كيفية إعداد وإدارة حساب النقد الصغير

ما هو النقد الصغير؟

النقد الصغير هو مبلغ صغير من المال يتم الاحتفاظ به لتغطية النفقات الصغيرة والمفاجئة التي تظهر خلال يوم العمل. قد تستخدم المال من صندوق النقد الصغير لدفع النفقات الطفيفة مثل البريد ورسوم أوبر أو استرداد مبلغ 10 دولارات لشخص ما قدم صندوق من الدوناتس.

لماذا النقد الصغير مهم؟

على الرغم من أن الاقتصاد النقدي يتضاءل، إلا أن هناك دائمًا حاجة لاسترداد تكاليف الموظفين أو دفع سائق التوصيل بسرعة. يخدم النقد الصغير هذه الأغراض. يسمح صندوق النقد الصغير بالاحتفاظ بمبلغ صغير من المال في مكان ملائم للنفقات المتنوعة.

متى يكون مناسبًا استخدام النقد الصغير؟

عادةً ما تحتفظ الشركات بين 30-300 دولار في صناديق النقد الصغيرة. يكون استخدام النقد الصغير مناسبًا فقط للنفقات الصغيرة والعشوائية التي تظهر فجأة. حتى في هذه الحالة، يكون صندوق النقد الصغير مناسبًا فقط إذا كان هناك شخص يراقبه ويتتبع استخدام المال.

النقد الصغير مقابل النقد المتوفر

يشير مصطلح “النقد الصغير” إلى الصندوق النقدي الصغير الذي تحتفظ به الشركة لتغطية النفقات الطارئة وغير المتوقعة. يشير مصطلح “النقد المتوفر” إلى جميع الأصول السائلة التي تمتلكها الشركة. يشمل ذلك النقد الصغير، ولكنه ليس فقط ذلك. يشير النقد المتوفر إلى جميع الأموال التي لديك في الخزنة وفي الحسابات المصرفية، بما في ذلك الفواتير والعملات الفعلية التي لديك في صندوق النقد الصغير الخاص بك.

إعداد صندوق النقد الصغير

قم بإعداد صندوق النقد الصغير باتباع هذه الخطوات الستة:

1. أضف حسابًا لصندوق النقد الصغير في جدول الحسابات الخاص بك: ابدأ صندوق النقد الصغير بكتابة شيك مسحوب على شركتك بواقع “النقد الصغير”. صرف الشيك.
2. قرر على موقع لصندوق النقد الصغير: يجب أن يكون الموقع مكانًا ملائمًا لكل من صاحب العمل والموظفين. المكان المنطقي لصندوق النقد الصغير هو منطقة الاستقبال حيث يمكن للموظفين المغادرة للقيام بالمهام اليومية.
3. قرر على موظف موثوق لمراقبة وتتبع وتسجيل مصاريف النقد الصغير: يجب أن يكون الموظف شخصًا لديه وصول معقول إلى موقع النقد الصغير. كلما كان أقل عدد الأشخاص الذين لديهم وصولًا إليه، كلما كان ذلك أفضل. يجب أن تمنح شخصين وصولًا إلى صندوق النقد الصغير. إذا كان لديك صناديق نقد صغيرة متعددة في أقسام متعددة، فمنح شخصين وصولًا في كل قسم. يجب أن يكون لدى شخص واحد مسؤولية إعادة تعبئة صندوق النقد الصغير. يجب أن يكون للشخص الثاني مسؤولية تسجيل المعاملات النقدية الصغيرة في نظام المحاسبة الخاص بك.
4. تحديد مبلغ للنقد الصغير: النقد الصغير هو المبلغ الأولي للنقد الصغير الذي لديك في صندوق النقد الصغير الخاص بك.
5. ضع النقد الصغير في حاوية محددة: يمكن أن يكون هناك درج مخصص للنقد الصغير، يمكن أن يكون مؤمنًا، صندوق نقد صغير مؤمن، أو خزنة. يجب أن يكون للدرج أو الصندوق أو الخزنة التي تضع فيها النقد الصغير موقع محدد داخل مكتبك لا ينبغي نقله عنه.
6. تضمين صفحة دفتر الأستاذ وظرف للإيصالات مع النقد الصغير: يجب أن يسجل حارس(حراس) النقد الصغير كل معاملة نقدية صغيرة ويضمن وجود إيصال. تعتبر الإيصالات مصدر الوثائق للمعاملات.

نصائح إدارة النقد الصغير

• استعادة صندوق النقد الصغير: قم بهذا الإجراء عندما لا يمكنك الاستمرار في اليوم بالنقد الصغير الذي لديك في اليد. تحتفظ بعض الشركات بـ 30 دولارًا فقط في الصندوق، بينما تحتفظ البعض الآخر بمبلغ يصل إلى 300 دولار أو أكثر. اختر المبلغ بناءً على النفقات التي تحتاج إلى تغطيتها كل شهر من النقد الصغير.
• تحديد حد دولاري للمشتريات التي يمكن القيام بها من النقد الصغير: قد يكون هذا المبلغ صغيرًا مثل 25 أو 50 دولارًا.
• تنفيذ سياسة للنقد الصغير: يجب أن يتم ذكر جميع التفاصيل المتعلقة بصندوق النقد الصغير في سياسة مكتوبة للنقد الصغير.
• يجب أن يكون النقد الصغير مدرجًا في سجلاتك: لا تترك النقد الصغير خارج سجلاتك. إذا قمت بإضافة النقد الصغير إلى جدول الحسابات الخاص بك، فسيتم عكس ذلك في سجلاتك.
• تحديد ما يمكن شراؤه بالنقد الصغير: في سياسة النقد الصغير الخاصة بك، قم بوصف ما يمكن شراؤه بالنقد الصغير وما يجب ألا يتم شراؤه به، مع استثناءات.

هل ترغب في قراءة المزيد من المحتوى مثل هذا؟ اشترك في النشرة الإخبارية لـ The Balance للحصول على رؤى يومية وتحليلات ونصائح مالية، تصل مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك كل صباح!

Source: https://www.thebalancemoney.com/managing-a-small-business-petty-cash-account-393001