إدارة المخزون: كل ما تحتاج إلى معرفته (2023)

إدارة المخزون هي عملية تنظيم وإدارة المخزون عبر سلسلة التوريد. الهدف من إدارة المخزون هو تقليل تكلفة حمل المخزون، مع الحفاظ على مستويات المخزون متسقة وتوفير المنتجات بسرعة للعملاء. إدارة المخزون هي قلب نجاح الأعمال التجارية في قطاع التجزئة.

ما هي إدارة المخزون؟

إدارة المخزون هي عملية الإشراف والتحكم الفعال في تدفق البضائع داخل الشركة. تتضمن تتبع مستويات المخزون ومراقبة حركة المخزون وتحسين إعادة التزويد لضمان توفر المخزون الكافي وتقليل التكاليف ومنع نفاد المخزون وتبسيط العمليات في سلسلة التوريد.

أنواع إدارة المخزون

تختلف إدارة المخزون من شركة إلى أخرى وهناك أنواع مختلفة يجب أخذها في الاعتبار.

إدارة المخزون في التجزئة

تشير إدارة المخزون للتجزئة إلى إدارة المخزون الذي تعتزم بيعه للعملاء. كتاجر تجزئة، هدفك الرئيسي هو ضمان توفر مخزون كافٍ لتلبية الطلبات واحتياجات العملاء. ومع ذلك، يكلف تخزين المخزون الكثير من المال، لذلك ترغب أيضًا في تجنب تخزين المخزون بشكل زائد في المستودع الخاص بك.

إدارة المخزون في مواقع متعددة

تزيد إدارة المخزون في مواقع متعددة من التعقيد حيث ستحتاج إلى إدارة المخزون عبر متاجر متعددة أو مستودعات أو قنوات مبيعات. تتجاوز هذه النوعية من إدارة المخزون الرؤية الشاملة لكل المخزون الخاص بك وتتطلب إدارة على مستوى الموقع أيضًا لضمان توفر مخزون كافٍ في كل مكان تبيع فيه.

فوائد إدارة المخزون

سواء كنت تمتلك شركة صغيرة أو تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فإن إدارة المخزون تساعد على تحقيق العديد من الأشياء الهامة لعملك:

1. تجنب التلف: إذا كنت تبيع منتجًا يحتوي على تاريخ انتهاء الصلاحية، مثل القهوة أو الشاي، فهناك فرصة حقيقية لأن يتلف إذا لم تبيعه في الوقت المناسب. تساعد إدارة المخزون الفعالة على تجنب التلف غير الضروري وتحسين السيطرة على المخزون.
2. تجنب المخزون العالق: المخزون العالق هو المخزون الذي لم يعد يمكن بيعه – ليس بسبب انتهاء صلاحيته، ولكن لأنه قد خرج من الموضة أو أصبح غير ذو صلة بأي شكل من الأشكال. من خلال اعتماد استراتيجية دقيقة، يمكنك التعامل مع هذا الخطأ المكلف في المخزون.
3. توفير تكاليف التخزين: يعتبر تخزين المنتجات تكلفة متغيرة، مما يعني أنه يتغير بناءً على كمية المنتج الذي تقوم بتخزينه. عندما تخزن كمية كبيرة من المنتج في وقت واحد، أو تنتهي بمنتج صعب البيع، سترتفع تكاليف التخزين الخاصة بك. تجنب ذلك سيوفر لك المال.
4. تحسين التدفق النقدي: يؤثر المخزون مباشرة على المبيعات (من خلال تحديد كمية ما يمكنك بيعه) والمصروفات (من خلال تحديد ما يجب عليك شراءه). كلا هذين العنصرين يلعبان دورًا كبيرًا في المبلغ النقدي الذي لديك في يدك. تحسين إدارة المخزون يؤدي إلى تحسين إدارة التدفق النقدي.
5. تحسين الوفاء بالطلبات: يمكن أن تساعد إدارة المخزون الجيدة في تحسين وفاء الطلبات بطرق مفيدة. يمكنك استخدام تكتيكات مثل توزيع المخزون، والتي تنطوي على وجود مخزون في مراكز التوزيع المتعددة لضمان أن منتجاتك قريبة من عملائك. يسرع هذا الأمر وقت التسليم مع تقليل تكاليف الشحن – وهما عاملان يساعدان على إبقاء العملاء راضيين.

