كيفية كتابة رسالة ضمان

تستخدم رسالة الضمان في المعاملات التجارية لضمان الطرف الأول أنه لن يتعرض لخسارة مالية إذا لم يتمكن الطرف الآخر من تنفيذ جزء من الاتفاقية.

كيف تعمل رسالة الضمان

عندما يتفق طرفان على عقد لديهما التزامات. عادةً ما يوافق طرف واحد على دفع الطرف الآخر ، الذي يوافق على تقديم منتجات أو خدمات. إذا خالف أحد الأطراف العقد (لا يفعل ما اتفق عليه) ، فقد يتعرض الطرف الآخر للخسارة ، سواء بفقدان الدفعة أو عدم استلام السلع أو الخدمات.

مفهوم الضمان يتعلق بعدم إلحاق الضرر بشخص ما وعدم تعرضه للخسارة. إن تعويض شخص ما يعني تعويضه عن الخسائر الناجمة عن حادثة محددة.

تُكتب رسالة الضمان لتطمئن الطرف الآخر بتدابير محددة ستحميه من الأضرار. نظرًا لأن الرسالة مكتوبة ، فإنها تعتبر ضمانًا إضافيًا للطرف الآخر.

يمكنك أيضًا تضمين لغة الضمان في العقد. على سبيل المثال ، يمكن أن ينص بند الضمان النموذجي في عقد مشروع بناء على أن الطرف أ سيقوم بعمل محدد على مسؤوليته الخاصة ويقوم الطرف أ بتعويض الطرف ب ضد جميع الخسائر والأضرار والنفقات والمسؤولية عن العمل المنجز في ذلك العقد. بعبارة أخرى ، يوافق الطرف أ على أنه حتى إذا تم اتهام الطرف ب ببعض الإجراءات ، فإن الطرف ب ليس مسؤولًا عن تعويض الطرف أ عن المسؤولية عن تلك الإجراءات.

رسائل الضمان في عملك

لنفترض أن لديك شركة للرسم وقد وقعت عقدًا لرسم مبنى مكتب ولقد تلقيت بالفعل إيداعًا. ثم تكتشف أن الدهان الذي اتفقت عليه غير متوفر ولا يوجد ضمان بأن الدهان سيكون متاحًا في أي وقت قريب.

يمكنك كتابة رسالة ضمان تؤكد للشركة الأخرى أنك ستجد دهانًا مقبولًا ، وستعيد إيداعهم ، أو ستجد شخصًا آخر للقيام بالعمل. الرسالة ، كما هو مذكور أعلاه ، هي تأكيد بأن العميل لن يتعرض للخسارة لأنك لم تستطع تنفيذ جزءك من الصفقة.

في مثال آخر شائع ، قد توافق على استخدام بطاقة ائتمان لشراء خدمات لشخص آخر. (قد يحدث هذا إذا قمت بشراء تذاكر طيران لشخص ما.) قد تشكك شركة بطاقة الائتمان في العملية لأنها لا ترغب في تحمل المسؤولية إذا رفضت الدفع. قد تحتاج إلى كتابة رسالة ضمان لشركة بطاقة الائتمان مؤكدًا أنك توافق على دفع التكاليف.

في مثال آخر أكثر شخصية ، قد يرغب جارك في استعارة شاحنتك للقيام ببعض النقل. قد تشعر بالقلق من أن الشاحنة قد تتعرض للتلف أو أن العناصر التي يتم نقلها قد تتعرض للتلف وقد تكون لديك مسؤولية. يمكنك طلب من جارك توقيع رسالة ضمان تفيد بأنك ستكون معفى من المسؤولية وأن الجار سيدفع ثمن جميع الأضرار في حالة تلف الشاحنة أو العناصر. (نعم ، قد يتدخل التأمين في هذا المثال ، ولكن قد لا ترغب في الحاجة إلى تقديم مطالبة تأمين.)

رسائل الضمان الشائعة الأخرى

غالبًا ما يتم كتابة رسالة ضمان من قبل طرف ثالث ، غالبًا ما يكون بنكًا أو شركة تأمين. إذا كانت الشركة تتعرض لخسارة في قطعة من الممتلكات ووافقت شركة التأمين على دفع المطالبة ، فقد تكتب شركة التأمين رسالة ضمان للمقرض تؤكد أن عائدات التأمين ستذهب لإصلاح الممتلكات.

