عندما تقوم بإدارة مرتبات موظفيك في عملك، يمكن أن تكون العملية صعبة لأنها تتضمن مصطلحات خاصة بها. هذه المصطلحات هي الأكثر أهمية والتي ستواجهها عندما تبدأ في إعداد مرتبات الموظفين وبدء عملية المرتبات.
المرتبات
المرتبات هي مصطلح عام ولها عدة معانٍ:
- المبلغ المدفوع لجميع الموظفين في يوم الدفع، مثل “لقد قمنا بتشغيل المرتبات هذا الصباح ليوم الدفع غدًا”.
- السجلات المالية للشركة المتعلقة بدفع الأجور والرواتب للموظفين.
- السجل الكلي لأرباح الموظفين على مدار العام.
الأجر الإجمالي
الأجر الإجمالي هو المبلغ الذي يتم دفعه للموظف في كل فترة دفع قبل خصم أي ضرائب أو أغراض أخرى. يتم تحديده بطرق مختلفة للموظفين الذين يتقاضون رواتب وللموظفين الذين يتقاضون أجرًا بالساعة.
الأجر الصافي
الأجر الصافي هو المبلغ الذي يتلقاه الموظف بعد خصم جميع الضرائب والاستقطاعات من الأجر الإجمالي. إنه مبلغ راتب الموظف.
فترات الدفع
فترة الدفع هي الفترة الزمنية المتكررة التي يتم تسجيل ودفع رواتب الموظفين خلالها. بعض فترات الدفع الشائعة هي:
- شهريًا (12 فترة دفع في السنة).
- أسبوعيًا (52 فترة دفع في السنة).
- كل أسبوعين (كل أسبوعين، 26 فترة دفع في السنة).
- شهريًا نصفيًا (مرتين في الشهر، 24 فترة دفع في السنة).
الاستقطاعات والضرائب
الاستقطاعات تشير إلى المبالغ المخصومة من راتب الموظف لأنواع مختلفة من الضرائب، مثل:
- ضريبة الدخل الفيدرالية.
- ضريبة الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية (FICA).
- ضرائب الدخل الولاية.
الاستقطاعات الأخرى هي أنواع أخرى من المدفوعات المخصومة. معظم الاستقطاعات لا تؤثر على مبلغ الدخل الخاضع للضريبة للموظف، ولكن بعضها يعتبر مسبق الضريبة. يتم خصم هذه الاستقطاعات من الدخل الإجمالي للموظف لتقليل الدخل الخاضع للضريبة. أمثلة على ذلك هي مساهمات خطط التقاعد وبعض تكاليف الرعاية الصحية.
يتم تحديد الضريبة الفيدرالية على الدخل المستقطعة من راتب الموظف باستخدام المعلومات الموجودة في نموذج W-4 الذي يتم ملؤه من قبل الموظف عند التوظيف، وبالنسبة لضريبة الدخل الولاية باستخدام نموذج W-4 الولاية أو نموذج ضريبة آخر.
حجز الأجور
بعض الموظفين قد يكون عليهم القيام بنوع ثالث من الدفعات. في بعض الأحيان، تصدر المحاكم أوامر حجز الأجور للديون مثل القروض الطلابية، والأحكام الصغيرة، والدعم الطفلي، أو أي مبالغ أخرى يدين بها الموظف. يجب عليك الامتثال للأمر إذا تلقيت إشعارًا بحجز الأجور يأمر شركتك بحجز الأجور. يتم عادة تنفيذ حجز الأجور على أساس كل دفعة، لذا يجب عليك إضافة ذلك إلى قائمة الاستقطاعات الخاصة بك.
الموظفون الراتبيون مقابل الموظفين بالساعة
تتعلق المصطلحات “الموظف الراتبي” و “الموظف بالساعة” بشكل خاص بكيفية دفع رواتب هؤلاء الموظفين. يتم دفع الموظفين الراتبيين راتبًا سنويًا، بينما يتم دفع الموظفين بالساعة بمعدل ساعي مضروبًا في عدد الساعات التي عملوها.
العمل الإضافي
العمل الإضافي هو المبالغ الإضافية التي يتم دفعها للموظفين بالساعة الذين يعملون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع، أو الذين يعملون في عطلات نهاية الأسبوع، أو أي مبالغ إضافية أخرى. يجب أن يتم دفع العمل الإضافي بمعدل واحد ونصف مرة من معدل الأجر الساعي للشخص الذي يعمل أكثر من 40 ساعة في أسبوع عمل. بالطبع، يمكنك دفع العمل الإضافي بمعدلات أعلى.