تحديات إدارة المخزون

على الرغم من أن إدارة المخزون الفعالة توفر العديد من الفوائد، يجب عليك التغلب على بعض التحديات لتحقيق الكفاءة.

1. المخزون الظاهري: أحد التحديات الرئيسية لإدارة المخزون هو التعامل مع المخزون الظاهري. يشير المخزون الظاهري إلى الوضع الذي يقوم فيه نظام نقاط البيع بالإبلاغ عن المخزون المتاح الذي لا يوجد في الواقع في المتجر. يمكن أن يكون هذا الوضع مكلفًا، حيث سيؤدي إلى مستويات مخزون غير دقيقة يمكن أن تؤثر على قراراتك بشأن عرض المنتجات وإعادة الطلب.
2. تغيرات الطلب: يمكن أن تتسبب التغيرات في الطلب أيضًا في تحديات في إدارة المخزون. على سبيل المثال، تسببت جائحة كوفيد-19 في تغيرات جذرية في الطلب تقريبًا على الفور، مما تسبب في نقص المنتجات في العديد من المتاجر بسرعة.
3. مشاكل سلسلة التوريد: عامل آخر خارجي يمكن أن يؤثر بشكل كبير على إدارة المخزون هو سلسلة التوريد العالمية. ستتسبب قيود سلسلة التوريد في نفاد المخزون في متجرك إذا لم يكن لديك مخزون آمن كافٍ.
4. عمليات العد الصعبة: عملية عد المخزون صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً. نظرًا لأن عملية عد المخزون تستغرق وقتًا طويلاً، فمن المحتمل أن تحتاج إما إلى إغلاق متجرك ليوم واحد أو طلب من الموظفين القدوم خارج ساعات العمل (مما يتسبب في دفع أجور إضافية). بالإضافة إلى ذلك، فإن عمليات عد المخزون اليدوية عرضة للأخطاء التي يمكن أن تتسبب في مشاكل أخرى.
5. ترتيب المستودعات بشكل منظم: الحفاظ على مستودع منظم هو تحدي آخر في إدارة المخزون. ستجعل المستودع غير المنظم من الصعب على الموظفين العثور على المخزون للعملاء عندما يحتاجون إليه، مما يؤثر على تجربة العملاء ويمكن أن يؤدي حتى إلى تقلص المخزون.

أنظمة إدارة المخزون

نظام إدارة المخزون (IMS) هو البرنامج (عادةً برامج) الذي يراقب وينظم جميع العناصر المشاركة في إدارة المخزون. يشمل ذلك تتبع الطلبات من الموردين حتى العملاء. هناك أنظمة إدارة المخزون المستمر وأنظمة إدارة المخزون الدورية وأنظمة إدارة المخزون اليدوية.

نظام المخزون المستمر

يعتبر نظام المخزون المستمر الخيار الأكثر دقة لإدارة المخزون. يعتبر نظام المخزون المستمر الأكثر دقة لأنه يتتبع المخزون بشكل مستمر في الوقت الحقيقي، وعادةً ما يتم دعمه ببرامج قوية.

نظام المخزون الدوري

في نظام المخزون الدوري، تقوم بعمل عدود جسدي للمخزون في بداية ونهاية فترة محددة. على الرغم من أن هذا النظام ليس بدقة نظام المخزون المستمر، إلا أنه يمكن تنفيذه دون الحاجة إلى شراء برامج.

نظام المخزون اليدوي

نظام المخزون اليدوي هو النهج التقليدي باستخدام القلم والورق. على الرغم من أن هذا قد يكون خيارًا مناسبًا إذا كانت مبيعاتك الشهرية في الأرقام الأحادية، إلا أن معظم الشركات تحتاج إلى شيء أكثر قوة.

