بقاء الإنتاجية أمر حاسم عندما تحاول إدارة عملك المتنامي.
مقدمة
إنك مشغول بشكل مستمر في العديد من الاتجاهات كصاحب عمل وقائد. بين الرد على رسائل خدمة العملاء وتحديث متجرك والترويج لمنتجاتك، من الصعب معرفة المكان الذي يجب أن تركز عليه للتأكد من أنك تقضي وقتك في المهام التي تحرك الإبرة.
قد تكون الاقتباسات الملهمة طريقة لطيفة لتحفيز العمل ومساعدتك في إنجاز المهام اليومية، ولكنها ليست طريقة فعالة لمساعدتك في إنجاز الأعمال على المدى الطويل.
من ناحية أخرى، يضمن لك أفضل تطبيقات الإنتاجية أن تقضي وقتك في المهام الصحيحة، وتتخلص من المهام التي لا داعي للقيام بها، وتقوم بتأمين المهام التي لا تستحق وقت أي شخص.
لمساعدتك في البدء، قمنا بإعداد هذه القائمة بأفضل 24 تطبيقًا مجانيًا لزيادة الإنتاجية.
أفضل مدير مهام: Asana
Asana هو أفضل تطبيق مجاني لإدارة المهام. يمكنك استخدام خطة الاشتراك المجانية لإنشاء ما يصل إلى 80 مشروعًا، مما يجعل من السهل تصنيف المهام الخاصة بك في قوائم مختلفة حسب الحاجة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قوائم منفصلة لمهام العمل ومهام المنزل وإدارة كلتا القوائم من نفس التطبيق. أو يمكنك أن تكون أكثر تفصيلاً وتنشئ قوائم للعمل والمنزل والمهام اليومية والبريد الإلكتروني والمشاريع الخاصة والأهداف على المدى الطويل وأي شيء آخر تحتاج إلى تصنيفه في مجموعة متميزة.
فائدة Asana هي بساطته. قم بإضافة سطر سريع يصف ما تحتاج إلى القيام به، ثم قم بوضع علامة عليه عند الانتهاء. إنها في الأساس نسخة من قائمة المهام المكتوبة يدويًا، ولكنها تعمل في أي مكان وعلى أي جهاز تستخدمه في اللحظة التي تتبادر إلى ذهنك مهمة.
أفضل تطبيق لإدارة الوقت: RescueTime
RescueTime هو تطبيق إدارة الوقت الذي سيتتبع ويحسب كم من الوقت تقضي على أنواع مختلفة من المهام.
على سبيل المثال، ربما تشعر أنك تنظر إلى وسائل التواصل الاجتماعي لبضع دقائق في اليوم فقط. يمكن لـ RescueTime أن يظهر لك بالضبط كم من الوقت تقضي في التمرير عبر تغذياتك. قد تفاجأ بالنتائج وتكتشف أنك تحتاج إلى تقليل هذا الانشغال.
أو ربما تشعر أن قص ولصق البيانات من تطبيق إلى آخر لا يتطلب الكثير من الجهد وأنه يستحق التطوير. يمكن لـ RescueTime أن يظهر لك كم من الوقت ستوفره باستخدام أداة تلقائية مثل Zapier.
إذا كنت تشعر أنك تعمل لساعات طويلة ولكنك لا تنجز ما يكفي، يمكن لـ RescueTime مساعدتك في رؤية وفهم المكان الذي تقضي فيه الكثير من الوقت في المهام التي ليس لها تأثير كافٍ. يتيح لك ذلك العثور على فرص لتفويض تلك المهام وتطويرها تلقائيًا، أو تجنب بعض الانشغالات.
أفضل تطبيق لحجب الانشغالات: StayFocusd
إذا وجدت أنك تضيع الكثير من الوقت في وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع الأخبار وغيرها من الانشغالات عبر الإنترنت، يمكنك استخدام StayFocusd – امتداد Chrome – لحظر تمامًا الوصول إلى تلك المواقع.
يعمل StayFocusd عن طريق السماح لك بتحديد كم من الوقت ترغب في قضائه على أنواع محددة من المواقع. إذا كنت ترغب في تحديد الوقت الذي تقضيه في التمرير عبر تويتر إلى 10 دقائق في اليوم، يمكنك ضبط ذلك في StayFocusd. عندما ينتهي الوقت الذي حددته، سيقوم StayFocusd بحظر وصولك إلى تويتر لفترة زمنية تحددها.
