إدارة المخزون هي عملية تنظيم وإدارة المخزون عبر سلسلة التوريد. الهدف من إدارة المخزون هو تقليل تكلفة حمل المخزون، مع الحفاظ على مستويات المخزون متسقة وتوفير المنتجات بسرعة للعملاء. إدارة المخزون هي قلب أي عمل تجاري ناجح.
ما هي إدارة المخزون؟
إدارة المخزون هي عملية الإشراف والتحكم الفعال في تدفق البضائع داخل الشركة. تتضمن تتبع مستويات المخزون ومراقبة حركة المخزون وتحسين إعادة التزويد لضمان توفر المخزون الكافي وتقليل التكاليف ومنع نفاد المخزون وتبسيط العمليات في سلسلة التوريد.
أنواع إدارة المخزون
تختلف إدارة المخزون من شركة إلى أخرى وهناك أنواع مختلفة يجب أخذها في الاعتبار.
فوائد إدارة المخزون
سواء كنت تمتلك شركة صغيرة أو تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فإن إدارة المخزون تساعد عملك على القيام بعدة أمور مهمة:
- تجنب التلف: إذا كنت تبيع منتجًا له تاريخ انتهاء صلاحية، مثل القهوة أو الشاي، فهناك فرصة حقيقية لأن يتلف إذا لم تبيعه في الوقت المناسب. تساعدك إدارة المخزون الفعالة على تجنب التلف غير الضروري وتحسين السيطرة على المخزون.
- تجنب المخزون العالق: المخزون العالق هو المخزون الذي لا يمكن بيعه – ليس لأنه انتهت صلاحيته، ولكن لأنه قد أصبح غير موسمي أو غير مطلوب بأي شكل آخر. من خلال اتباع استراتيجية دقيقة، يمكنك التعامل مع هذا الخطأ المكلف في المخزون.
- توفير تكاليف التخزين: يعتبر التخزين تكلفة متغيرة، مما يعني أنه يتغير بناءً على كمية المنتجات التي تقوم بتخزينها. عندما تقوم بتخزين كمية كبيرة من المنتج في وقت واحد، أو تنتهي بمنتج صعب البيع، ستزداد تكاليف التخزين. تجنب ذلك سيوفر لك المال.
- تحسين التدفق النقدي: يؤثر المخزون مباشرة على المبيعات (من خلال تحديد كمية ما يمكنك بيعه) والمصروفات (من خلال تحديد ما يجب عليك شراءه). كلا هذين العنصرين يلعبان دورًا كبيرًا في كمية النقد التي لديك في يدك. إدارة المخزون الجيدة تؤدي إلى إدارة أفضل للتدفق النقدي.
- تحسين الوفاء بالطلب: يمكن أن تساعد إدارة المخزون الجيدة في تحسين وفاء الطلب بطرق مفيدة. يمكنك استخدام تكتيكات مثل توزيع المخزون، والتي تنطوي على وجود مخزون في مراكز التوزيع المتعددة لضمان أن منتجاتك قريبة من عملائك. هذا يسرع وقت التسليم ويقلل من تكاليف الشحن – كلاهما يساعد في إبقاء العملاء راضيين.
تحديات إدارة المخزون
على الرغم من أن إدارة المخزون الفعالة توفر العديد من الفوائد، إلا أنه يجب التغلب على بعض التحديات لتحقيق الكفاءة.
- المخزون الظاهري: أحد التحديات الرئيسية في إدارة المخزون هو التعامل مع المخزون الظاهري. يشير المخزون الظاهري إلى الوضع الذي يقوم فيه نظام نقاط البيع بتقديم مخزون متاح للبيع والذي في الواقع لا يوجد في المتجر. يمكن أن يكون هذا الوضع مكلفًا، حيث يؤدي إلى مستويات مخزون غير دقيقة يمكن أن تؤثر على قراراتك بشأن عرض المنتجات وإعادة الطلب.
