كيف تعمل الحسابات المدينة
أنواع الديون المدينة
تعريف وأمثلة للحسابات المدينة
تشير مصطلح “الحسابات المدينة” إلى الديون الغير المدفوعة التي تتحملها الشركة عن المنتجات أو الخدمات التي تقدمها جهة خارجية مثل المورد. تشمل الحسابات المدينة الديون المستحقة للموردين والبائعين والشركات وأي جهة خارجية أخرى. ببساطة، إنها المبلغ الإجمالي للنفقات غير المدفوعة من عمليات الأعمال التجارية. تشمل هذه الديون التكاليف المرتبطة بشراء المنتجات والخدمات التي لم يتم دفع ثمنها بعد. على سبيل المثال، ستدخل المخزون الذي قدمه الشركة المصنعة ولم يتم دفع ثمنه في الحسابات المدينة.
لكي يتم استلام الموردين للدفع، عادةً ما يقدمون فاتورة بتفاصيل عن الشراء لجمع الأموال المستحقة. تستند الفاتورة إلى المعلومات المقدمة في أمر الشراء الأصلي. بمجرد استلام الفاتورة من قبل الشركة، يتم إضافتها إلى قسم المطلوبات في الميزانية كفاتورة تحت الحسابات المدينة. تمتلك العديد من الشركات قسمًا لإدارة عملية الحسابات المدينة. يتولى هؤلاء الموظفون معالجة الفواتير والتأكد من دقة المدفوعات المستحقة للشركات الأخرى ودفعها في الوقت المناسب.
ملاحظة: يمكن للشركات الصغيرة التي لا تمتلك مثل هذا القسم تكليف مهام الحسابات المدينة لعامل إداري أو محاسب متعاقد، أو يمكنها استخدام برامج الحسابات المدينة أو خدمات التشغيل التلقائي.
كيف تعمل الحسابات المدينة
لفهم كيف تعمل الحسابات المدينة، ستحتاج إلى فهم كل جزء من دورة الحسابات المدينة:
تصنيف البيانات في جدول الحسابات
تضمين معلومات شراء المورد في الحسابات المدينة
فهم شروط الدفع وطرق الدفع
التحقق من دقة الفواتير
معالجة المدفوعات
تسجيل معلومات الدفع في اليومية العامة
تبدأ العملية بتقرير يعرف بجدول الحسابات. يتضمن هذا التقرير جميع المعاملات التجارية بما في ذلك الحسابات المدينة ويحافظ على تنظيم العملية من خلال تصنيفها. يمكن إنشاء جدول الحسابات باستخدام برامج المحاسبة أو يمكن إنشاؤه يدويًا باستخدام جدول بيانات.
بعد تتبع جميع المعلومات ذات الصلة بمعاملات الشركة، سترغب في تحديد التركيز بشكل خاص على الحسابات المدينة. هنا تحتاج إلى تضمين معلومات حول المشتريات التي تمت من الموردين والبائعين أو الشركات الأخرى التي تدين لها بالمدفوعات. سترغب في تضمين جميع المعلومات ذات الصلة مثل أرقام الفواتير وشروط الدفع ووصف المنتجات وتواريخ الاستحقاق وعناوين البريد الإلكتروني وعناوين الشحن ومعلومات الاتصال الأخرى. هنا، ستتأكد أيضًا من فهم شروط الدفع وطرق الدفع داخل كل فاتورة.
ملاحظة: لتجنب دفع فوائد إضافية، تأكد من معالجة المدفوعات في الإطار الزمني المحدد من قبل المورد في شروط الدفع. على سبيل المثال، إذا كان المورد يشمل شروط صافي 30 في فاتورته، فهذا يعني أنه يجب استلام الدفع في غضون 30 يومًا من تاريخ الفاتورة.
عند جمع جميع البيانات ذات الصلة، ستحتاج إلى تأكيد رقم أمر الشراء. تأكد من أن الفاتورة دقيقة وتتطابق مع المنتجات والخدمات المستلمة. إذا لم تتطابق المعلومات الموجودة في الفاتورة مع المنتجات أو الخدمات أو أي معلومات أخرى في نظام الشركة، فقد يتم إرجاع الفاتورة إلى المورد أو وضعها على الانتظار حتى يتم حلها. عندما يتم اعتبار جميع الفواتير دقيقة وصحيحة، ستحتاج إلى بدء معالجة المدفوعات.
يمكن معالجة المدفوعات عن طريق التحويل المباشر، الشيك، التحويل السلكي، بطاقة الائتمان، أو باستخدام برامج المحاسبة. بمجرد معالجة المدفوعات، يجب تسجيلها في اليومية العامة أو في دفتر اليومية لإظهار أن الدفع تم بالفعل.
أنواع الديون المدينة
تشير الحسابات المدينة بشكل عام إلى المدفوعات المستحقة للموردين أو البائعين الخارجيين، على الرغم من أن المعنى يمكن تفسيره بشكل مختلف في مختلف الصناعات. قد تصنف الشركات النفقات وفقًا لأغراضها داخل الشركة.
على سبيل المثال، قد يقوم أحد الأعمال بتسجيل راتب عامل عقد تحت نفقات التشغيل إذا اعتبرت نفقة يومية ضرورية لتشغيل العمل، بينما قد يقوم آخر بتسجيلها في الحسابات المدينة إذا اعتبرت مجرد دفعة لطرف ثالث.
عند النظر في جميع المعاملات التي تجريها الشركات مع الشركات الأخرى والأطراف الثالثة، قد تشمل أنواع الديون التي يمكن تسجيلها في الحسابات المدينة المدفوعات المستحقة للمنتجات والخدمات مثل:
المخزون
مواد الإنتاج
خدمات الصيانة والإصلاح
فواتير الشحن
نفقات السفر
فواتير بطاقات الشراء
مشتريات رأس المال الأخيرة
رسوم قانونية
رسوم الاستشارات
رسوم الخبراء في المشاريع الخاصة
ملاحظة: يمكن أن يساعد تتبع نفقات الحسابات المدينة الشركات على تجنب دفع فوائد إضافية، والحفاظ على علاقة عمل جيدة مع الموردين، ويمكن أن يساعد في توفير رؤية حول الوضع المالي العام والتدفق النقدي للشركة.
Source: https://www.thebalancemoney.com/what-is-accounts-payable-5201457
اترك تعليقاً