العوامل التي يجب مراعاتها عند إصدار الفاتورة
ما يتم تضمينه في الفاتورة يمكن أن يعتمد على عدة عوامل رئيسية، مثل:
– نوع العملاء الذي تتعامل معهم: قد يتطلب الشركات الكبيرة فاتورة محترفة ومفصلة بتنسيق محدد، بينما قد تكون الشركات الأصغر حديثة النشأة أكثر استعدادًا لقبول مجموعة متنوعة من أنواع الفواتير.
– نوع العمل الذي تقوم به: يمكن أن تعتمد المعلومات المدرجة في الفاتورة على نوع الخدمات التي تقدمها. على سبيل المثال، قد تحتوي فاتورة المحامي على عناصر مختلفة عن تلك التي سترسلها المصورة.
– تفضيلات الفوترة: هل تفضل فوترة بناءً على الساعة؟ أم تفضل رسومًا مستندة إلى المشروع؟ مثلاً، سيقوم مقدم الخدمة الذي يتقاضى 50 دولارًا في الساعة ويعمل 25 ساعة في الأسبوع بإصدار فاتورة تفوتر العميل بمبلغ 50 × 25 = 1250 دولارًا. بالمقابل، سيقوم المستقل الذي يتقاضى 125 دولارًا للمشروع ويكمل 10 مشاريع بإصدار فاتورة بقيمة 125 × 10 = 1250 دولارًا.
– تفضيلات العميل: قد يصر بعض العملاء على ترقيم الفاتورة بطريقة معينة، في حين يحتاج آخرون إلى عنوان الشركة. يمكن أن تكون هذه المعلومات ضرورية لمعالجة المدفوعات.
ما يجب تضمينه في الفاتورة
إن إعداد فاتورة مفصلة ودقيقة أمر بالغ الأهمية للحصول على المدفوعات في الوقت المناسب. فكيف يمكنك التأكد من أنك تقوم بكل شيء بشكل صحيح؟
فيما يلي قائمة مفيدة يمكنك اتباعها للتأكد من أن لديك جميع التفاصيل الصحيحة في فاتورتك:
– تفاصيل عملك: اسم الشركة ورقم هوية صاحب العمل ومعلومات الاتصال.
– معلومات العميل: اسم شركتهم وعنوانهم ومعلومات الاتصال.
– التواريخ: متى يتم تقديم الفاتورة؟ متى يستحق الدفع؟
– تفاصيل العمل: أي مشاريع تقوم بتفويتها؟ حدد الاسم ونوع العمل والوقت المستغرق (إذا كنت تفوتر بالساعة) وأي رسوم استرداد أخرى، إلخ.
– المبلغ: كم المال المستحق؟ هل تفرض رسومًا تأخير؟
– تفاصيل الدفع: كيف يجب أن يتم دفع المال؟ ذكر معلومات البنك أو الدفع الإلكتروني.
– الشروط: ما هي شروط الدفع الخاصة بك؟ على سبيل المثال، “يتم فرض رسوم تأخير بنسبة 8٪ عن كل شهر تأخير”.
استخدام قالب الفاتورة
إن إنشاء فاتورة من الصفر يمكن أن يكون أمرًا صعبًا، خاصة إذا كنت جديدًا على هذه العملية. لحسن الحظ، هناك العديد من قوالب الفواتير المجانية المتاحة عبر الإنترنت. يمكن أن يساعدك العمل مع قالب في تقليل الأخطاء وتوفير الوقت وإنشاء تصميم جذاب. فيما يلي بعض الخطوات الهامة التي يجب اتباعها:
– ابحث عن القالب المناسب لك: ابحث عن الفواتير التي تم تصميمها وفقًا لصناعتك. على سبيل المثال، إذا كنت محاسبًا، فابحث عن قوالب الفواتير المصممة لمقدمي الخدمات المالية. قد توفر هذه القوالب تفاصيل وميزات تنسيق أكثر ملاءمة.
– قم بتنسيق القالب بشكل صحيح: يمكن أن يكون العمل مع قالب تحديًا في بعض الأحيان بسبب مشكلات التنسيق التي يجب حلها للتأكد من أن الفاتورة النهائية قابلة للقراءة وجذابة. يمكن أن تشمل هذه المشكلات ضبط حجم الخط، وتغيير ألوان الخلفية، والتأكد من أن العناوين مكتوبة بشكل صحيح، والتحقق مما إذا كان شعار الشركة يتناسب جيدًا مع القالب، وإضافة أو إزالة أي أقسام ذات صلة.
– أدخل معلوماتك: هنا يبدأ العمل الأساسي. بمجرد العثور على قالب مناسب وتنسيق الفاتورة بشكل صحيح، يمكنك البدء في إدخال معلوماتك. ستشمل هذه المكونات المذكورة سابقًا (اسم الشركة، المبلغ، تفاصيل الدفع، إلخ).
– قم بتضمين معلومات العميل: تشمل معلومات العميل بما في ذلك اسم شركتهم وعنوان مكتبهم ومعلومات الاتصال، وذلك في أعلى الفاتورة.