تقنيات إدارة المخزون

بغض النظر عن النظام الذي تستخدمه، يمكن أن تحسن التقنيات التالية إدارة المخزون والتدفق النقدي:

1. تنفيذ ستة سيجما: ستة سيجما هو أسلوب ومجموعة أدوات لتحسين عمليات الأعمال. يُستخدم في إدارة المخزون وسلسلة التوريد لتقليل المخزون الزائد والمخزون العفا عنه. يوصي إدوين جارو، مؤسس مدرسة التفوق PXS، بعملية مكونة من خمس خطوات يسميها DMAIC لحل هذه المشكلات باستخدام نموذج ستة سيجما: تحديد المشكلة التي تنوي حلها. يجب أن يكون لديها مقياس واضح. على سبيل المثال، إذا كانت مشكلتك هي تتبع غير متسق، فيمكن أن يكون المقياس هو الإنتاجية. قياس الحالة الحالية باستخدام إحصاءات بسيطة. كم من المدخلات تتحول إلى مخرجات مفيدة؟ سيعطيك ذلك فكرة عن سبب جذر المشكلة. تحليل أسباب الجذر وإنشاء خطة عمل للقضاء عليها. من المثال أعلاه، يمكن أن يكون سبب الجذر هو أن إجراءات التتبع موزعة عبر برامج وجداول بيانات مختلفة. يمكن أن تكون خطة العمل هي إنشاء نظام مركزي لتتبع المخزون. تنفيذ خطة إدارة المخزون الخاصة بك عن طريق تشغيل اختبارات تجريبية لمعرفة ما إذا كانت تقضي على المشكلة. ربما يمكنك تجربة أداة إدارة المخزون جديدة أو اختبار نموذج النقطة المركزية لنقل المنتجات بشكل أسرع. التحكم في العملية الجديدة. تتبع مقياسًا للتحقق من أن عملية إدارة المخزون تعمل وأنك ترى نتائج متسقة. ثم احتفل!
2. تحديد مستويات الحد الأدنى: مستويات الحد الأدنى هي الحد الأدنى لكمية المنتج التي يجب أن تكون متوفرة في جميع الأوقات. عندما ينخفض المخزون الخاص بك أدنى هذه المستويات المحددة مسبقًا، فإنك تعلم أنه حان الوقت لطلب المزيد. في الأفضل، ستطلب الحد الأدنى من الكمية التي ستعيدك إلى المستوى المطلوب. تختلف مستويات الحد الأدنى حسب المنتج وتعتمد على سرعة بيع العنصر ومدة الوقت المستغرقة لإعادته إلى المخزون. (اكتشف هذه البيانات في تقارير مبيعات Shopify الخاصة بالتجزئة.) قم بمراجعة مستويات الحد الأدنى عدة مرات خلال العام للتأكد من أنها لا تزال منطقية. إذا تغير شيء ما في الوقت الفاصل، لا تخف من ضبط مستويات الحد الأدنى لأعلى أو لأسفل. بهذه الطريقة، يمكنك تعيين نقاط إعادة الطلب التي تحافظ على كمية المخزون في متجرك في المستوى المناسب.
3. اتباع مبدأ الدخول الأول، الخروج الأول: يُستخدم الدخول الأول، الخروج الأول (FIFO) لتحديد تكلفة السلع المباعة. يعني أن المخزون الأقدم (الدخول الأول) يتم بيعه أولاً (الخروج الأول)، وليس المخزون الأحدث. هذا مهم بشكل خاص للمنتجات القابلة للتلف حتى لا تنتهي بمخزون غير قابل للبيع.