- تغيرات الطلب: يمكن أن تتسبب التغيرات في الطلب أيضًا في تحديات في إدارة المخزون. على سبيل المثال، تسببت الجائحة في تغيرات جذرية في الطلب تقريبًا على الفور، مما أدى إلى نقص في المخزون في العديد من المتاجر بسرعة.
- مشاكل سلسلة التوريد: عامل آخر خارجي يمكن أن يؤثر بشكل كبير على إدارة المخزون هو سلسلة التوريد العالمية. ستتسبب قيود سلسلة التوريد في نفاد المخزون في متجرك إذا لم يكن لديك مخزون آمن كافٍ.
- عمليات العد الصعبة: عملية عد المخزون صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً. نظرًا لأن عملية عد المخزون تستغرق وقتًا طويلاً، فمن المحتمل أن تحتاج إما إلى إغلاق متجرك ليوم واحد أو طلب من الموظفين القدوم خارج ساعات العمل (مما يتسبب في دفع ساعات إضافية). بالإضافة إلى ذلك، فإن عمليات العد اليدوية عرضة للأخطاء التي يمكن أن تتسبب في مشاكل أخرى.
- تنظيم غرف المخزون: الحفاظ على غرفة مخزون منظمة هو تحدي آخر في إدارة المخزون. ستجعل غرفة مخزون غير منظمة من الصعب على الموظفين العثور على المخزون للعملاء عندما يحتاجون إليه، مما يؤثر على تجربة العملاء ويمكن أن يؤدي حتى إلى تقلص المخزون.
أنظمة إدارة المخزون
نظام إدارة المخزون (IMS) هو البرنامج (عادةً برامج) الذي يراقب وينظم جميع العناصر المشاركة في إدارة المخزون. يشمل ذلك تتبع الطلبات من الموردين حتى العملاء. نظام المخزون الدائم
تقنيات إدارة المخزون
بغض النظر عن النظام الذي تستخدمه، ستساعدك الخطوات التالية في تحسين إدارة المخزون والتدفق النقدي.
- تنفيذ ستة سيجما: ستة سيجما هو أسلوب ومجموعة أدوات لتحسين عمليات الأعمال. يستخدم في إدارة المخزون وسلسلة التوريد لتقليل المخزون الزائد والمخزون الباهت. يوصي إدوين غارو، مؤسس مدرسة التميز في PXS، شركة شهادة ستة سيجما وشركة تدريب، بعملية مكونة من خمس خطوات يطلق عليها اسم DMAIC لحل هذه المشكلات باستخدام نموذج ستة سيجما: تحديد المشكلة التي تنوي حلها. يجب أن يكون لديها مقياس واضح. على سبيل المثال، إذا كانت مشكلتك هي تتبع غير متسق، فيمكن أن يكون المقياس الإنتاجية. قياس الحالة الحالية باستخدام إحصاءات بسيطة. كم من المدخلات تتحول إلى مخرجات مفيدة؟ سيعطيك هذا فكرة عن السبب الجذري للمشكلة. تحليل الأسباب الجذرية وإنشاء خطة عمل للقضاء عليها. من المثال أعلاه، يمكن أن يكون السبب الجذري هو أن إجراءات التتبع موزعة عبر برامج وجداول بيانات مختلفة. يمكن أن تكون خطة العمل هي إنشاء نظام مركزي لتتبع المخزون. تنفيذ خطة إدارة المخزون الخاصة بك عن طريق تشغيل اختبارات تجريبية لمعرفة ما إذا كانت تقضي على المشكلة. ربما يمكنك تجربة أداة إدارة المخزون جديدة أو اختبار نموذج المحور والمحور لنقل المنتجات بشكل أسرع. التحكم في العملية الجديدة. تتبع مقياسًا للتحقق من أن عملية إدارة المخزون تعمل وأنك ترى نتائج متسقة. ثم احتفل!
