كمالك للعمل الحر أو صاحب عمل صغير، فإن الحصول على الدفع في الوقت المناسب عن عملك أمر حاسم حيث تعتمد على هذا الدخل لدفع نفقاتك الشخصية والعملية.
كيفية التحضير للفواتير الغير المدفوعة
التحضير هو الأمر الحاسم لإدارة أمور الأعمال المالية الخاصة بك. فيما يلي بعض الخطوات النشطة والمحددة التي يمكنك اتخاذها:
البحث عن عملاءك
من الرائع أن يوافق العملاء المحتملون على العمل معك لأنه سيتم توليد دخل وبناء علاقة تجارية جديدة، ومع ذلك، لا تنسَ أن تقوم بالتحقق من صحة المعلومات. يجب أن تكون هذه العلاقة التجارية مفيدة للطرفين. أنت تقدم خدمة قائمة على الحلول لعميلك في حين يساعدك على بناء محفظتك وتحقيق أرباح.
تطوير نظام لإصدار الفواتير
طريقة مثالية لتتبع فواتيرك هي تطوير نظام لإدارتها. عندما تبدأ العمل مع عميل جديد، قم بمناقشة عملية إصدار الفواتير الخاصة بك، والتي يجب أن تشمل:
- تواريخ الدفع: قم بتسجيل تواريخ الدفع المقبلة على الفاتورة لتشجيع العملاء على الدفع في الوقت المناسب.
- طرق الدفع: هل ستقبل PayPal؟ Zelle؟ طرق دفع أخرى عبر الإنترنت؟ بالإضافة إلى طرق الدفع عبر الإنترنت، يمكن قبول النقد والشيكات وبطاقات الائتمان وحوالات الأموال كطرق دفع مقبولة. كن واضحًا بشأن طرق الدفع المفضلة لديك.
- سياسة الرسوم المتأخرة: قم بتشجيع عدم التأخر في الدفع عن طريق فرض رسوم على المدفوعات التي تتم بعد 10 إلى 15 يومًا من تاريخ الاستحقاق.
بمجرد أن يوقع العميل على العقد، قم بإرسال الفاتورة التي تحتوي على تواريخ الدفع وطرق الدفع.
متابعة بانتظام
قد ينسى العملاء دفع الفواتير في الوقت المناسب لأسباب مختلفة. لمعالجة هذه المشكلة، قم بإرسال تذكير قبل بضعة أيام من تاريخ استحقاق الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو كلاهما.
إذا لم يتم دفع الفاتورة في الوقت المناسب، قم بإرسال فاتورة أخرى. قم بإرفاق رسالة مهذبة تخبر العميل أن دفعتهم متأخرة. في رسالتك الإلكترونية، قم بتكرار طرق الدفع المقبولة وأي رسوم متأخرة مشمولة في شروطك.
إذا لم يستجب العميل لرسائلك الإلكترونية ولم يقم بدفع الفاتورة، فمن الوقت الآن أن تتصل بهم أو تزورهم. خلال مكالمتك أو زيارتك، كن مهذبًا وقدم إرشادات حول كيفية تحقيق شروط الدفع المتفق عليها وتسوية حسابهم.
اتخاذ إجراءات إضافية لمعالجة الفواتير الغير المدفوعة
إذا لم يقم العميل بدفعك وتجاهل مراسلاتك، يمكنك اتخاذ بعض الإجراءات لحل المشكلة:
- توقف عن العمل: إذا لم يتم دفع مبلغ العميل، لديك الحق في التوقف عن العمل في مشروعهم. في المراسلات التالية مع العميل، أبلغهم بأنك قد توقفت عن المشروع ولن تستأنفه حتى يتم دفع المبلغ المستحق. إذا توقف صاحب العمل عن العمل في مشروع هام، قد يكون العملاء أكثر نشاطًا في حل المشكلة.
- النظر في الخيارات الخارجية: إذا لم يفي العميل بالتزاماته التعاقدية وتوقف عن التواصل، هناك عدة خيارات يمكنك اتخاذها للحصول على المال المستحق لك. يمكنك:
- توظيف وكالة تحصيل الديون: يمكن أن تكون وكالة تحصيل الديون خيارًا مثاليًا إذا كانت المدفوعات متأخرة لأكثر من 90 يومًا وترغب في تفويض مهام التحصيل لشخص آخر. عادةً ما تعمل وكالة تحصيل الديون على أساس العمولة وتفرض رسومًا ثابتة اعتمادًا على المبلغ المستحق والوقت المنقضي.
- تمويل الفواتير: إذا لم يقم العميل بالدفع وكانت الحاجة إلى النقد ملحة، قد ترغب في النظر في خدمات التمويل. التمويل هو عندما تقوم شركة طرف ثالث بشراء حسابات العملاء المستحقة لديك وتقدم لك سلفة نقدية استنادًا إلى الفواتير الغير المدفوعة بعد خصم الرسوم. ستقوم الشركة الممولة بجمع المبلغ المستحق من العميل. يمكن أن يكون التمويل مفيدًا لأصحاب الأعمال الصغيرة حيث يوفر الوقت والجهد، ولا يتطلب ضمانات، ويمكن أن يوفر فرصة للنمو. مثال على شركة تقدم خدمات تمويل الفواتير هي Kabbage.
- إرسال رسالة من محامٍ: يمكن أن تجبر المراسلات الرسمية من محامي على دفع العميل بسرعة للاتصال بك وترتيب خطة دفع. قد يكون توظيف محامٍ طريقة مكلفة ولكنها فعالة لتسريع الدفع.
- اللجوء إلى المحكمة الصغيرة: يمكن أن يكون رفع دعوى قضائية ضد العميل في المحكمة الصغيرة خيارًا سريعًا ومكلفًا نسبيًا إذا لم يكن المبلغ المستحق كبيرًا. تختلف الإرشادات المتعلقة بالمبلغ المستحق والعملية المشاركة من ولاية لأخرى. في نيو جيرسي، على سبيل المثال، تتعامل المحاكم الصغيرة عمومًا مع القضايا التي يرغب شخص ما في رفع دعوى قضائية للحصول على مبلغ يصل إلى 3000 دولار.
مهما كان العميل قد دفع أخيرًا، كن حذرًا في التعامل معه في المستقبل. في الأعمال التجارية، ستتعلم أنه ليس كل الفرص لكسب الدخل تستحق وقتك. ومع ذلك، من خلال تطوير نظم لإدارة فواتيرك بحيث يتدفق دخلك بسلاسة، يمكنك المساعدة في الحفاظ على علاقات ناجحة مع العملاء وتجنب أي مشاكل مالية وتناقضات قد تنشأ معهم.
Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-prepare-for-and-address-unpaid-invoices-5196339
اترك تعليقاً