يحتوي StayFocusd أيضًا على خيار “الحظر النووي” الذي يسمح لك بحظر الوصول إلى جميع المواقع – أو إلى جميع المواقع باستثناء تلك التي تحتاج إليها (مثل Google Docs) – عندما تحتاج إلى التركيز على مهمة محددة. إنه أداة رائعة عندما تحتاج إلى تقليل الانشغالات ولكنك تواجه صعوبة في الحفاظ على التركيز بمفردك.
أفضل تطبيق للتركيز على المهام: Forest
Forest هو تطبيق ممتع يساعدك على البقاء مركزًا وزيادة إنتاجيتك عن طريق زراعة الأشجار الافتراضية. الهدف هو مساعدتك على الابتعاد عن الهاتف وتجنب الانشغالات. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على العمل أو الدراسة أو الراحة أو الأصدقاء أو الترفيه أو أي شيء آخر في الحياة.
عندما تبدأ المؤقت، يزرع التطبيق شجرة افتراضية، وإذا استمريت في التركيز لفترة زمنية محددة، ستنمو الشجرة. تموت الشجرة إذا توقفت عن المؤقت أو انتقلت إلى مهمة أخرى قبل انتهاء المؤقت. تكسب المكافآت عندما تصل إلى أربع ساعات من وقت التركيز، ويمكنك تحويل العملات الافتراضية إلى أشجار حقيقية في الحياة.
فريق Forest يتعاون مع منظمة زراعة الأشجار، Trees for the Future، لزراعة الأشجار الحقيقية. عندما تنفق العملات الافتراضية في Forest على زراعة الأشجار الحقيقية، يقوم فريق Forest بالتبرع وإنشاء طلبات زراعة. حتى الآن، تم زراعة 1،468،511 شجرة حول العالم.
أفضل تطبيق لتتبع الوقت: Toggl
يساعدك Toggl على العمل بكفاءة أكبر من خلال تتبع كم من الوقت تقضيه على المهام. يتميز بواجهة بسيطة ونظيفة تجعله سهل الاستخدام، وهو مليء بالميزات التي تجعله أداة إنتاجية قوية.
أهم الميزات: بدء وإيقاف المؤقت بنقرة واحدة، مؤقت بومودورو للمساعدة في الحفاظ على التركيز، تقارير تظهر كم من الوقت قضيته على المهام، العلامات التي تسمح لك بتتبع المهام بشكل أسهل، وعرض التقويم الذي يظهر المواعيد النهائية المقبلة، والتزامن مع أدوات العمل الشائعة مثل Asana و Trello و Google Calendar.
أفضل تطبيق للكتابة الواضحة والخالية من الأخطاء: Hemingway Editor
الكتابة تستغرق وقتًا كبيرًا بدون القلق بشأن وجود أخطاء إملائية أو نحوية – أو ما إذا كان ما تكتبه سيكون بسيطًا بما يكفي ليفهمه الآخرون.
يقوم Hemingway Editor بتخفيف هذه المخاوف عن طريق إظهار الأخطاء الإملائية والنحوية، وإظهار الجمل التي صعب قراءتها، وإظهار الكلمات والعبارات التي يمكن استبدالها ببدائل أكثر بساطة.
يمكنك إما الكتابة مباشرة في Hemingway Editor أو، إذا لم ترغب في التعامل مع التوصيات أثناء الكتابة، يمكنك لصق النص في الأداة لتنظيفه عند الانتهاء من الكتابة. إنه طريقة جيدة لالتقاط أفكارك دون التشتت بمحاولة الحصول على الكمال في نفس الوقت.
أفضل تطبيق لإدارة المشاريع: Trello
إذا كنت تدير مشاريع تحتاج إلى التحرك من شخص إلى آخر قبل الانتهاء منها، فإن Trello هو تطبيق إدارة المشاريع المثالي.
بلوحة Trello، يمكنك إنشاء مسارات مختلفة لكل خطوة في عملية المشروع، ونقل المهام من مسار إلى آخر عند اكتمال كل منها، وتعيين المهام للأشخاص الذين يحتاجون إلى إكمالها، ورؤية تقدم كل مهمة معلقة بسهولة.
