كيفية تنظيم يوم عملك في مشروعك المنزلي

نصائح لتخطيط جدول عملك لزيادة الإنتاجية

الإنترنت مليء بالمقالات حول كيفية زيادة الإنتاجية أثناء العمل في المنزل. تقدم هذه المقالات نصائح مثل إنشاء روتين وتحديد جدول زمني. ومع ذلك، يحتوي إدارة مشروع منزلك على العديد من الأجزاء التي يجب إدارتها في نفس الوقت، مما يجعل من الصعب على رواد الأعمال الجدد تحديد أولوية كل مهمة يجب القيام بها. في كثير من الحالات، يقضي أصحاب الأعمال المنزلية وقتًا طويلاً في القيام بأشياء لا تؤدي إلى نتائج سريعة ومربحة. فيما يلي بعض الاقتراحات حول كيفية تنظيم يومك بحيث لا تضيع الوقت وتحقق أرباحًا في مشروعك المنزلي.

تعرف على أوقات العمل الأكثر إنتاجية لديك

توصي العديد من كتب الإنتاجية بعدم وضع البريد الإلكتروني كأول مهمة في الصباح. وتوصي البعض الآخر بالقيام بالمهام الأصعب أولاً. ولكن الإنتاجية الحقيقية تأتي عندما تفهم أوقات العمل الأكثر تركيزًا وطاقةً لديك وتجدول عملك وفقًا لذلك.

بالنسبة لبعض الأشخاص، يستغرق الانتقال إلى وضع العمل وقتًا، لذا يعتبر بدء اليوم بالبريد الإلكتروني طريقة مثالية للاندماج في اليوم. وبالنسبة للآخرين، يشعرون بانخفاض في الطاقة بعد الغداء، لذا يجب أن يركزوا على المهام الأكثر أهمية في الصباح عندما تكون طاقتهم أعلى والرد على رسائل البريد الإلكتروني في فترة ما بعد الظهر.

بعض أصحاب الأعمال المنزلية لديهم عدة ذروات وانخفاضات في الطاقة خلال اليوم. على سبيل المثال، قد يكون لديهم طاقة عالية للعمل في وقت مبكر من الصباح ومرة أخرى في وقت متأخر من الليل. في هذه الحالة، يعتبر العمل خلال تلك الأوقات والقيام بشيء آخر خلال الصباح المتأخر والظهيرة هو الجدول الزمني المثالي.

إذا لم تكن متأكدًا من أوقات العمل الأكثر إنتاجية لديك، فقم بتتبع كيف تشعر عند العمل لمدة أسبوع أو اثنين. احظى بالملاحظة على الأوقات التي تشعر فيها بالطاقة المنخفضة أو العالية أو تشعر بالإنتاجية العالية جدًا. من المرجح أن ترى بعض الأنماط تظهر.

تحديد أولويات المهام الخاصة بك

واحدة من أكبر التحديات في إدارة مشروع منزلي هو التأكد من أنك تركز على المهام التي تجلب الأموال. إن وجود نظام للتصنيف مهم، ولكنه ليس أهم من القيام بعمل لعميل أو شحن منتجك. في الواقع، يجب أن تحدد أولوية المهام وفقًا لنتائجها:

• تجلب الأموال الآن: القيام بعمل لعميل أو إصدار فاتورة لعميل
• تجلب الأموال في المستقبل القريب: مشاريع جديدة، التسويق، خدمة العملاء
• تجلب الأموال في المستقبل البعيد: مشاريع تستغرق وقتًا للإعداد، التواصل مع الآخرين
• إدارة الأعمال: البريد الإلكتروني غير التسويقي أو خدمة العملاء، إدارة الحسابات، التصنيف، إلخ

تنظيم وجدولة يومك

معظم الأعمال المنزلية ستكون لديها القدرة على وجود جدول زمني محدد مع مهام متكررة. على سبيل المثال، يمكن لكاتب حر أن يحدد وقتًا محددًا للكتابة كل يوم. وسيكون لدى مساعد افتراضي وقتًا محددًا لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي للعميل ومهام أخرى.

على الرغم من أن العمل من المنزل يسمح بالمرونة، إلا أنه ليس سيئًا أن يكون لديك روتين للمهام التي تقوم بها بانتظام. يخلق الجدول الزمني روتينًا وعادة، بحيث لا تضطر إلى التفكير في ما تحتاج إلى القيام به. يساعدك على تنظيم وتخطيط الجوانب غير العادية من يومك حول أنشطتك العادية.