يتم حساب العمل الإضافي بطرق مختلفة للموظفين بالساعة والموظفين الراتبيين. يعتبر معظم الموظفين الراتبيين معفيين من العمل الإضافي، ولكن قد يكون من الضروري على شركتك دفع العمل الإضافي لبعض الموظفين المعفيين ذوي الأجور المنخفضة.
الموظفون المعفيون مقابل غير المعفيين
المعفي يعني “معفى من العمل الإضافي”. يتم تصنيف الموظفين المعفيين وغير المعفيين عادة حسب العمل الذي يقومون به. يعمل معظم الموظفين المعفيين في مواقع مهنية أو إدارية أو تنفيذية، ويشار إليهم أحيانًا بـ “استثناء القمصان البيضاء”.
ولكن ليس جميع المهنيين “ذوي القمصان البيضاء” معفيين من العمل الإضافي. يجب أن يكونوا فوق مستوى راتب قياسي قدره 684 دولارًا في الأسبوع (35،568 دولارًا في السنة للعامل بدوام كامل) ليكونوا معفيين. يجب عليك دفع العمل الإضافي لهم إذا كان الموظف المعفى يتقاضى أقل من 684 دولارًا في الأسبوع.
يعتبر العمال الآخرون غير المعفيين ويجب عليك دفع العمل الإضافي لهم. يعتبر العامل غير المعفى ومؤهل للعمل الإضافي ما لم يمكن إثبات استثناء من قبل صاحب العمل.
التعويض
التعويض العامل هو مصطلح يستخدم في كثير من الأحيان بدلاً من “الأجر”، ولكنه مصطلح أعم يشمل المدفوعات الأخرى للموظفين. بعض أنواع التعويض خاضعة للضريبة للموظف، مثل:
- إيرادات النصائح.
- فوائد استخدام سيارة الشركة.
- خيارات الأسهم.
- مكافآت وجوائز وهدايا للموظفين (ما لم تكن صغيرة جدًا).
- بعض فوائد التنقل والنقل.
- بعض فوائد التعليم.
- فوائد أخرى، مثل الوجبات، قد تكون خاضعة للضريبة للموظفين، اعتمادًا على الظروف.
هذه الأنواع من المدفوعات خاضعة للضريبة، لذا يجب عليك تفصيلها عند إعداد حسابات المرتبات وتضمينها في أجور الموظف للسنة. يجب عليك الإبلاغ عن هذه الأجور في نموذج W-2 للموظف.
الأسئلة المتكررة (FAQs)
هنا بعض الأسئلة الشائعة:
هل يمكن لصاحب العمل أن يفصل موظف لديه حجز على رواتبه؟
تحمي القوانين الفيدرالية الموظف من الفصل بسبب حجز رواتبه لدين واحد، وتحدد الحد الأقصى للمبالغ التي يمكن خصمها من راتب الموظف كل أسبوع.
هناك 27 فترة دفع للموظفين كل أسبوعين في بعض السنوات. كيف يمكنني التعامل مع ذلك؟
لديك العديد من البدائل لدفع الفترة الإضافية الـ27. يجب عليك أن لا تجعل الأمر معقدًا جدًا وأن تتأكد من إبلاغ الموظفين إذا كنت تقوم بأي تغييرات في رواتبهم.
كم من الوقت يجب أن أحتفظ بسجلات المرتبات؟
تتطلب وزارة العمل الأمريكية من أصحاب العمل الاحتفاظ بجميع سجلات المرتبات لمدة ثلاث سنوات. يمكنك العثور على مزيد من التفاصيل في ورقة حقائق وزارة العمل. يتطلب مكتب الضرائب الأمريكي الاحتفاظ بجميع سجلات الضرائب، بما في ذلك تلك المتعلقة بضرائب المرتبات، لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات، وأطول في بعض الحالات.
هذه هي بعض المصطلحات الأساسية التي يجب عليك معرفتها قبل البدء في إعداد المرتبات والتعامل مع الضرائب المتعلقة بالمرتبات. يجب أن تكون مرتاحًا مع هذه المصطلحات حتى لو كان لديك محاسب يقوم بإعداد المرتبات أو تستخدم برنامجًا للمرتبات أو شركة خدمات المرتبات.
Source: https://www.thebalancemoney.com/payroll-terms-to-learn-397809
اترك تعليقاً