسبة اليومية لتسجيل المعاملات التجارية وتصنيفها ومصالحة كشوف البنوك.
كرائد أعمال جديد ، ستحتاج إلى تحديد كيف ترغب في إدارة كتبك: اتبع الطريقة التي تفعلها بنفسك واستخدم برامج مثل QuickBooks أو Wave. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام جدول بيانات Excel بسيط. استخدم محاسبًا مستعارًا أو بدوام جزئي يكون محليًا أو مستندًا إلى السحابة. إذا كانت شركتك كبيرة بما فيه الكفاية ، فقم بتوظيف محاسب داخلي و / أو محاسب.
مع العديد من خيارات برامج المحاسبة المدفوعة والمجانية المتاحة ، فمن المؤكد أنك ستجد حلاً للمحاسبة يناسب احتياجات عملك.
يحتاج أصحاب الأعمال الصغيرة أيضًا إلى تحديد ما إذا كانوا سيستخدمون طرق المحاسبة النقدية أو المستحقة. دعنا نلقي نظرة على الفرق بين الطريقتين. الطريقة النقدية. يتم التعرف على الإيرادات والمصروفات في الوقت الذي يتم فيه تلقيها أو دفعها فعليًا. الطريقة المستحقة. يتم التعرف على الإيرادات والمصروفات عند حدوث المعاملة (حتى لو لم يكن المال في البنك بعد). يتطلب ذلك تتبع الحسابات المستحقة والمدينة.
في الواقع ، يجب على الكنديين استخدام الطريقة المستحقة. لتبسيط الأمور ، يمكنك استخدام الطريقة النقدية طوال العام ثم إجراء إدخال تعديل واحد في نهاية السنة للحساب للمستحقات والمديونات الغير مسددة لأغراض الضرائب.
يمكن لأصحاب الأعمال في الولايات المتحدة استخدام المحاسبة القائمة على النقد إذا كانت الإيرادات أقل من 5 ملايين دولار ، وإلا يجب عليهم استخدام الطريقة المستحقة.
4. إعداد نظام لرواتب الأعمال الصغيرة
يبدأ العديد من المتاجر عبر الإنترنت كمشروع فردي. ولكن كمالك لعمل صغير ، يأتي الوقت الذي يكون من المنطقي فيه توظيف مساعدة خارجية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحديد ما إذا كان هذا الشخص موظفًا أم مقاولًا مستقلاً.
بالنسبة للموظفين ، ستحتاج إلى إعداد جدول رواتب والتأكد من أنك تحتفظ بالضرائب الصحيحة. هناك العديد من الخدمات التي يمكن أن تساعد في ذلك ، والعديد من خيارات برامج المحاسبة تقدم الرواتب كميزة.
بالنسبة للمقاولين المستقلين ، تأكد من تتبع المبلغ الذي تدفعه لكل شخص. قد يكون من المطلوب على أصحاب الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة تقديم نماذج 1099 لكل مقاول في نهاية السنة (سيتعين عليك أيضًا الاحتفاظ بأسمائهم وعناوينهم لهذا الغرض).
5. استكشاف الضرائب على الواردات
اعتمادًا على نموذج عملك ، قد تخطط لشراء واستيراد السلع من بلدان أخرى لبيعها في متجرك. عند استيراد المنتجات ، من المرجح أن تخضع للضرائب والرسوم ، وهو أمر يستحق الانتباه إليه إذا كنت تدير عملًا للشحن المباشر.
إذا كنت تستورد السلع ، فيمكن لك حاسبة الرسوم أن تساعدك في تقدير التكاليف في عملك والتخطيط للتكاليف. لمزيد من المعلومات حول الضرائب على الواردات ، قم بزيارة إدارة التجارة الدولية (للشركات الأمريكية) أو وكالة الحدود الكندية.
6. تحديد كيفية الحصول على أموالك
عندما تبدأ المبيعات في الزيادة ، ستحتاج إلى طريقة لقبول المدفوعات. إذا كنت صاحب متجر في أمريكا الشمالية على Shopify ، فيمكنك استخدام Shopify Payments لقبول طلبات الدفع ببطاقة الخصم أو الائتمان. هذا يوفر لك الوقت والجهد في إعداد حساب تاجر أو بوابة دفع طرف ثالث.
إذا استخدمت معالج دفع طرف ثالث ، فيختلف الرسوم. تفرض بعض الشركات معدلًا بالإضافة إلى الرسوم الثابتة لكل معاملة ، بينما يتم تحصيل رسوم شهرية لبعضها الآخر لعدد غير محدود من المعاملات المالية. يمكنك الاطلاع على هذه القائمة لمساعدتك في العثور على بوابة دفع تعمل في موقعك.