يعد Trello مثاليًا لسير العمل مثل التسويق الإلكتروني، حيث يشارك الكتاب والمحررين ومصممي الجرافيك في العمل، أو مثل التوظيف والاختيار، حيث يحتاج قسم الموارد البشرية ومديرو التوظيف إلى إكمال مهام محددة خلال أجزاء مختلفة من العملية.
أفضل تطبيق للفرق الصغيرة: Asana
في حين أن Trello رائع لسير العمل، فإن خطة Asana المجانية تمنحك مرونة أكبر في كيفية عمل فريقك.
يعمل عرض اللوحة في Asana بالضبط مثل Trello، مما يتيح لفريقك إدارة المهام والمشاريع على لوحة كانبان. ولكن إذا لم يكن هذا العرض مناسبًا لفريقك، يمكنك أيضًا عرض المهام في قائمة المهام التقليدية أو حتى في التقويم.
ميزة أخرى لـ Asana هي أنه يمكنك إدارة مشاريع متعددة من منظور مركزي. في Trello، تحتاج إلى لوحات فردية لكل سير عمل، ولكن Asana يتيح لك تعيين المهام من أي مشروع لأي شخص في منظمتك من لوحة مركزية.
عيب Asana هو أن خطته المجانية تستوعب فقط 15 عضوًا في الفريق، لذا إذا كان لديك فريق أكبر من الأشخاص الذين يحتاجون إلى التعاون، فسيتعين عليك الترقية. بالنسبة لخطة Trello المجانية، لا يوجد حد لعدد الأشخاص الذي يمكنك إضافتهم إلى لوحاتك.
أفضل تطبيق للتواصل في الوقت الحقيقي: Slack
Slack هو تطبيق دردشة يتيح للفرق التواصل في الوقت الحقيقي. يمكن لأعضاء الفريق الفرديين إرسال رسائل فورية لبعضهم البعض للدردشة عندما لا يكون البريد الإلكتروني كافيًا بسرعة، ويمكن للفرق الكاملة إنشاء قنوات مناقشة خاصة بهم للتعاون بشكل كامل.
ولكن حيث يتألق Slack حقًا عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية هو مكتبته الضخمة من التطبيقات. يمكنك ربط Slack بأي تطبيق آخر تستخدمه للقيام بأشياء مثل إنشاء تذاكر الدعم من مناقشات Slack، أو حفظ المرفقات مباشرة في Dropbox أو Google Drive، أو إضافة المهام التي تتلقاها في Slack إلى قائمة المهام الخاصة بك.
هناك أيضًا تطبيقات Slack تساعدك على توفير الوقت في عملية الحصول على المعلومات من زملائك في العمل. يمكنك إضافة تطبيق يجمع تحديثات يومية للاجتماع اليومي، أو يأخذ طلبات الطعام لغداء مأدبة، أو يرسل استطلاعات أسبوعية لمشاركة مشاركة الموظفين.
بعض هذه التطبيقات مجانية وبعضها مدفوع، ولكن المكتبة الكبيرة لتطبيقات Slack تمنحك العديد من الخيارات للاختيار من بينها.
أفضل تطبيقات Google للتعاون في الوقت الحقيقي
تجعل Google Docs وSheets وSlides من السهل التعاون مع الآخرين لإنشاء وثائق النص والجداول والعروض التقديمية. يمكن للمساهمين العمل معًا على هذه الموارد في الوقت الحقيقي، معرفة المكان الذي يقوم فيه الآخرون بإجراء التغييرات حاليًا حتى لا يتم استبدال ما يقوم به شخص آخر.
يمكنك أيضًا التحكم في ما يمكن للآخرين القيام به بالنسبة للموارد التي تنشئها، ومنحهم إذن لعرضها أو التعليق عليها أو إجراء تعديلات عليها. استخدم وضع الاقتراح لتقديم تغييرات لمالك المستند لقبولها أو رفضها، أو اترك تعليقاتًا عندما تكون هناك أسئلة أو حاجة إلى توضيح إضافي.