- تحديد مستويات الحد الأدنى: مستويات الحد الأدنى هي الحد الأدنى لكمية المنتج التي يجب أن تكون متوفرة في المخزون في جميع الأوقات. عندما ينخفض المخزون الخاص بك أدنى هذه المستويات المحددة مسبقًا، فإنك تعلم أنه حان الوقت لطلب المزيد. في الأفضل، ستطلب الكمية الدنيا التي ستعيدك إلى المستوى المطلوب. تختلف مستويات الحد الأدنى حسب المنتج وتعتمد على مدى سرعة بيع العنصر ومدة الوقت المستغرقة لإعادته إلى المخزون.
- اتبع مبدأ “الأولوية للأولوية”: يُستخدم “الأولوية للأولوية” لتحديد تكلفة بضائع المبيعات (COGS). يعني أن المخزون الأقدم (الأولوية للأولوية) يتم بيعه أولاً (الأولوية للخروج)، وليس المخزون الأحدث. هذا مهم بشكل خاص للمنتجات القابلة للتلف حتى لا تنتهي بك مخزون غير قابل للبيع.
- إدارة العلاقات: سواء كنت بحاجة إلى إرجاع منتج بطيء البيع لإفساح المجال لمنتج جديد، أو إعادة تعبئة منتج يباع بسرعة جدًا، أو حل مشكلات التصنيع، أو توسيع مؤقت لمساحة التخزين الخاصة بك، فمن المهم أن تكون لديك علاقة قوية مع الموردين الخاصين بك. بهذه الطريقة، سيكونون أكثر استعدادًا للعمل معك لحل المشكلات.
- وضع خطط الطوارئ: يمكن أن تنشأ العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة المخزون التي يمكن أن تعطل الشركات غير المستعدة: تزايد مفاجئ في المبيعات وبيع المخزون الخاص بك بكميات أكبر مما لديك. تواجه نقصًا في التدفق النقدي ولا يمكنك دفع ثمن المنتج الذي تحتاجه بشدة. لا يوجد لدى مستودعك مساحة كافية لاستيعاب زيادة المبيعات الموسمية. حساب خاطئ في المخزون يعني أن لديك أقل منتج مما كنت تعتقد. منتج بطيء الحركة يشغل كل مساحة التخزين الخاصة بك. ينفد المصنع لديك من المنتج الخاص بك، ولديك طلبات مبيعات لملء. يتوقف المصنع الخاص بك عن إنتاج المنتج الخاص بك بدون سابق إنذار.
- إجراء التدقيقات الدورية: يعد التوازن الدوري للمخزون أمرًا حيويًا. في معظم الحالات، ستعتمد على البرامج والتقارير من نظام إدارة المستودع الخاص بك لمعرفة كمية المنتج الذي لديك في المخزون. ومع ذلك، من المهم التأكد من تطابق الحقائق. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك.
- الأولوية باستخدام ABC: قم بتصنيف المخزون الخاص بك باستخدام تحليل ABC. يساعد تحديد أولوية المنتجات في فهم الأولوية في تكرار طلبها وسرعة تحركها من المخزون الخاص بك. يمكنك استخدام تقرير تحليل ABC لتصنيف قيمة المخزون الخاص بك بناءً على نسبة الإيرادات: A = % من المخزون الذي يمثل 80% من إيراداتك B = % من المخزون الذي يمثل 15% من إيراداتك C = % من المخزون الذي يمثل 5% من إيراداتك
- ممارسة التنبؤ الدقيق: يعتمد جزء كبير من إدارة المخزون الجيدة على التنبؤ الدقيق بالطلب. لا شك في أن هذا أمر صعب للغاية. هناك العديد من المتغيرات المشاركة ولن تعرف بالتأكيد ما الذي سيحدث، ولكن يمكنك محاولة الاقتراب من الدقة.
- تطبيق طريقة “الأخير في الأول” (LIFO): طريقة إدارة المخزون “الأخير في الأول” أو LIFO تفترض أن المنتج الذي تم شراؤه مؤخرًا هو الذي يتم بيعه أولاً. يفترض أن آخر من تم شراؤه هو الأول الذي يتم بيعه. إنه في الأساس عكس FIFO. يعمل هذا بناءً على افتراض أن الأسعار ترتفع باستمرار، لذلك سيكون المخزون الذي تم شراؤه مؤخرًا هو الأعلى تكلفة. وهذا يعني أن التكاليف العالية للمخزون ستؤدي إلى أرباح أقل، وبالتالي دخل معدل ضريبي أقل، وهو السبب الوحيد الذي يجعل استخدام LIFO منطقيًا.