رسائل الضمان شائعة في الشحن. قد يصل شحنة إلى موقع العميل ولكن لا يتوفر بوليصة الشحن للتحقق من قائمة العناصر في الشحنة. قد يكون العميل مترددًا في قبول الشحنة لأنه ليس لديه وسيلة لمعرفة ما إذا كانت كاملة. ستؤكد رسالة الضمان للعميل أنه لن يتعرض للخسارة إذا كان هناك شيء مفقودًا.

من يوقع ويشهد رسالة الضمان

يجب أن يوقع الطرفان الوثيقة بالطبع.

ملاحظة: إذا كانت رسالة الضمان تتعلق بأمر تجاري ، فتأكد من أن شركتك – وليس أنت شخصيًا – مذكورة في الرسالة. قم بالتوقيع بلقبك في الشركة (على سبيل المثال ، قم بالتوقيع بـ “كارلا كاريرا ، الرئيس”) لتوضيح أن الشركة هي طرف في الاتفاقية.

من الجيد أيضًا أن يكون هناك شهود أو الحصول على كاتب عدل للتحقق من التوقيعات. سيكون التحقق مهمًا إذا كنت بحاجة إلى تقديم الوثيقة إلى المحكمة.

إذا كانت الضمان تتعلق بعنصر ذو قيمة عالية ، مثل قطعة مجوهرات أو قطعة أثرية ، فمن الجيد أن تحصل على ممثل من شركة التأمين للتحقق من القيمة ، أو أن تحصل على تقدير. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بشحن بعض الأعمال الفنية ، فاحصل على قيمة مقدرة واجعل التقدير الموقع جزءًا من الوثيقة.

مثال على شهادة الضمان

فيما يلي مثال على شهادة الضمان (مشابهة لرسالة الضمان): يتفق هذا الوثيقة من المجلس الفيدرالي للفنون والعلوم الإنسانية وأصحاب الأعمال الفنية المحددة (المدرجة) على تعويض المعرض عن الخسارة أو التلف للعناصر أثناء المعرض. هناك أيضًا حد محدد لمبلغ الضمان وتاريخ فعالية وتاريخ انتهاء الصلاحية.

ما يجب تضمينه في رسالة الضمان

أولاً ، قم بتضمين تاريخ تنفيذ الوثيقة (التوقيع). قم بتسمية الرسالة بـ “رسالة الضمان” لتوضيح محتوى الوثيقة. قم بتضمين بيان بأن الاتفاق سيخضع لقوانين الدولة المحددة (حيث سيتم تقديم الاتفاقية إلى المحكمة). ابدأ الرسالة بتأكيد العقد الموجود بالفعل مع الطرف الآخر. قم بتضمين الظروف – “اتفقنا على …” – وأكد قبولك لشروط العقد. قم بتضمين عبارة “مقابل مراعاة جيدة وثمينة …” تجعل من الواضح أن هناك دفعة من قبل طرف واحد مقابل الاتفاق على عدم الإلحاق بالضرر من قبل الطرف الآخر. في العقد ، يجب أن يقدم كلا الطرفين شيئًا – مال (مراعاة ثمينة) مقابل وعد. قم بشرح ما قد يحدث لتجعلك غير قادر على استكمال العقد. لا تحتاج إلى شرح طويل ، فقط جملة أو جملتين قصيرتين كافية. صف ما ستفعله للتأكد من عدم تعرض الطرف الآخر للخسارة. كن محددًا. قدم بدائل. أكد التزامك بأن الطرف الآخر لن يضطر إلى دفع المزيد أو تعرض لأي نوع من الخسارة إذا لم تتمكن من تنفيذ العقد.

ملاحظة

قد تكون مغرمًا باستخدام نموذج عقد مجاني أو كتابة العقد بنفسك. ومع ذلك ، فإن استخدام هذه النماذج المجانية خطير لأن اللغة يجب أن تكون مفصلة ومحددة. (انظر هذا المثال من قاعدة بيانات لجنة الأوراق المالية والبورصات). من الأفضل بكثير أن تدفع محاميًا لمساعدتك في إعداد النموذج.

Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-write-a-letter-of-indemnity-4169303