أفضل شيء في هذه المجموعة من الأدوات هو أن جميع الإصدارات التاريخية للموارد التي تنشئها محفوظة ويمكن الوصول إليها. لذا إذا قام شخص ما بإجراء تغييرات لا تعجبك أو إذا كنت بحاجة للعودة إلى إصدار سابق، يمكنك عدم الاكتفاء برؤية جميع الإصدارات السابقة، بل يمكنك أيضًا العودة إليها بنقرة واحدة.
أفضل تطبيق لمشاركة الملفات والمجلدات: Google Drive
في حين أن العديد من الشركات تستخدم Dropbox، إلا أن Google Drive هو خيار أفضل إذا كنت تبحث عن أداة مجانية لمشاركة وتخزين الملفات والمجلدات. توفر خطة Dropbox الأساسية فقط 2 جيجابايت من التخزين، ولكن تحصل على 15 جيجابايت مع Google Drive (على الرغم من أن هذا المساحة مشتركة مع حساب Gmail الخاص بك إذا كان لديك واحد).
يعمل Google Drive بشكل أكثر طبيعية إذا كنت تستخدم أيضًا أدوات Google مثل Docs وSheets وSlides. يتم حفظ الملفات التي تنشئها باستخدام هذه الأدوات تلقائيًا في Google Drive. يمكنك إنشاء مجلدات مشتركة في Google Drive ومنح أي شخص لديه وصول إلى المجلد نفس الوصول إلى الملفات داخل تلك المجلد.
أداة النسخ الاحتياطي والمزامنة في Google Drive تجعل من السهل نسخ الملفات التي تحفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى Google Drive والوصول إلى تلك الملفات دون الحاجة إلى فتح تطبيق الويب الخاص بك. إنها طريقة أخرى للحصول على كل ما تحتاجه في مكان مركزي حتى لا تضطر إلى تخمين مكان حفظ الملفات.
أفضل تطبيق لإدارة معرفة الفريق: Notion
أحد أفضل الطرق للحفاظ على إنتاجية فريقك هو التأكد من أن الجميع لديه سهولة الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها لأداء عملهم. وهذا أمر صعب عندما يستخدم كل فريق نظامًا مختلفًا لوثائقة وتخزين معرفتهم.
يحل Notion هذه المشكلة عن طريق جعله سهلًا للفرق بناء قواعد المعرفة الداخلية التي يمكن البحث فيها والوصول إليها من قبل أي شخص في الشركة. قم بإنشاء مساحات عمل مختلفة لمجموعات مختلفة، مثل الموارد البشرية والتسويق والمبيعات وخدمة العملاء، ثم ابحث فيها جميعًا في وقت واحد للعثور بسرعة على المعرفة التي وثقتها أي فريق.
مع خطة Notion المجانية، يمكنك إضافة أعضاء الفريق غير المحدودين وإنشاء ما يصل إلى 1000 كتلة تخزين، وهو مثالي للشركات الناشئة التي ترغب في جمع معرفة الشركة في وقت مبكر ولكن ليس لديها ميزانيات كبيرة.
أفضل تطبيق للمحاسبة البسيطة للأعمال: Wave Accounting
Wave هو أداة مجانية ومتطورة للمحاسبة الأعمال تتيح لأصحاب الأعمال وفرقهم المالية العمل معًا لتتبع المبيعات والفواتير والمصروفات والأرباح.
مع خطة Wave المجانية، تحصل على عدد غير محدود من المعاملات المصرفية والفواتير ومسح الإيصالات، مما يجعل من السهل جمع وتجميع جميع مصروفاتك وإيراداتك التجارية. أضف بطاقات الائتمان الخاصة بموظفيك لالتقاط مصروفاتهم، واطلب منهم إرسال صور للإيصالات باستخدام تطبيق Wave المحمول.
يمكنك أيضًا قبول المدفوعات من خلال Wave (على الرغم من أنه تنطبق رسوم المعاملات) وتحويل المدفوعات في العملات الأجنبية تلقائيًا. أضف محاسبيك ومحاسبي الشركات إلى نظامك لكي تعملوا جميعًا بنفس البيانات، وقم بتعيين الأذونات للتأكد من أن الجميع يرى فقط ما تريد أن يروه.