– قم بتضمين رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار: تأكد من تضمين رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار في الفاتورة الخاصة بك. يساعد هذا في تتبع المدفوعات يدويًا أو من خلال برامج إدارة الدفع عبر الإنترنت. يمكن أن تكون هذه التفاصيل مفيدة أيضًا إذا تم تفويت الفاتورة بين الأقسام.
– قم بتسجيل الخدمات والدفعات: هذا هو ربما أهم جزء في الفاتورة. تحصل على أجرك عن الخدمات/الوقت/المشاريع التي تدرجها في الفاتورة، لذا تأكد من أن هذا القسم صحيح بنسبة 100٪. ابدأ بإعداد قائمة بجميع الأعمال التي قمت بها (في الفترة الزمنية المحددة لهذا العميل المحدد). يمكنك تقديم هذه القائمة لكل مشروع أو لكل ساعة. فيما يلي مثالان:
– “كتابة مقالة بعنوان 1500 كلمة عن تأجير المنازل بقيمة 600 دولار (مستندة إلى المشروع)”.
– “إجراء بحث حول تأجير المنازل لمدة 3 ساعات بقيمة 200 دولار للساعة = 600 دولار”.
– بعد تسجيل جميع الخدمات/المشاريع/الساعات الخاصة بك، قم بتضمين المبلغ المستحق الإجمالي في أسفل هذا القسم.
– يتم سرد تفاصيل الخدمة والدفع مثلما ذكرت أعلاه أسفل معلومات الأعمال الخاصة بك وبيانات عميلك. غالبًا ما يتم تسليط الضوء عليها وتظهر في وسط الفاتورة للقراءة السريعة.
– يمكن أن يكون من المفيد ذكر تواريخ تعيين العمل حتى يتمكن العميل من تتبع العمل المنجز والدفع عنه بسهولة.
– بعد ذلك، قم بتضمين خيارات الدفع. يمكن أن تكون هذه معلومات البنك الخاصة بك للإيداعات والتحويلات السلكية، أو عنوان الدفع للشيكات، أو معلومات التحويل الإلكتروني أو معلومات الفوترة عبر الإنترنت، وأي تفاصيل ذات صلة ستساعد العميل في الدفع في الوقت المحدد. يمكن أن تظهر هذه المعلومات في أسفل الفاتورة أو يمكن مناقشتها مسبقًا في عقد أو اتفاقية بالبريد الإلكتروني.
متى يجب دفع الفاتورة؟
غالبًا ما لا يتم دفع مقدمي الخدمات في نفس اليوم الذي يتم فيه إرسال الفاتورة. في العديد من الصناعات، مثل كتابة العمل الحر على سبيل المثال، يعتمد الدفع على شروط الشركة المستأجرة. تعتمد العديد من الشركات سياسة الدفع الصافي 30 أو 60 حيث يتم دفع المقاولين في غضون 30 أو 60 يومًا من استلام الفاتورة.
ومع ذلك، في بعض الصناعات، يحق للمقاولين التفاوض على شروط الدفع. على سبيل المثال، قد يطالب الطبيب بدفعة مقدمة قبل الموعد. يعتمد متى يتم دفع الفاتورة في كثير من الأحيان على العلاقة العملية بين الشركة المستأجرة والمقاول. على سبيل المثال، إذا كنت محترفًا معترفًا في صناعتك، فقد تكون لديك القدرة على المطالبة بدفعات مقدمة حتى إذا تم دفع زملائك وفقًا لشروط الشركة.
الأسئلة المتكررة (FAQs)
ما هي الوظائف التي تستخدم فاتورة قائمة على الخدمة؟ على الرغم من أن أي مقدم خدمة يمكنه استخدام فاتورة قائمة على الخدمة لتفويت عملائه، إلا أن هناك بعض المهن الشائعة التي تستخدم فاتورة الخدمة، ومن بينها:
– محامي
– طبيب
– مصفف شعر
– حرفي
– كاتب حر
– محاسب حر
– معالج
متى هو الوقت المناسب لإرسال الفاتورة؟ يعتمد أفضل وقت لإرسال الفاتورة على السياسات المحددة في العقد. تقبل بعض الشركات الفواتير عند تقديم/استكمال العمل (مثل الحرفيين وكتاب العمل الحر)، بينما قد تقبل البعض الآخر الفاتورة قبل بدء العمل حتى (مثل الأطباء والمحامين وما إلى ذلك).
كم يجب أن يستغرق حتى أحصل على دفعة الفاتورة؟ يعتمد وقت الدفع على الشروط التي تم الاتفاق عليها بينك وبين العميل. تدفع بعض الشركات بعد 30 إلى 90 يومًا بينما قد تدفع البعض الآخر فورًا (في غضون 24 ساعة). تأكد من التفاوض بشأن هذا قبل بدء العمل.
Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-write-an-invoice-for-services-rendered-5194629
اترك تعليقاً