7. وضع إجراءات ضريبة المبيعات
جعل العالم التجاري عملية بيع للعملاء خارج ولايتك أو حتى بلدك أمرًا أسهل من أي وقت مضى. على الرغم من أن هذا فرصة رائعة للعلامات التجارية التي لديها أهداف نمو ، إلا أنه يقدم لوائح ضريبة المبيعات المربكة التي يمكن أن تسبب صداعًا في المستقبل.
عندما يدخل العميل إلى متجر تجزئة في الواقع ، يدفع ضريبة المبيعات في أي ولاية أو مقاطعة يقوم فيها بالشراء ، بغض النظر عما إذا كان يعيش في تلك المدينة أو يزورها من أي مكان في العالم. ومع ذلك ، عندما تبيع عبر الإنترنت ، قد يكون العملاء موجودين في مدن وولايات ومقاطعات مختلفة ، وحتى دول مختلفة.
يحتاج أصحاب المتاجر الكنديين فقط إلى البدء في تحصيل ضريبة القيمة المضافة / ضريبة البيع عندما يكون لديهم إيرادات تزيد عن 30،000 دولار أو أكثر في فترة 12 شهرًا. يمكنك تقديم ضريبة القيمة المضافة / ضريبة البيع التي تجمعها بالأقساط. إذا كنت ترغب ، يمكنك جمع ضريبة القيمة المضافة / ضريبة البيع حتى لو لم تحقق هذا الكم من الإيرادات ، واستخدمها للحصول على رصيد ضريبي.
يمكن أن يكون بيع للعملاء الدوليين أسهل من المبيعات المحلية. لا يحتاج أصحاب الأعمال الكنديين إلى فرض ضريبة القيمة المضافة / ضريبة البيع على العملاء الذين يكونون خارج كندا.
بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة ، تصبح ضريبة المبيعات أكثر تعقيدًا. ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تدير عملك في ولاية تعتمد على المصدر أو ولاية تعتمد على الوجهة. في الأولى ، يجب عليك فرض ضريبة المبيعات بناءً على الولاية التي تدير فيها عملك. الأخير يتطلب تطبيق ضريبة المبيعات بناءً على موقع المشتري.
المشتريات الدولية غير خاضعة للضرائب للشركات الموجودة في الولايات المتحدة. يمكن أن يصبح هذا كله معقدًا إلى حد ما ، لذا تحقق مع محاسبك للحصول على معلومات مفصلة حول لوائح ولايتك المحددة بشأن ضريبة المبيعات الدولية.
8. تحديد التزاماتك الضريبية
تختلف التزامات الضريبة اعتمادًا على هيكل عملك. إذا كنت تعمل بنظام العمل الحر (شركة فردية ، شركة ذات مسؤولية محدودة ، شراكة) ، فستدعي دخل الأعمال على إقرار الضرائب الشخصي الخاص بك. الشركات ، من ناحية أخرى ، هي كيانات ضريبية منفصلة وتخضع للضرائب بشكل مستقل عن المالكين. يتم فرض ضرائب على دخلك من الشركة كموظف.
إذا كنت في حيرة بشأن التزامات الضرائب المحتملة ، فمن الحكمة التحدث إلى محترف ضرائب. على الرغم من التكلفة ، يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والمال في المستقبل.
9. حساب الهامش الإجمالي
تحسين الهامش الإجمالي لمتجرك هو الخطوة الأولى نحو كسب المزيد من الدخل بشكل عام. من أجل حساب الهامش الإجمالي ، تحتاج إلى معرفة التكاليف التي تتكبدها لإنتاج منتجك. لفهم هذا بشكل أفضل ، دعنا نعرف بسرعة كل من تكلفة بيع السلع (COGS) والهامش الإجمالي. تكلفة بيع السلع (COGS). هذه هي التكاليف المباشرة التي يتكبدها الشركة في إنتاج المنتجات التي تبيعها. يشمل ذلك كل من تكاليف المواد وتكاليف العمالة المباشرة. الهامش الإجمالي. يمثل هذا الرقم إجمالي إيرادات البيع التي يتم الاحتفاظ بها بعد أن تتكبد الشركة جميع التكاليف المباشرة لإنتاج المنتج أو الخدمة.
هنا كيف يمكنك حساب الهامش الإجمالي:
الهامش الإجمالي (%) = (الإيرادات – COGS) / الإيرادات
يمكنك أيضًا استخدام حاسبة الهامش الربحي المجانية لإدخال أرقامك لحساب سريع.