أفضل تطبيق لمشاركة لقطات الشاشة: CloudApp
تعد لقطات الشاشة مفيدة للتواصل بوضوح سواء داخليًا أو خارجيًا، ولكن مشاركة لقطات الشاشة يمكن أن تكون مرهقة. يجعل CloudApp من السهل التقاط ومشاركة لقطات الشاشة ومقاطع الفيديو القصيرة ومشاركتها مع أي شخص تحتاج إليه عبر رابط ويب. يساعد أصحاب الأعمال على توجيه موظفيهم بوضوح، ويساعد الموظفين على توجيه العملاء بشكل واضح.
لكي تستخدم CloudApp مجانًا في عملك، يجب على كل موظف يحتاج إليه إنشاء حساب مجاني خاص به. على الرغم من أن هذا لن يحتفظ بكل لقطات شاشة الأعمال في نفس المكان، يمكنك بسهولة مشاركتها بين بعضكم البعض عبر روابط يمكن حمايتها بكلمة مرور إذا كانت تعرض معلومات آمنة.
أفضل تطبيق لتتبع الوقت: Toggl
يساعدك Toggl على تتبع الوقت بسهولة من خلال النقر على بضعة أزرار. لا توجد مؤقتات معقدة أو برامج. كما يأتي مع تطبيق محمول، حتى تتمكن من تتبع الوقت أينما كنت.
أشهر ميزة في Toggl هي أدوات التقارير. يمكنك الوصول إلى تقارير مفصلة تظهر كم من الوقت قضيته على مشروع أو مهمة. يمكنك تصدير هذه التقارير في ثوانٍ ومشاركتها مع فريقك أو العملاء.
أفضل تطبيق للتركيز على المهام: Brain.fm
يتيح لك Brain.fm الوصول إلى حالة التدفق بسرعة وبنقرة واحدة. يمكن للتطبيق تحسين التركيز الخاص بك، والاسترخاء، والنوم، أو التأمل باستخدام الموسيقى الوظيفية. توجهك الموسيقى المدعومة علميًا إلى الحالة العقلية التي ترغب فيها.
للدخول إلى حالة عمل عميقة، يمكنك تشغيل الموسيقى المصممة لمهام تتطلب فترات طويلة من التركيز المكثف. مع Brain.fm، يمكنك تخصيص مستويات النشاط الخاصة بك، ونوع الموسيقى التي ترغب في الاستماع إليها، ومستوى الحساسية الخاص بك.
أفضل تطبيق للتواصل في الفيديو: Vowel
Vowel هو أداة مؤتمرات فيديو تحول اجتماعاتك إلى معرفة قابلة للبحث وقابلة للمشاركة. اعتبره بديلًا لـ Zoom يساعد فريقك على البقاء منتجًا ويعمل مباشرة في متصفحك.
يعزز Vowel العادات الجيدة للاجتماعات، مع جداول الأعمال وملاحظات الاجتماع في مكان واحد، حتى تتمكن من إجراء مكالمات صوتية وفيديو أكثر إنتاجية مع زملائك، أو الموردين، أو أصدقائك في العمل.
أفضل تطبيق للعصف الذهني الجماعي: Mural
Mural هو منصة تعاونية سهلة الاستخدام وبديهية للعصف الذهني ورسم الخرائط الذهنية. يمكنك إنشاء لوحات بيضاء افتراضية حيث يمكن للفرق الرسم وإضافة ملاحظات وإرفاق ملفات والتفاعل في الوقت الحقيقي.
يقدم Mural أكثر من 200 قالب في فئات مثل العصف الذهني والتخطيط السريع للمشاريع. تم تصميم القوالب لمساعدة الفرق على التفاعل مع بعضها البعض للعصف الذهني وتوليد الأفكار وحل المشكلات.
أهم الميزات: خيارات لانهائية وقابلة للتغيير لتلبية أهداف التعاون الخاصة بك، تصور سريع وسهل للتدفق والخرائط والرحلات والعمليات، توفير الوقت في جميع أنحاء منظمتك من خلال نشر قوالب سهلة الاستخدام للجميع، القدرة على ربط أعضاء الفريق من خلال التعليقات أو الدردشة النصية أو الحديث السريع، إنشاء ملاحظات لاصقة ملونة وتنظيمها لرؤية الأنماط والحلول، التكامل مع أدوات إنتاجية أخرى مثل Airtable و Asana و OneDrive و Google Drive.
اختيار التطبيقات المناسبة لك ولعملك
على
Source: https://www.shopify.com/blog/productivity-apps
اترك تعليقاً