4. إدارة العلاقات: سواء كنت بحاجة إلى إعادة منتج بطيء البيع لتفسير مساحة لمنتج جديد، أو إعادة تعبئة منتج سريع البيع بسرعة، أو حل مشاكل التصنيع، أو توسيع مؤقت لمساحة التخزين الخاصة بك، فمن المهم أن تكون لديك علاقة قوية مع الموردين الخاصين بك. بهذه الطريقة، سيكونون أكثر استعدادًا للعمل معك لحل المشكلات. مع العلاقات الجيدة مع الموردين، يمكن التفاوض في كثير من الأحيان على كمية الطلب الدنيا. لا تخف من طلب الحد الأدنى المنخفض حتى لا تضطر إلى حمل الكثير من المخزون. العلاقة الجيدة ليست مجرد أمر ودي – إنها عن التواصل الواضح والاستباقي. اعلم المورد الخاص بك عندما تتوقع زيادة في المبيعات أو توليد الكثير من أوامر الشراء حتى يتمكنوا من ضبط الإنتاج وأوقات الرصد. اطلب منهم أن يخطروك عندما يتأخر منتج بحيث تتمكن من إيقاف الترويج أو البحث عن بديل مؤقت.
5. إعداد خطط الطوارئ: يمكن أن تنشأ العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة المخزون التي يمكن أن تعطل الشركات غير المستعدة: تتزايد مبيعاتك بشكل غير متوقع، وتبيع المخزون الخاص بك بكميات أكبر مما لديك. تواجه نقصًا في التدفق النقدي ولا يمكنك دفع ثمن المنتج الذي تحتاجه بشدة. لا يحتوي مستودعك على مساحة كافية لاستيعاب زيادة المبيعات الموسمية. يعني حساب المخزون بشكل غير صحيح أن لديك أقل منتج مما كنت تعتقد. يستغرق منتج بطيء الحركة كل مساحة التخزين الخاصة بك. ينفد منتجك من الشركة المصنعة، ولديك طلبات مبيعات يجب ملؤها. توقع حدوث المشاكل، وقم بإعداد خطة طوارئ. كيف ستتصرف؟ ما هي الخطوات التي ستتخذها لحل المشكلة؟ كيف ستؤثر هذه الخطوات على أجزاء أخرى من عملك؟ تذكر أن العلاقات الجيدة تساعدك كثيرًا هنا.
6. إجراء التدقيقات الدورية: التوازن الدوري للمخزون ضروري. في معظم الحالات، ستعتمد على البرامج والتقارير من نظام إدارة المستودعات الخاص بك لمعرفة كمية المنتج الذي لديك في المخزون. ومع ذلك، من المهم التأكد من تطابق الحقائق. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك. الجرد الفعلي. الجرد الفعلي للمخزون، أو الجرد، هو ممارسة عد كل مخزونك دفعة واحدة. تقوم العديد من الشركات بذلك في نهاية السنة لأنه يرتبط بالمحاسبة وتقديم الإقرار الضريبي. فحص عشوائي. يعني ذلك اختيار منتج وعدّه ومقارنة العدد بما يفترض أن يكون عليه. لا يتم ذلك بجدول زمني وهو إضافة إلى الجرد الفعلي. العد الدوري. بدلاً من العد الكامل في نهاية السنة، ينتشر العد الدوري على مدار السنة. يتم فحص كل يوم أو أسبوع أو شهر عنصر SKU مختلف على جدول زمني متناوب.