الفرق بين مبلغ بيع المنتج والمبلغ الذي يأخذه العمل في نهاية اليوم هو ما يحدد حقًا قدرتك على الاحتفاظ بالأبواب مفتوحة.
10. التقدم بطلب للحصول على تمويل للأعمال الصغيرة
قد يكون لديك تراجع غير متوقع في المبيعات بسبب ظروف خارجة عن السيطرة ، أو ربما تحتاج إلى دفعة مالية خلال فترات بطيئة في الأعمال الموسمية. غالبًا ما يحتاج أصحاب العلامات التجارية ذات الأهداف الكبيرة للحصول على تمويل للاستثمار في تطوير منتجات جديدة والمخزون والمتاجر التجزئة والتوظيف وغيرها.
تذكر ، للحصول على قرض للأعمال الصغيرة ، من المحتمل أن تحتاج إلى تقديم البيانات المالية – بيان مركز الرصيد وبيان الدخل على الأقل ، وربما بيان تدفق النقد أيضًا. يجعل Shopify Capital الأمر بسيطًا لتجار Shopify للحصول على تمويل. يتم حساب القروض والسلف استنادًا إلى مبيعات الماضي للمتجر ، ويتم سدادها من خلال مبيعات المستقبل للمتجر.
قبل أن توافق على الدين ، من المهم حساب عائد الاستثمار للقرض. قم بجمع جميع المصاريف التي تحتاج القرض لتغطيتها ، والإيرادات الجديدة المتوقعة التي ستحصل عليها من القرض ، والتكلفة الإجمالية للفائدة. يمكنك استخدام حاسبة القروض التجارية لدينا لمعرفة التكلفة الإجمالية.
11. العثور على شركاء محاسبة عالية الجودة
كصاحب عمل صغير ، سترغب في فهم مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP). إنها ليست قاعدة ، ولكنها تساعدك في قياس وفهم أموال شركتك.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة أو توجيه إضافي في التخطيط المالي ، فيمكن للعديد من محاسبي الأعمال الصغيرة والمحترفين الماليين مساعدتك في الحصول على مزيد من السيطرة على أموالك. هناك بعض الأشخاص الذين قد ترغب في النظر في توظيفهم:
- محاسب معتمد عام (CPA). في حالة التدقيق ، يعد CPA الشخص الوحيد الذي يمكنه إعداد البيانات المالية المدققة قانونيًا.
- محاسب. يدير المحاسب السجلات اليومية ، ويصالح الحسابات بانتظام ، ويصنف المصروفات ، ويدير الحسابات المدينة / الدائنة.
- معد الضرائب. يقوم معد الضرائب بملء النماذج اللازمة وقد يقوم بتقديمها نيابة عنك خلال موسم الضرائب. قد يقوم بإعداد مدفوعات الضرائب المقدرة الخاصة بك أيضًا.
- مخطط الضرائب. يساعد هؤلاء المحترفون في تحسين ضرائبك قبل تقديمها ، مما يساعدك على معرفة طرق لتقليل عبء الضرائب الخاص بك.
12. إعادة تقييم طرقك بانتظام
عندما تبدأ للمرة الأولى ، قد تختار استخدام جدول بيانات بسيط لإدارة كتبك ، ولكن مع تطورك ، سترغب في النظر في طرق أكثر تقدمًا مثل QuickBooks أو Bench. تصبح البيانات المالية للأعمال أكثر تعقيدًا بشكل طبيعي مع التطور.
من المهم أن تقيم باستمرار كم من الوقت تقضيه على كتبك وكم يكلف هذا الوقت عملك. هذا هو السبب في أهمية تعلم أساسيات المحاسبة ، حتى لو لم تنوي دائمًا القيام بالمحاسبة بنفسك.
الحل المحاسبي الصحيح يعني أنه يمكنك استثمار المزيد من الوقت في العمل مع عدم وجود المحاسبة على طبقتك وتوفير المال للشركة. فوز-فوز!
أفضل برامج محاسبة للأعمال الصغيرة
يحتاج كل صاحب عمل جيد إلى برنامج محاسبة جيد لتجنب إضاعة الوقت في إدخال البيانات يدويًا. برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة هو شيء تستخدمه للوصول إلى المعلومات المالية بسرعة وسهولة. يتيح لك التحقق من أرصدة البنوك وفهم الإيرادات والتكاليف وتوقع الربحية وتوقع التزامات الضرائب وأكثر من ذلك.