لكي يعمل الجدول الزمني، يجب أن تلتزم به. إذا وجدت أنك تتسوق كثيرًا، فمن الوقت العودة لمراجعة أوقات العمل الأكثر إنتاجية أو النظر في توظيف مساعد افتراضي للقيام بالمهام التي لا تجلب الأموال وتتجنبها.

إذا كنت تشعر بالتشتت أو الضغط الزائد، أو تعاني من التسويف، فقد يكون من المفيد إدارة يوم عملك باستخدام تقنية البومودورو. يتضمن العمل على مهمة واحدة لمدة 25 دقيقة دون انقطاع (موقوتة بمؤقت)، ثم أخذ استراحة قصيرة والقيام بها مرة أخرى. بعد أربعة دورات من هذه الدورات، تأخذ استراحة أطول وتبدأ الدورات من جديد. الهدف هو زيادة الإنتاجية والتركيز باستخدام طريقة بسيطة وغير معقدة.

إدارة المفاجآت والانقطاعات

أكبر تحدي لأصحاب الأعمال المنزلية هو التعامل مع التشتت وإدارة المهام التي لم يتم جدولتها. في كثير من الأحيان، يتم توقيتك بمكالمة هاتفية أو مشكلة غير متوقعة (على سبيل المثال، تعطل موقع الويب الخاص بك)، مما يجعل جدولك العادي خارج التوازن. قد يكون هناك أيضًا مشكلة تتعلق بإدارة المهام المتعلقة بالمشاريع طويلة الأجل، والتي غالبًا ما تتجاهل لصالح المهام الأكثر إلحاحًا. لإدارة أفضل للأنشطة التي لم تكن مخططًا لها، يجب عليك تقييم أهميتها وإما القيام بها، أو جدولتها، أو تفويضها.

• القيام بها: هذه المشاكل العاجلة أو الأزمات التي يجب التعامل معها. التحدي هو معرفة ما إذا كانت مهمة ما مهمة بما يكفي لتصبح في القمة. يجب أن يُعتبر أي شيء يمكن أن يؤثر على دخلك مهمًا. لذا، إذا تعطل موقع الويب الخاص بك، تريد التعامل معه أولاً. إذا اشتكى العميل، فإنك بحاجة إلى إصلاحه بسرعة.
• جدولتها: بالنسبة للمهام التي تظهر وتحتاج إلى القيام بها، ولكن ليس بشكل ضروري في أقرب وقت ممكن، قم بتضمينها في جدولك لاحقًا.
• تفويضها: في أي وقت يمكنك أن تأخذ مهمة من على طاولتك، ستكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام الهامة التي تجلب الأموال. لذا، إذا ظهرت مشكلة، وكان لديك مساعد افتراضي جيد، فانظر إذا كان بإمكانه التعامل مع المشكلة.

عند العمل على مشروع طويل الأجل، فإن أفضل طريقة لإدارة تلك المهام في جدولك هي:

• تقسيم المشروع إلى مهام فرعية.
• اختيار تاريخ “انتهاء” عندما ترغب في الانتهاء من المشروع.
• جدولة المهام الفرعية من الآن حتى تاريخ الانتهاء.
• التعامل معها كمهام “مهمة” لا يمكن تأجيلها.

استخدام نظام

هناك العديد من الأنظمة الرائعة عبر الإنترنت والطباعة لمساعدتك في تنظيم وجدولة يومك. الحيلة هي العثور على تلك التي تعمل بشكل جيد بالنسبة لك. غالبًا ما تحتوي الأنظمة الرقمية على تطبيقات ويب وهواتف ذكية بحيث يمكنك البقاء منظمًا أثناء بعدك عن مكتبك المنزلي. يفضل بعض أصحاب الأعمال المنزلية نظام الطباعة والقدرة على التحقق من المهام بشكل فيزيائي. يستخدم بعض الأشخاص مزيجًا من النظامين.

إذا لم تكن متأكدًا من الأفضل بالنسبة لك، فجرب الخيارات المختلفة، مع الأخذ في الاعتبار كيفية عملك وكم من الإشارات والتذكيرات تحتاج للبقاء على الجدول.

في الأفضل، سترغب في جدولة للأسبوع، وربما حتى لشهر. ومع ذلك، من المهم مراجعة وضبط خطة يومية حسب الحاجة.

Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-organize-your-home-business-workday-4105911