7. الأولوية باستخدام ABC: قم بتصنيف مخزونك باستخدام تحليل ABC. يساعد تحديد أولوية المنتجات في فهم أيها يجب طلبها بشكل متكرر وكيفية بطء حركتها من المخزون الخاص بك. يمكنك استخدام تقرير تحليل ABC لتصنيف قيمة المخزون الخاص بك بناءً على نسبة الإيرادات الخاصة بك: A =٪ من المخزون الذي يمثل 80٪ من إيراداتك B =٪ من المخزون الذي يمثل 15٪ من إيراداتك C =٪ من المخزون الذي يمثل 5٪ من إيراداتك يمثل المخزون الفئة A المنتجات الأكثر ربحية وقيمة. سترغب في التأكد من أن لديك هذه المنتجات دائمًا في المخزون حتى لا تفوت على المبيعات المستقبلية. يعتبر المخزون الفئة C هو المخزون البطيء الحركة أو المخزون الذي لا يمكن بيعه. هذا هو المخزون الذي قد ترغب في بيعه بخصم لتتمكن من التخلص منه وتحرير النقد من المخزون الخاص بك.
8. ممارسة التنبؤ الدقيق: يعتمد الجزء الأكبر من إدارة المخزون الجيدة على التنبؤ الدقيق بالطلب. لا شك أن هذا أمر صعب للغاية. هناك العديد من المتغيرات المشاركة ولن تعرف بالتأكيد ما الذي سيحدث، ولكن يمكنك محاولة الاقتراب من الصواب. هنا بعض الأشياء التي يجب النظر فيها عند توقع المبيعات المستقبلية: الاتجاهات في السوق مبيعات العام الماضي خلال نفس الأسبوع معدل النمو لهذا العام المبيعات المضمونة من العقود والاشتراكات الموسمية والاقتصاد العام الإعلانات المخططة إن كان هناك شيء آخر سيساعدك في إنشاء توقع أكثر دقة، فلا تتردد في تضمينه.
9. تطبيق طريقة الدخول الأخير، الخروج الأول (LIFO): تفترض طريقة الدخول الأخير، الخروج الأول، أن المنتج الذي تم شراؤه مؤخرًا هو الذي يتم بيعه أولاً. يفترض أن آخر من تم شراؤه هو أول من يتم بيعه. إنه في الأساس عكس طريقة FIFO. يعمل هذا بناءً على افتراض أن الأسعار ترتفع باستمرار، لذلك فإن المخزون الذي تم شراؤه مؤخرًا سيكون أعلى تكلفة. يعني ذلك أن تكاليف المخزون الأعلى ستؤدي إلى أرباح أقل، وبالتالي دخل معدل ضريبة أقل، وهو السبب الوحيد الذي يجعل من المنطق استخدام طريقة LIFO.
10. جرب نهج “في الوقت المناسب” (JIT): إدارة المخزون في الوقت المناسب هي لأولئك الذين يتحملون المخاطر، على الرغم من أن إدارة المخزون الفعالة تقلل الكثير من هذا المخاطرة. مع JIT، تحتفظ بأدنى مستويات المخزون الممكنة لتلبية الطلب وإعادة التزويد قبل نفاد المنتج. يتطلب هذا التخطيط والتنبؤ الدقيق، ولكنه يعمل بشكل جيد للعلامات التجارية النامية بسرعة مع إطلاقات مجدولة وتوسيع خط المنتجات.
11. تفويض تخزين المخزون والوفاء لشركة خارجية: أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لسوء إدارة المخزون هو ببساطة نقص الموارد لتخزين المخزون والوفاء به. قد لا يكون لديك الوقت أو القوة العاملة للتأكد من توزيع المخزون الخاص بك بشكل صحيح أو التعامل مع تدفق العودات الزائد. لهذا السبب، فإن تفويض الوفاء هو استراتيجية إدارة المخزون بحد ذاتها. على الرغم من أنه قد يكلفك ثمنًا، إلا أن استخدام شريك للوفاء يمكن أن يساعدك على توليد الأعمال وإبقاء العملاء راضيين.