بمجرد ربط حسابات البنوك وبطاقات الائتمان الخاصة بشركتك بالبرنامج ، تظهر المعاملات المالية في قائمة انتظار وتتم تجميعها في فئات. يمكنك العثور على كل هذه المعلومات في جدول الحسابات الخاص بك. بمجرد الموافقة على الفئات ، تتم تسوية المعاملات تلقائيًا في البيانات المالية الخاصة بك.
بعض الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج المحاسبة الخاص بك تشمل:
- تكامل المنصة. تريد أن يتكامل برنامج المحاسبة الخاص بك مع منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك ، بالإضافة إلى دعم التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث لأدوات إدارة العقود وأكثر من ذلك.
- تقارير واسعة النطاق. يوفر معظم برامج المحاسبة تقارير أساسية. ستحتاج إلى واحدة توفر تقارير متقدمة ، مثل المخزون والمصروفات ، حتى تتمكن من مراقبة صحة عملك المالية بسرعة.
- تكوين ضريبة المبيعات. معرفة ما إذا كنت ملزمًا بدفع ضريبة المبيعات وكم يجب جمعه يعد أمرًا مربكًا. يجعل أفضل برامج المحاسبة من السهل حساب ضريبة المبيعات.
- دعم ممتاز. تحقق من التقييمات وتصنيفات الدعم لرؤية مدى جودة دعم العملاء لشركة البرمجيات. اهدف إلى الحصول على دعم على مدار الساعة ومراكز الخدمة الذاتية.
هناك العديد من خيارات برامج المحاسبة سهلة الاستخدام للأعمال الصغيرة ، تتراوح بين النماذج المجانية والمدفوعة. يمكنك أيضًا تصفح متجر Shopify App للعثور على برنامج محاسبة يتكامل بسلاسة مع متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك.
تحقق من برامج المحاسبة التالية التي يمكنك استخدامها لإدارة كتبك:
- Xero: نظام محاسبة قائم على السحابة مصمم للشركات الصغيرة والناشئة. يمكنك الاتصال بمستشار موثوق والحصول على رؤية حول صحة أموالك المالية. يمكن الوصول إليه من أي جهاز. بالإضافة إلى ذلك ، مع ميزات المحاسبة المتقدمة لـ Xero ، يمكنك عرض التدفق النقدي والمعاملات وغيرها من المعلومات المالية الأخرى من أي مكان.
- QuickBooks Online: برنامج محاسبة للأعمال الصغيرة يديره Intuit. يمكنك استخدامه لالتقاط وتخزين إيصالات المصروفات ، وتتبع الإيرادات والمصروفات ، وأكثر من ذلك.
- Wave: حل محاسبة مبني على الويب مصمم للشركات الصغيرة. مع ميزة التصالح المصرفي ، يمكنك ربط حسابات البنوك الخاصة بك وحسابات PayPal ومصادر البيانات الأخرى لرؤية المعاملات التجارية في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا إنشاء تقارير مثل الحسابات المدينة والأرصدة وتقارير ضريبة المبيعات والحسابات المدينة.
- FreshBooks: برنامج محاسبة وإدارة الفواتير مبني على السحابة للشركات الصغيرة. يوفر إدارة المصروفات والمحاسبة الأساسية وكل ما تحتاجه لرعاية الحسابات الأساسية.
على الرغم من أنه لا ينقص الأدوات المحاسبية والضريبية للاختيار من بينها ، إلا أنك ترغب في استخدام أداة تشعر بالراحة في استخدامها وتعتزم استخدامها لفترة طويلة. يمكنك دائمًا تغيير الأدوات بالطبع ، ولكن يمكن أن يكون ذلك عملية تستغرق وقتًا ترغب في تجنبها قدر الإمكان.
اعرف أرقامك لتنمية عملك
قد يكون بدء عمل أمرًا مرهقًا. من خلال القيام بواجبك المنزلي فيما يتعلق بالخدمات المصرفية وإدارة المعاملات وجمع التمويل ومواضيع المحاسبة الأخرى ، ستكون لديك أموال متجرك الجديد في النظام من البداية. من فتح نوع صحيح من بطاقة ائتمان للأعمال إلى تحديد كمية الإيرادات التي ستحققها لكل منتج ، ستساهم هذه المهام جميعًا في نجاح عملك ، الآن ومع تطوره.
هل أنت مستعد لإنشاء أول عمل لك؟ ابدأ تجربتك المجانية لـ Shopify – لا يلزم بطاقة ائتمان.
اترك تعليقاً