- جرب نهج “في الوقت المناسب” (JIT): إدارة المخزون “في الوقت المناسب” أو JIT هي لأولئك الذين يتحملون المخاطر، على الرغم من أن إدارة المخزون الفعالة تقلل الكثير من هذا الخطر. مع JIT، تحتفظ بأدنى مستويات المخزون الممكنة لتلبية الطلب وإعادة التزويد قبل نفاد المنتج. يتطلب ذلك تخطيطًا وتنبؤًا دقيقًا، ولكنه يعمل بشكل جيد للعلامات التجارية التي تنمو بسرعة مع إطلاقات مجدولة وتوسعة خط المنتجات.
- توفير تخزين المخزون والوفاء بالطلب: أحد أكثر الأسباب الشائعة لسوء إدارة المخزون هو ببساطة نقص الموارد لتخزين المخزون والوفاء بالطلب. قد لا يكون لديك الوقت أو القوة العاملة للتأكد من توزيع المخزون الخاص بك بشكل صحيح أو التعامل مع زيادة في العائدات.
تطبيقات لإدارة المخزون
هناك العديد من التطبيقات المفيدة لإدارة المخزون التي يمكنك استخدامها:
- Stocky: تطبيق Shopify يساعدك على إدارة مخزون متجرك. يوفر تتبع المخزون في الوقت الحقيقي بشكل قوي ومفصل، وقاعدة بيانات منتج منظمة، وسهولة الوصول إلى التحليلات.
- Thrive by Shopventory: تطبيق Shopify الرائع الآخر لإدارة المخزون. يوفر تحديثات المخزون في الوقت الحقيقي وإدارة مركزية للمخزون لبائعي Shopify متعددي المواقع والتجارة الإلكترونية. يمكنك ربط حسابات Shopify المتعددة وتلقي طلبات الشراء بشكل تلقائي والوصول إلى تقارير غنية بالبيانات حسب الموقع وقناة البيع.
- ShipHero: برنامج إدارة المخزون يوفر مجموعة شاملة من الأدوات لمساعدتك في إدارة المخزون. يساعد في أتمتة العمليات المملة والمستغرقة للوقت المتعلقة بإدارة مخزون المنتجات، مما يتيح لك توفير الوقت لأنشطة أخرى في العمل.
- Zoho Inventory: برنامج إدارة المخزون القائم على السحابة يساعد التجار على تتبع المخزون وإدارة الطلبات وتنفيذ الشحنات. يمكنك مراقبة حالات الطلبات ومستويات المخزون وتلقي تنبيهات عندما ينخفض المخزون إلى مستوى معين. يمكنك تبسيط العمليات عن طريق أتمتة إدارة الطلبات والشحن.
إدارة المخزون على Shopify
يجب أن تسعى كل شركة لإزالة أكبر قدر ممكن من الأخطاء البشرية من إدارة المخزون، مما يعني الاستفادة من برامج إدارة المخزون. إذا كنت تدير عملك باستخدام Shopify، فإن إدارة المخزون مدمجة بالفعل.
يمكنك إعداد تتبع المخزون وعرض المخزون الخاص بك وضبط مستويات المخزون الخاصة بك في منطقة المخزون في لوحة التحكم الخاصة بك على Shopify. يمكنك أيضًا عرض سجل تعديلات المخزون ونقلاته للمتغيرات التي يتم تتبعها بواسطة Shopify.