تطبيقات لإدارة المخزون

هنا بعض التطبيقات التي يمكن استخدامها لإدارة المخزون:

Stocky

Stocky هو تطبيق Shopify يساعدك على إدارة مخزون متجرك. يوفر تتبع مخزون في الوقت الحقيقي قوي ومفصل وقاعدة بيانات منتج منظمة وسهولة الوصول إلى التحليلات.

Thrive by Shopventory

Thrive by Shopventory هو تطبيق Shopify آخر لإدارة المخزون. يوفر تحديثات المخزون في الوقت الحقيقي وإدارة مركزية للمخزون لبائعي Shopify متعددي المواقع والتجارة الإلكترونية. يمكنك ربط حسابات Shopify المتعددة وتلقي طلبات الشراء تلقائيًا والوصول إلى تقارير غنية بالبيانات حسب الموقع وقناة البيع.

ShipHero

ShipHero هو برنامج إدارة المخزون الذي يوفر مجموعة شاملة من الأدوات لمساعدتك في إدارة المخزون. يساعد في أتمتة العمليات المملة والتي تستغرق وقتًا طويلاً المتعلقة بإدارة المخزون، مما يتيح لك توفير الوقت لأنشطة أخرى في العمل.

Zoho Inventory

يساعد برنامج إدارة المخزون القائم على السحابة Zoho Inventory التجار التجزئة على تتبع المخزون وإدارة الطلبات وتنفيذ الشحنات. يمكنك مراقبة حالة الطلبات ومستويات المخزون وتلقي تنبيهات عندما ينخفض المخزون إلى مستوى منخفض باستخدام لوحة التحكم المخصصة وأدوات تتبع المخزون.

إدارة المخزون على Shopify

يجب أن تسعى كل شركة لإزالة أكبر قدر ممكن من الأخطاء البشرية من إدارة المخزون، مما يعني الاستفادة من برامج إدارة المخزون. إذا كنت تدير عملك باستخدام Shopify، فإن إدارة المخزون مدمجة بالفعل.

يمكنك إعداد تتبع المخزون وعرض المخزون الخاص بك وضبط مستويات المخزون الخاصة بك في منطقة المخزون في لوحة التحكم الخاصة بك على Shopify. يمكنك أيضًا عرض سجل تعديلات المخزون ونقلاته للمتغيرات التي يتم تتبعها بواسطة Shopify.

يوفر Shopify أيضًا تقارير المخزون التي تظهر لك لقطة شهرية لمخزونك. يمكنك الوصول إلى تقارير مختلفة مثل:

• المخزون المباع في المتوسط في اليوم
• نسبة المخزون المباع
• تحليل ABC حسب المنتج
• معدل بيع المنتج
• أيام المخزون المتبقية

للعثور على هذه التقارير:

1. من لوحة التحكم الخاصة بك على Shopify، انتقل إلى “التحليلات” ثم “التقارير”.
2. انقر على “الفئات”.
3. انقر على “المخزون” لتصفية التقارير لعرض تقارير المخزون فقط.

نصائح إدارة المخزون للتجزئة

سواء كنت تدير عملًا جديدًا أو تفتتح موقعًا تجاريًا تجزئة آخر، فاحتفظ بهذه النصائح لإدارة المخزون في الاعتبار:

• تحديث سجلات المخزون في الوقت الحقيقي. الوصول إلى بيانات المخزون الطازجة والصحيحة مهم لتحريك المنتجات بسرعة وكفاءة.
• تدقيق المخزون بانتظام. قم بإجراء تدقيقات شهرية وسنوية للتأكد من الدقة بين كمية المخزون والسجلات المالية الخاصة بك.
• مراجعة أداء الموردين. حدد المجالات التي يمكن تحسينها لدى الموردين أو متى يجب قطع العلاقة معهم.
• تعيين شخص واحد مسؤولًا عن إدارة المخزون. قم بتوظيف مسؤول إدارة المخزون ليكون المسؤول الأول عن طلب إعادة التزويد والتفاوض مع الموردين ودفع الفواتير.
• استثمر في برامج إدارة المخزون. ابحث عن برنامج يمكنه التكامل مع أدوات عملك ويتعامل مع مبيعاتك المتعددة في المستقبل.

مستقبل إدارة المخزون

تستمر التكنولوجيا في النمو والتطور بوتيرة مذهلة، ولديها تطبيقات لإدارة المخزون الجديدة والناشئة. هناك تقنيات جديدة وناشئة يمكن أن تكون لها تطبيقات في مجال إدارة المخزون. بعض هذه التقنيات هي:

RFID

تقنية تحديد التردد اللاسلكي أو RFID لها مكان في مستقبل إدارة المخزون. في الواقع، يتم استخدام علامات RFID بالفعل من قبل العديد من الشركات للبحث عن المخزون والعثور عليه، ويمكن استخدامها لمكافحة المخزون الظاهري وتقليل المخزون الزائد.

الذكاء الاصطناعي

يستمر الذكاء الاصطناعي في التطور واكتساب تطبيقات جديدة داخل إدارة المخزون. يمكن لحلول الذكاء الاصطناعي القابلة للتصحيح أن تمكن الشركات من أتمتة قرارات المخزون والاستجابة لمطالب العملاء في الوقت الفعلي.

الأجهزة المتصلة بالإنتر
Source: https://www.shopify.com/enterprise/stock-management-complete-guide