تعريف ومثال عن تقرير المصاريف
كيف يعمل تقرير المصاريف
ما يجب أن يتضمنه تقرير المصاريف
أنواع تقارير المصاريف
قوالب لتقارير المصاريف
تعريف ومثال عن تقرير المصاريف
تقرير المصاريف هو وثيقة تستخدم لتتبع المصروفات التجارية. يُستخدم تقرير المصاريف كوثيقة رسمية تستخدمها الموظفين والمتعاقدين لاستلام تعويضات للمصروفات التجارية من أصحاب العمل. على سبيل المثال، قد يقوم المتعاقد بتضمين سعر الوجبات التي تم تناولها أثناء العمل، وتكلفة الوقود المملوء في المركبة المستخدمة للعمل، وفواتير الإنترنت التي تم تكبدها على هاتف العمل في تقرير المصاريف الخاص به.
الاسم البديل: تقرير السفر والترفيه
تخيل موظفًا يسافر لحضور مؤتمر تجاري. سيستخدم وسيلة ما للنقل، وسيتناول طعامًا في الطريق إلى/في المؤتمر، وسيستضيف العملاء في مطعم أو مساحة عمل مشتركة، وسيتكبد العديد من هذه المصروفات لإكمال المهمة الموكلة. يمكن تضمين كل هذه المصروفات في تقرير المصاريف. واعتمادًا على سياسات الشركة، يقوم صاحب العمل بتعويض هذه المصروفات جزئيًا أو بالكامل بناءً على اتفاق مسبق (عقد).
ملاحظة: معظم الشركات لا تقوم بتعويض الأنشطة الترفيهية مثل الجولات السياحية مع العائلة عندما تسافر للعمل. من المهم قراءة العقد بشكل صحيح قبل تقديم تقرير المصاريف الخاص بك.
كيف يعمل تقرير المصاريف
عادةً ما تكون لدى الشركات سياسة ثابتة للتعويض، والتي يتم تحديدها بوضوح في العقد الذي يتلقاه الموظفون والمتعاقدون قبل بدء العمل. يتضمن العقد تفاصيل مثل ما هو البدل اليومي (البدل اليومي للمصروفات)، والمصروفات التي ستتم تعويضها والتي لن يتم تعويضها، وكيفية تقديم تقرير المصاريف. عندما يحين وقت تقديم طلب لتعويض المصروفات التجارية، سيقوم الموظف أو المتعاقد بتقديم تقرير المصاريف إلى المدير أو صاحب العمل أو قسم المحاسبة، اعتمادًا على حجم ونوع الشركة.
ما يجب أن يتضمنه تقرير المصاريف
يجب أن يتضمن تقرير المصاريف التفاصيل التالية لتسهيل عملية التعويض بدون مشاكل:
- التاريخ: عندما تمت المصروفات التجارية.
- تفاصيل المصروفات: نوع المصروف المتكبد (وجبات طعام، تذاكر، وقود، إلخ).
- تفاصيل الموظف/المتعاقد: الاسم، القسم، المعلومات التجارية، معلومات الاتصال، نوع الترتيب العملي، إلخ.
- الإيصالات: دليل على المصروف (فواتير وفواتير).
ملاحظة: إذا كان الموظف يخطط لتضمين مصروف غير محدد (غير متفق عليه في العقد) في تقرير المصاريف، فمن المفيد تقديم تفسير لسبب يجب تعويض المصروف من قبل صاحب العمل.
أنواع تقارير المصاريف
تختلف سياسات التعويض من شركة إلى أخرى، لذلك يتعين على الموظفين ضبط تقارير المصاريف الخاصة بهم وفقًا لذلك.
فيما يلي نوعان من تقارير المصاريف التي يتم استخدامها بشكل متكرر في الشركات الصغيرة والمتوسطة:
- تقرير المصاريف التجارية المتكررة: يتبع الموظفون العاديون الذين يتكبدون مصروفات تجارية كثيرة نموذجًا ثابتًا لتقديم تقارير المصاريف التجارية كل شهر أو أسبوع، اعتمادًا على سياسة الشركة. يمكن أن تشمل هذه النماذج رسومًا يومية أو مصروفات محددة مثل السفر والوجبات.
- تقرير المصاريف التجارية لمرة واحدة: إذا كان الموظف، أو على الأرجح المتعاقد، يقدم طلبًا للتعويض في حالة واحدة (ليس بشكل متكرر)، فيستخدم تقرير المصاريف التجارية لمرة واحدة. لا يوجد تنسيق ثابت لتقرير المصاريف لمرة واحدة، حيث قد يتكبد المتعاقدون المختلفون أنواعًا مختلفة من المصروفات. توفر هذه التقارير مزيدًا من المرونة ولكن قد تتطلب إيصالات كدليل.
قوالب لتقارير المصاريف
يمكن أن يسهل استخدام قالب منظم يحتوي على أقسام واضحة لكل قطعة من المعلومات عملية التعويض. فيما يلي بعض المواقع والتطبيقات للوصول إلى قوالب مجانية لتقديم تقارير المصاريف:
- Microsoft
- Zoho
- Clockify
- HubSpot
- Smartsheet
على الرغم من أن القوالب يمكن أن تكون نقطة انطلاق جيدة، إلا أنه يجب التأكد من أنها تتضمن جميع التفاصيل اللازمة للتعويض قبل تقديم الوثيقة لتجنب التأخير أو العراقيل في الدفع.
ملخص رئيسي:
- تقرير المصاريف التجارية هو نوع من الوثائق يستخدمه الموظفون لتتبع المصروفات للتعويض.
- تعتمد تقارير المصاريف على قواعد تم الاتفاق عليها بين صاحب العمل والموظف أو المتعاقد/المستفيد.
- تستخدم تقارير المصاريف لمرة واحدة لتعويض المصروفات التجارية العرضية، بينما تستخدم التقارير المتكررة من قبل الموظفين العاديين.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟
شكرًا لتعليقك!
المصادر:
تستخدم The Balance مصادر عالية الجودة فقط، بما في ذلك الدراسات المراجعة من قبل الأقران، لدعم الحقائق الموجودة في مقالاتنا. اقرأ عملية التحرير لدينا لمعرفة المزيد حول كيفية التحقق من الحقائق والحفاظ على دقة وموثوقية وجودة محتوانا.
إدارة الخدمات العامة الأمريكية. “معدلات البدل اليومي”.
جامعة كارول. “تقرير المصروفات”. تم الوصول إليه في 15 سبتمبر 2021.
Source: https://www.thebalancemoney.com/what-is-an-expense-report-5201398
اترك تعليقاً