يوفر Shopify أيضًا تقارير المخزون التي تظهر لك لقطة شهرية للمخزون الخاص بك. يمكنك الوصول إلى تقارير مختلفة مثل:
- متوسط المخزون المباع في اليوم الواحد
- نسبة المخزون المباع
- تحليل ABC حسب المنتج
- معدل بيع المنتج
- أيام المخزون المتبقية
للوصول إلى هذه التقارير:
- من لوحة التحكم الخاصة بك على Shopify، انتقل إلى “التحليلات” ثم “التقارير”.
- انقر على “الفئات”.
- انقر على “المخزون” لتصفية التقارير لعرض تقارير المخزون فقط.
نصائح إدارة المخزون للتجزئة
سواء كنت تدير عملًا جديدًا أو تفتتح موقعًا تجاريًا آخر، فاحتفظ بهذه النصائح في الاعتبار:
- تحديث سجلات المخزون في الوقت الحقيقي. الوصول إلى بيانات المخزون الطازجة والصحيحة مهم لتحريك المنتجات بسرعة وكفاءة.
- تدقيق المخزون بانتظام. قم بإجراء تدقيقات شهرية وسنوية لضمان الدقة بين كمية المخزون والسجلات المالية.
- مراجعة أداء الموردين. حدد المجالات التي يمكن تحسينها لدى الموردين أو متى يجب قطع العلاقة معهم.
- تعيين شخص واحد مسؤولًا عن إدارة المخزون. قم بتوظيف مسؤول إدارة المخزون ليكون المسؤول الأول عن طلب إعادة التزويد والتفاوض مع الموردين ودفع الفواتير.
- استثمر في برامج إدارة المخزون. ابحث عن برنامج يمكنه التكامل مع أدوات عملك ويتعامل مع مبيعاتك المتعددة في المستقبل.
مستقبل إدارة المخزون
تستمر التكنولوجيا في النمو والتطور بوتيرة مذهلة، ولديها تطبيقات في إدارة المخزون. تقنية RFID
تستخدم تقنية الهوية الإشعاعية بالتردد الراديوي أو RFID بالفعل من قبل العديد من الشركات للبحث عن المخزون والعثور عليه، ويمكن استخدامها لمكافحة المخزون الظاهري وتقليل المخزون الزائد.
تستمر الذكاء الاصطناعي في التطور واكتساب تطبيقات جديدة في إدارة المخزون. يمكن لحلول الذكاء الاصطناعي القائمة على الذات تمكين الشركات من أتمتة قرارات المخزون والاستجابة لمطالب العملاء في الوقت الفعلي.
يمكن أن تقلل أجهزة الإنترنت من الأشياء أو أجهزة الإنترنت من الأشياء من الوقت الذي يستغرقه الموظفون للعثور على المخزون من خلال توفير بيانات الموقع في الوقت الفعلي. يمكن أن تساعد هذه البيانات في اتخاذ قرارات أفضل بشأن المخزون من خلال معرفة كمية المخزون التي لديك ومكانها بالضبط.
تذكر أنه بوجود نظام إدارة المخزون السليم، يمكنك المساعدة في تقليل تكاليف الحمل، وتحسين الأرباح، وتحليل أنماط المبيعات وتوقع المبيعات المستقبلية، والاستعداد للمفاجآت. من خلال إدارة المخزون السليمة، يكون لدى الشركة فرصة أفضل للربحية والبقاء.
حان الوقت للسيطرة على إدارة المخزون الخاصة بك ووقف فقدان المال. اختر التقنيات المناسبة لإدارة المخزون الخاصة بشركتك وابدأ في تنفيذها اليوم.
أسئلة شائعة حول إدارة المخزون
ما معنى إدارة المخزون؟
إدارة المخزون هي عملية تتبع والتحكم في طلب وتخزين واستخدام القطع والمواد والمنتجات المنتهية في المؤسسة. يضمن أن تكون لدى الشركات المنتجات المناسبة بالكميات المناسبة في الوقت المناسب وفي المكان المناسب.
ما هي أربعة أنواع من المخزون؟
الأنواع الرئيسية الأربعة للمخزون هي المواد الخام والمنتجات في مرحلة التصنيع ومواد الصيانة والإصلاح والعمليات والمنتجات المنتهية.
