ما يحتاجه أصحاب العمل لمعرفته عن الضمان الاجتماعي

في هذا المقال سنقدم تفاصيل حول أرقام الضمان الاجتماعي لأصحاب العمل وأصحاب الأعمال الفردية حتى يتمكنوا من الامتثال للوائح خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) وإدارة الضمان الاجتماعي (SSA).

أرقام الضمان الاجتماعي مقابل أرقام الهوية الضريبية

رقم الضمان الاجتماعي (SSN) هو أحد أشكال أرقام هوية المكلفين. قد يكون لدى الموظف واحدًا من العديد من المعرفين الآخرين:

• رقم المكلف الفردي (ITIN): يُعطى للأفراد الذين ليس لديهم أو ليسوا مؤهلين للحصول على رقم الضمان الاجتماعي.
• رقم التعريف الضريبي لصاحب العمل (EIN): يُعطى للأشخاص الذين ليسوا أفرادًا وللأفراد الذين لديهم موظفين أو يعملون في الأعمال كأصحاب عمل فرديين.

أرقام الضمان الاجتماعي لأصحاب الأعمال الفردية

معظم أنواع الأعمال تحتاج إلى رقم التعريف الضريبي لصاحب العمل (EIN)، ولكن يستخدم أصحاب الأعمال الفردية رقم الضمان الاجتماعي لصاحب العمل كمعرف لأعمالهم لأن هذا النوع من الأعمال لا يعتبر منفصلًا عن صاحب العمل. يمكن أيضًا لشركة المسؤولية المحدودة التي يملكها صاحب عمل واحد (LLC)، والتي يتم فرض الضرائب عليها عادةً مثل الشركة الفردية، استخدام رقم الضمان الاجتماعي لصاحب العمل كمعرف للأعمال في معظم الحالات.

يجب على أصحاب الأعمال الفردية وأصحاب الشركات ذات العضو الواحد استخدام رقم التعريف الضريبي لصاحب العمل (EIN)، وليس رقم الضمان الاجتماعي، إذا كانت الشركة لديها موظفين أو يجب عليها دفع ضرائب الاستهلاك.

أرقام الضمان الاجتماعي للتحقق من الموظفين

قد يحتاج الموظفون الجدد إلى أرقام الضمان الاجتماعي للتحقق من أنهم مؤهلون للعمل في الولايات المتحدة ولأغراض الضرائب الفيدرالية.

التحقق من العمل لأغراض الهجرة

يجب على أصحاب العمل استخدام نموذج I-9 من خدمة الجنسية والهجرة الأمريكية للتحقق من هوية الموظف وتفويضه للعمل في الولايات المتحدة. بطاقات الضمان الاجتماعي هي نوع واحد فقط من الوثائق المستخدمة لهذا الغرض.

يمكن للموظف الجديد استخدام بطاقة الضمان الاجتماعي أو نوعًا آخر من الوثيقة (وثيقة الفئة B) للتحقق من تصريح العمل. يجب أيضًا عليهم تقديم وثيقة أخرى (وثيقة الفئة C) لتأسيس الهوية. بطاقة الضمان الاجتماعي ليست لديها صورة عليها، لذا لا يمكن التحقق من الهوية باستخدام هذه البطاقة. يجب عليك فحص الوثائق وتسجيلها في نموذج I-9 للإشارة إلى الوثائق التي نظرت فيها.

ملاحظة: إذا قدمت الشخص لك بطاقة الضمان الاجتماعي، فانظر إليها بعناية. يجب أن تكون البطاقة غير مقيدة، وهذا يعني أنها لا يمكن أن تحتوي على عبارات مقيدة مثل “غير صالحة للعمل” أو “صالحة للعمل فقط بتصريح INS” أو “صالحة للعمل فقط بتصريح DHS”.

تحديد الهوية لأغراض الضرائب

يجب على جميع الموظفين الجدد استكمال نموذج W-4 قبل استلام أول راتب لهم، ويجب عليهم تضمين أرقام الضمان الاجتماعي على النموذج. لا يسمح لموظفي الشركات بقبول رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) لتحديد هوية العمل. يتم استخدام رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) فقط لأغراض معالجة الضرائب لبعض الأفراد الذين لا يمكنهم الحصول على رقم الضمان الاجتماعي.