ما هو مثال على إدارة المخزون؟
تنطوي إدارة المخزون على تتبع مستويات المخزون وحركة البضائع في سلسلة التوريد. يجب أن تتبع كمية المخزون المتاحة والوقت والتكلفة المرتبطة بكل طلب ومكان العنصر في أي وقت معين.
ما الهدف الرئيسي لإدارة المخزون؟
الهدف الرئيسي لإدارة المخزون هو تجنب نفاد المخزون وتقليل المخزون الزائد وتحسين الكفاءة في العمليات. على المدى الطويل، يوفر هذا الوقت والمال للشركات.
ما هي مراحل إدارة المخزون الخمس؟
تتكون مراحل إدارة المخزون الخمس من التنبؤ بالطلب وإعادة التزويد ومعالجة الطلبات والتخزين والتنظيم والإبلاغ والتحليل.
ما هو أفضل طريقة لإدارة المخزون؟
أفضل طريقة لإدارة المخزون هي تنفيذ نظام شامل لإدارة المخزون يجمع بين التنبؤ بالطلب واستراتيجيات إعادة التزويد الفعالة ومعالجة الطلبات المبسطة والتخزين المنظم والإبلاغ والتحليل القائم على البيانات، مع استخدام التكنولوجيا والأتمتة لتحسين مستويات المخزون وتقليل التكاليف.
ما هو المخزون المدار بواسطة البائع؟
إدارة المخزون المدار بواسطة البائع (VMI) هو نموذج عمل يتحمل فيه المورد أو البائع مسؤولية إدارة وإعادة تعبئة مخزون منتجاته في موقع العميل. في VMI، يراقب المورد مستويات المخزون ويتنبأ بالطلب ويبدأ عملية إعادة التعبئة دون الاعتماد على مدخلات العميل. يسمح هذا النهج بتحسين التنسيق بين المورد والعميل، وتقليل نفاد المخزون والمخزون الزائد بينما يحسن كفاءة سلسلة التوريد بشكل عام.
ما هو أول خطوة في إدارة المخزون؟
أول خطوة في إدارة المخزون هي تقييم وتحليل الوضع الحالي للمخزون بدقة. ينطوي ذلك على إجراء تدقيق شامل للمخزون، بما في ذلك جمع البيانات حول مستويات المخزون الحالية وتصنيف عناصر المخزون وتقييم قيمتها وأنماط الطلب عليها. من خلال فهم الوضع الحالي للمخزون، يمكن للشركات تحديد مجالات التحسين وتحديد أهداف واقعية وتطوير استراتيجيات فعالة للتحكم في المخزون، مثل تحسين نقاط إعادة الطلب ومستويات المخزون الآمنة وطرق إعادة التعبئة.
ما هو EOQ في إدارة المخزون؟
EOQ تعني الكمية الاقتصادية للطلب وهي صيغة تستخدم في إدارة المخزون لتحديد الكمية المثلى للطلب التي تقلل من تكاليف المخزون الإجمالية. يأخذ EOQ في الاعتبار عوامل مثل تكاليف الطلب وتكاليف الحمل ومعدل الطلب للعثور على الكمية التي تحقق توازنًا بين تكلفة حمل المخزون وتكلفة طلب المخزون الجديد. يتم حساب صيغة EOQ على النحو التالي:
EOQ = √((2 * D * S) / H)
حيث:
- D يمثل الطلب السنوي على المنتج
- S يمثل تكلفة الطلب لكل طلب
- H يمثل تكلفة الحمل لكل وحدة في السنة
من خلال حساب EOQ، يمكن للشركات اتخاذ قرارات مستنيرة حول كمية المخزون التي يجب طلبها في كل مرة، مما يجدد التوازن بين تقليل تكاليف حمل المخزون (التكاليف المرتبطة بتخزين المخزون) وتكاليف الطلب (التكاليف المرتبطة بتقديم الطلبات).
Source: https://www.shopify.com/retail/inventory-management
اترك تعليقاً