ملاحظة: وفقًا لقانون الضرائب، يجب أن تدخل رقم الضمان الاجتماعي الصحيح في نموذج W-2 لكل موظف للإبلاغ عن دخلهم الخاضع للضريبة للعام. يدخل الموظفون هذا الرقم في نموذج W-4، لذا تأكد من نسخه بشكل صحيح على نموذج W-2. قد تكون معرضًا للعقوبة في حالة وجود أرقام ضمان اجتماعي غير صحيحة أو مفقودة لدى الموظفين.

رسائل طلب تصحيح من أجل أرقام الضمان الاجتماعي

يتلقى أصحاب العمل أحيانًا رسالة بالبريد تسمى طلب تصحيح من إدارة الضمان الاجتماعي لأرقام الضمان الاجتماعي المفقودة أو غير الصحيحة. قد يكون الموظف قد قدم المعلومات بشكل غير صحيح في نموذج W-4 أو تم إدخالها بشكل غير صحيح في نموذج W-2.

لا تتخذ أي إجراء ضد الموظف. قد يكون تسريح الموظف أو تعليقه أو فصله أو التمييز ضده انتهاكًا للقانون الولاياتي أو الفيدرالي.

لتصحيح الخطأ، ستحتاج إلى التسجيل في نظام الخدمات التجارية عبر الإنترنت لإدارة الضمان الاجتماعي. ثم اتبع التعليمات الموجودة في الرسالة لإجراء التصحيح.

ملاحظة: لمزيد من المعلومات حول رسائل طلب تصحيح الأخطاء من إدارة الضمان الاجتماعي، راجع هذا المستند بعنوان “أسئلة يطرحها أصحاب العمل” وهذا الموقع الإلكتروني الذي يحتوي على نماذج عينية لطلبات تصحيح الأخطاء.

الأسئلة المتداولة (FAQs)

كيف يمكنني التحقق من رقم الضمان الاجتماعي للموظف؟

يمكنك التحقق من رقم الضمان الاجتماعي للموظف عن طريق التسجيل في خدمة التحقق من رقم الضمان الاجتماعي من خلال بوابة خدمات الأعمال الإلكترونية لدى إدارة الضمان الاجتماعي. يمكنك أيضًا استخدام البوابة لتصحيح أي أخطاء. يمكن استخدامها فقط للتحقق من الموظفين الحاليين أو السابقين وفقط للإبلاغ عن الأجور (نموذج W-2).

هل يمكن لصاحب العمل أن يطلب بطاقة الضمان الاجتماعي؟

بالنسبة للتحقق من مؤهلات العمل لنموذج I-9، لا يُطلب بطاقة الضمان الاجتماعي بشكل خاص. إنها مجرد واحدة من قائمة ممكنة من أشكال التحقق.

بالنسبة لاستخدامها في نموذج W-4 لاستقطاع الضرائب، يُطلب رقم الضمان الاجتماعي. ليس من الضروري أن يظهر الموظف ببطاقة الضمان الاجتماعي. إذا أظهر لك الموظف بطاقته، يمكنك نسخها لسجلاتك.

هل يمكنني توظيف شخص ليس لديه رقم الضمان الاجتماعي؟

من القانوني توظيف شخص يدعي أنه ليس لديه بطاقة الضمان الاجتماعي أو أنه لا يتذكر رقمه، ولكنك كصاحب عمل مسؤول قانونيًا إذا كان رقم الضمان الاجتماعي على نموذج W-2 للموظف غير صحيح أو مفقود.

حث الشخص على التقدم بطلب للحصول على رقم الضمان الاجتماعي أو بطاقة الضمان الاجتماعي البديلة في أقرب وقت ممكن باستخدام نموذج SS-5 من إدارة الضمان الاجتماعي.

كيف أعرف ما إذا كانت البطاقة هي بطاقة الضمان الاجتماعي أم رقم التعريف الضريبي الفردي؟

رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) هو رقم مؤلف من تسعة أرقام بتنسيق مشابه لرقم الضمان الاجتماعي. يبدأ رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) بالرقم “9” ويحتوي على مجموعة من الأرقام من “50-65″، “70-88″، “90-92″، و “94-99” للأرقام الرابعة والخامسة.

Source: https://www.thebalancemoney.com/employers-and-about-social-security-3974596